Comment choisir la meilleure cadence de réunions pour votre équipe

Jamais une équipe de marketing numérique ne se réunira pour dire : « C’est bon, on peut arrêter d’optimiser. Ces bons résultats dureront toujours. » En effet, atteindre les objectifs trimestriels, offrir un excellent service à la clientèle et améliorer les processus internes ne sont pas des actions qu’une équipe peut cocher une fois pour toutes.

Si c’était le cas, il n’y aurait aucun besoin d’audits réguliers des médias sociaux et du site, de nouvel entraînement des agents conversationnels ni de nouveaux sondages auprès de la clientèle. Les anciennes données et les avis positifs d’il y a cinq ans suffiraient à maintenir la croissance de l’entreprise. Mais, comme nous le savons tous, ce n’est tout simplement pas la réalité des entreprises B2B et B2C.

Pour qu’une entreprise prospère à long terme, ses équipes doivent travailler jour après jour à améliorer les processus, les produits et les services actuels. Si vous ne progressez pas constamment vers de nouveaux objectifs, la croissance stagnera, puis déclinera. Vous ne mettrez pas longtemps à perdre l’avantage concurrentiel que vous avez sur vos concurrents.

Pour mettre votre entreprise sur la voie d’une réussite durable, vous devez d’abord améliorer vos activités internes. Et cela commence par la cadence de réunions de votre équipe. Dans ce guide, nous vous aiderons à évaluer l’efficacité de votre cadence actuelle et nous présenterons quelques bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti des réunions d’équipe.

La cadence de réunions actuelle de votre équipe est-elle efficace?

Il est tout à fait possible que la meilleure cadence de réunions pour votre équipe ne soit pas celle que vous avez actuellement. Voici pourquoi.

À mesure que votre équipe s’agrandit et que l’entreprise grandit, les priorités changent naturellement. Une réunion que vous jugiez pertinente et prioritaire il y a trois ans l’est peut-être moins aujourd’hui. Peut-être que votre équipe a triplé depuis et qu’il n’y a plus assez de temps pour que chaque personne fasse le point sur son travail. Peut-être que la réunion a perdu sa structure et sa raison d’être avec le temps, et que votre équipe se désengage.

En surveillant quelques facteurs, vous pouvez évaluer régulièrement si les réunions de votre équipe sont aussi utiles et nécessaires que vous l’espériez au départ.

Ce que ces facteurs révèlent sur vos processus actuels

Temps prévu et temps réel

Saviez-vous que les leaders passent généralement de 35 % à 50 % de leur temps en réunion et jugent improductives plus de la moitié (67 %) de ces réunions? S’il est indéniable que les réunions sont nécessaires aux entreprises, elles ne sont pas toutes nécessaires ni utiles aux équipes.

L’un des premiers signes que la cadence de réunions de votre équipe doit être revue, c’est lorsque certaines réunions dépassent ou n’atteignent pas la durée prévue. Un dépassement peut signifier que les réunions doivent être mieux structurées, prolongées ou tenues plus souvent (de mensuelles à hebdomadaires, par exemple).

Une réunion plus courte que prévu peut signifier que les réunions sont trop fréquentes (quotidiennes au lieu d’hebdomadaires, par exemple) ou qu’il n’y a tout simplement pas assez de sujets à aborder. Dans ce dernier cas, il est peut-être temps d’abolir carrément cette réunion.

Moral des personnes et de l’équipe

Déterminer combien de temps votre équipe passe en réunion chaque semaine est un excellent point de départ pour voir ce qui fonctionne ou non dans votre cadence actuelle. Mais pour en être certain, il faut aller directement à la source : votre équipe.

Des personnes qui relèvent de vous ou des collègues se sentent-ils déconnectés de l’équipe ou de l’entreprise dans son ensemble? Les bonnes personnes participent-elles aux réunions? Les sujets abordés sont-ils pertinents et complets? C’est l’occasion de rencontrer chaque membre de l’équipe en tête-à-tête et de savoir exactement ce qu’il pense des réunions en question.

Vous découvrirez aussi quels changements précis votre équipe peut apporter pour que tous les participants trouvent les réunions stimulantes, productives et utiles.

Comment choisir la meilleure cadence de réunions pour votre équipe

Restez minimaliste et allez à l’essentiel.

