Pourquoi une « journée sans réunion » est essentielle à la productivité

Si vous avez déjà rêvé de travailler une journée complète sans réunion, le concept de « journée sans réunion » pourrait bien exaucer vos vœux. Toutefois, ces journées ne consistent pas seulement à supprimer des réunions : elles visent à changer votre façon de les concevoir. Les experts Peter Docker, pilote, consultant et auteur de Leading from the Jumpseat, et Tanvir Bhangoo, stratège d'affaires, PDG et auteur de The P.R.O. Business Mindset, expliquent comment tirer parti de cette tendance et pourquoi il est si important de repenser les réunions.

Qu'est-ce qu'une journée sans réunion?

Une journée sans réunion, c'est exactement ce que son nom indique : une journée par semaine bloquée dans votre agenda, où vous vous concentrez uniquement sur votre propre travail, sans être interrompu par des réunions. Cela dit, ces journées ne servent pas qu'à libérer du temps. Ce sont aussi des outils précieux pour comprendre la culture d'entreprise et l'état d'esprit de l'organisation à l'égard des réunions.

« Nous voulions accroître la productivité globale et régler le fait que tout le monde se sentait épuisé par trop de réunions », affirme-t-il. « Au début, nous avons constaté que l'instauration d'une journée sans réunion poussait simplement les gens à entasser toutes leurs réunions dans le reste de la semaine, ce qui les rendait encore moins productifs. Nous avons donc décidé de nous attaquer d'abord à la cause profonde : amener les gens à cesser de tenir des réunions pour le simple plaisir de se réunir et à viser des résultats. »

Ce changement de comportement est passé par des outils de clavardage, des règles pour réserver les réunions et en définir l'ordre du jour, ainsi que de meilleures façons d'échanger l'information au sein des équipes, le tout grâce à une journée sans réunion.

Pourquoi en avez-vous besoin?

Vous avez peut-être l'impression d'accomplir assez de choses dans votre journée, même avec quelques réunions ici et là. Mais les réunions sont un sujet délicat dans l'avenir du travail, et votre rapport à leur effet sur votre productivité est peut-être plus tendu que vous ne le pensez.

1. Vous êtes en surcharge de réunions

Si les journées sans réunion sont utiles, c'est entre autres parce que les réunions dominent nos agendas depuis la pandémie. Selon M. Docker, le télétravail a multiplié les réunions : une étude de 2020 menée auprès de 3,1 millions de personnes dans 16 villes du monde a révélé que les gens assistaient à 13 % plus de réunions, chacune durant en moyenne 12 minutes de moins.

Pour expliquer ce phénomène, M. Bhangoo ajoute que, comme on ne peut plus passer au bureau d'un collègue pour une discussion rapide ou un point d'étape, les échanges autrefois spontanés sont devenus des réunions bloquées dans l'agenda.

Trop de réunions finissent par devenir monotones et épuisantes, et des échanges importants risquent de se perdre lorsqu'une réunion sans intérêt ressemble à une réunion cruciale.

2. Votre concentration est brisée

Les réunions nuisent aussi à la productivité en brisant votre rythme et en interrompant votre façon de travailler.

« L'un des moteurs de cette tendance est le manque de circulation de l'information dans les environnements virtuels », explique M. Bhangoo. « Dans un bureau, l'information circule beaucoup plus librement et naturellement. Échanger des idées, valider quelque chose auprès de votre patron ou donner une mise à jour rapide, par exemple, ne demande pas d'organiser une réunion officielle quand vous êtes sur place. Mais quand tout le monde travaille à distance, cela se transforme généralement en appel dans l'agenda. »

« Malheureusement, les réunions sont souvent perçues comme une interruption, sauf par ceux qui les convoquent », affirme M. Docker.

Selon certains chercheurs, la difficulté à retrouver son rythme après une réunion ennuyeuse porte un nom : le « syndrome de récupération après réunion », et les réunions enchaînées allongent le temps de récupération. « Se concentrer demande de l'effort et de l'énergie, surtout avec toutes les distractions qui nous entourent », ajoute M. Bhangoo. « De plus, la recherche montre que prendre des décisions épuise notre volonté. Plus de réunions signifie généralement plus de décisions, ce qui nous laisse fatigués quand vient le moment de nous concentrer sur notre travail.

3. Votre état d'esprit doit changer

Les journées sans réunion peuvent aussi transformer le rapport conflictuel que les gens entretiennent avec les réunions, pour en faire des expériences positives et utiles plutôt que des corvées irritantes.

« Le temps est une ressource limitée », ajoute M. Docker. « Quand nous disons "oui" à une réunion, nous disons "non" à bien d'autres choses que nos gens pourraient accomplir. Chaque situation est différente… le problème n'est pas la réunion, c'est l'impression que nous n'accordons pas de valeur au temps des gens. »

M. Docker affirme aussi que les réunions sont moins efficaces quand on y va uniquement par crainte de manquer quelque chose. Si vous abordez les réunions comme les élèves abordent la présence en classe, vous n'y assistez pas pour les bonnes raisons, et votre façon d'y penser peut s'en trouver faussée.

« Nous devons changer notre rapport aux réunions et les redéfinir, afin de les voir comme un moyen d'aller de l'avant plutôt que comme un frein. »

Réussir ses journées sans réunion

« L'essentiel, avant d'instaurer des journées sans réunion, est de cerner le problème de fond que vous voulez résoudre et de travailler avec votre équipe pour d'abord adopter les bons comportements en matière de productivité globale. »

Cela passe par des règles adaptées au fonctionnement de l'entreprise, selon M. Bhangoo. Prévoyez des exceptions raisonnables, par exemple si c'est le seul jour où un client ou la direction est disponible, ou en cas de lancement de produit.

« Ces règles doivent être respectées et défendues par l'équipe de direction », affirme M. Bhangoo. « Si la direction ne les respecte pas, il sera difficile d'obtenir l'adhésion du reste de l'équipe. »

M. Docker rappelle aussi que les employés devraient pouvoir quitter une réunion s'ils peuvent contribuer à la mission commune de façon plus productive autrement.

Autre point important : accordez votre productivité personnelle à celle de vos collègues, sans vous limiter aux journées sans réunion. Si vous êtes plus productif le matin, prévoyez plutôt quelques matinées sans réunion par semaine.

« Chaque personne, équipe, organisation et secteur est différent. Je vous encourage à écouter vos gens. Demandez-leur leur avis et agissez en conséquence. »

Pas de journée sans réunion? Pas de souci

Si vous n'êtes pas en position d'instaurer des journées sans réunion, il existe d'autres moyens de réduire les réunions superflues afin de garder de l'énergie pour celles qui exigent votre attention.

« Si deux courriels ne règlent pas un problème, appelez l'autre personne », recommande M. Bhangoo. « Nous avons vu cette approche résoudre 80 % des problèmes qui finissent par être étiquetés comme des réunions. De plus, elle fait gagner du temps à tout le monde, car rédiger des courriels demande aussi du travail. »

Que vous dirigiez la réunion ou que vous y assistiez simplement, M. Docker conseille de saisir chaque occasion d'apprendre.

« Abordez les réunions dans une perspective d'amélioration continue », affirme-t-il. « À la fin de chaque réunion, demandez aux participants si un élément leur a semblé une perte de temps ou sans pertinence. Donnez suite aux commentaires. »

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