Que votre équipe tienne ses réunions en mode virtuel, en personne ou les deux, nous recommandons de privilégier la sobriété dans l’horaire des réunions. Voici ce que nous entendons par là. La grande majorité des employés profitent des réunions pour rêvasser (90 %) ou rattraper d’autres tâches (73 %). Il peut y avoir bien des raisons à cela, mais tout se résume à la distinction entre l’essentiel et le superflu.

Une approche sobre consiste simplement à cerner les types de réunions les plus essentiels pour votre équipe et à déterminer à quelle fréquence elles devraient réalistement revenir. Par exemple, vous pourriez réserver du temps pour des rencontres individuelles hebdomadaires, des réunions générales de service aux deux semaines et des revues d’affaires trimestrielles. Une fois les réunions les plus prioritaires cernées, vous pouvez prévoir plus de temps pour des réunions complémentaires au besoin.

L’important est que votre équipe soit bien informée et mobilisée, sans être submergée de réunions. Surtout avec le télétravail et les horaires de travail hybrides, la fatigue de Zoom peut s’installer et faire des ravages sur le moral de l’équipe.

Garder un calendrier de réunions minimaliste et essentiel est un excellent moyen d’aider votre équipe à tirer le maximum de ces rencontres.

Établissez des attentes claires avec votre équipe.

Chaque réunion de votre cadence doit avoir un objectif et un ordre du jour clairement définis. L’une des meilleures façons d’y arriver est d’utiliser un outil de réunion comme Hive Notes. Hive Notes est une extension gratuite de Hive qui vous permet de créer des ordres du jour, de les partager avec les participants et de collaborer dessus en temps réel pendant la réunion. C'est une toute nouvelle façon de prendre des notes de réunion et de s'assurer que chacun repart avec des prochaines étapes claires.

Hive Notes est aussi maintenant offerte comme application dans le Zoom Marketplace. Vous pouvez donc profiter de toute la puissance de Hive Notes directement dans votre fenêtre Zoom. C'est le moyen le plus simple de prendre des notes pendant les réunions Zoom sans avoir à passer sans cesse d’un écran à l’autre.

Votre équipe doit non seulement voir la valeur de chaque réunion, mais aussi savoir si l’on attend une contribution de sa part et laquelle. (La dernière chose que souhaite un membre de l’équipe, c’est de devoir préparer une présentation dans des délais extrêmement courts.)

Certaines réunions se tiendront-elles exclusivement sur Zoom? Ou les membres de l’équipe peuvent-ils y assister en personne? N’oubliez pas que, selon le lieu et la configuration de travail de chacun, vous devrez peut-être ajuster vos attentes. Une bonne communication au sein d’une équipe à distance suppose de comprendre les obstacles que votre équipe peut rencontrer et de gérer vos attentes. Si la réunion suit un modèle hybride, comment les responsables d’équipe veilleront-ils à ce que les personnes à distance ne soient pas interrompues ni exclues de la conversation?

Ce sont des questions auxquelles vous devriez pouvoir répondre bien avant le début de la réunion. En communiquant vos attentes aux membres de l’équipe, vous vous assurez que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Demandez l’avis de votre équipe, écoutez-le et tenez-en compte.

La dernière façon, et peut-être la plus importante, de trouver la meilleure cadence de réunions pour votre équipe est de faire régulièrement le point avec elle.

Les conversations dérapent-elles trop souvent pendant les réunions? Certaines personnes monopolisent-elles la discussion? Chaque membre de l’équipe a-t-il l’impression que sa contribution est valorisée?

Vos réunions d’équipe peuvent avoir un ordre du jour clair, minuté à la minute près, et couvrir toute l’information essentielle dont votre équipe a besoin chaque jour, semaine, mois ou trimestre, mais il y a toujours place à l’amélioration.

Il est probable que vous ayez vos propres biais et angles morts dans l’animation d’une réunion. En parlant à votre équipe en tête-à-tête, vous sortirez de cette bulle que vous avez vous-même créée et inviterez votre équipe à vous donner des commentaires qui rendront vos réunions plus percutantes et plus engageantes à long terme.

Ce billet invité a été rédigé par Mackenzie Scott. Mackenzie est rédactrice publicitaire chez Soundstripe, une entreprise de musique libre de droits qui offre aux cinéastes, aux créateurs et aux annonceurs différents genres musicaux, comme la musique country et la musique de suspense pour la vidéo.

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