6 conseils pour créer et gérer le budget d'un projet pour votre équipe

Établir le budget d’un projet a tendance à vous ramener rapidement sur terre. Soyons honnêtes : rêver aux résultats idéaux et faire un remue-méninges avec votre équipe, c’est stimulant. Mais il faut ensuite passer à l’action. Et créer et gérer un budget est une étape cruciale pour transformer une idée en réalité.  « Un projet sans budget est inacceptable, dans tous les cas. Aucun projet ne devrait démarrer avant que vous sachiez si les avantages l’emportent sur les coûts, et vous ne pouvez pas le déterminer sans un budget réaliste », affirme John Li, cofondateur et directeur de la technologie de Fig Loans, une société de prêts financiers.

1. Cernez les besoins et les attentes réels des parties prenantes

Selon Jason Porte, gestionnaire principal de placements chez Scottish Heritage SG, la première étape d’une gestion efficace du budget d’un projet consiste à cerner les besoins du projet et à s’assurer que toutes les parties prenantes s’entendent.  « Il n’est pas toujours facile de comprendre d’emblée ce que les parties prenantes disent avoir besoin ou vouloir d’un projet. Cela peut mener à des objectifs et à des attentes mal définis de part et d’autre. Je recommande de prendre tout le temps nécessaire pour bien saisir ce que les parties prenantes attendent. Leurs attentes, les livrables et les spécifications finissent par tout définir, même le budget », explique-t-il. 

2. Le rendement du capital investi (RCI) compte

Quand vous établissez le budget d’un projet pour votre équipe, le RCI doit guider vos efforts. « Beaucoup de dirigeants et de cadres bien intentionnés abordent les budgets sous l’angle du coût maximal qu’ils sont prêts à accepter, mais cela condamne les équipes et les projets à l’échec », affirme Emily Hart, chef de l’exploitation chez MotionMobs.  « Je conseille des jeunes pousses, des PME et des organismes sans but lucratif sur le budget de leurs projets technologiques depuis plus de huit ans, et le véritable principe directeur de l’établissement d’un budget est clair. Le budget doit toujours refléter l’effet que vous attendez du projet, et non le coût que vous êtes prêt à payer. »  Selon Mme Hart, les budgets de projet sont des investissements, et non des dépenses. Et le rendement de votre investissement est le calcul le plus important que vous puissiez faire. « Un projet visant à corriger un problème qui coûte 5 000 $ à l’entreprise ne devrait pas recevoir un budget de 25 000 $. De même, on ne peut pas s’attendre à ce qu’un projet susceptible de générer 300 000 $ de nouvelles ventes pour l’entreprise réussisse avec un budget de 25 000 $ », ajoute-t-elle. 

3. Définissez des indicateurs de réussite 

Dans cet ordre d’idées, définir des indicateurs de réussite est aussi un conseil crucial pour créer et gérer le budget d’un projet. Cela vous permet de suivre votre progression et d’adapter votre budget en conséquence.  « Chaque projet devrait avoir des indicateurs définis pour mesurer sa réussite une fois terminé. Un budget fondé sur ces indicateurs permet à toutes les parties prenantes de s’entendre sur ce que l’entreprise doit prévoir de dépenser, que ce soit en dollars ou en temps », explique Mme Hart. « À mesure que le projet avance, chaque décision et chaque difficulté peuvent être évaluées selon leur effet sur les indicateurs de réussite. » 

4. Restez réaliste 

Rester réaliste est l’une des choses les plus importantes que vous puissiez faire pour votre budget. « Bâtir un budget réaliste est dans votre intérêt, alors ne laissez pas les apparences ou les attentes réduire vos coûts », affirme M. Li.  « Prévoir des plans de contingence et laisser de la marge pour les imprévus peut vouloir dire ajouter une réserve financière qui fait grimper vos dépenses budgétées, mais dans ce cas, il est beaucoup plus facile de demander une approbation que de s’excuser après coup. »  Voici un conseil de M. Li : obtenez à l’avance l’appui de la direction pour votre budget, votre vrai budget, pas celui des vœux pieux. « Les dirigeants seront beaucoup moins enclins à payer une facture plus élevée si on leur a d’abord promis la lune », dit-il. 

5. Revoyez, examinez, réévaluez les prévisions

Une fois votre budget établi, il n’est pas gravé dans le marbre. « Un projet échouera s’il se déroule sans contrôle budgétaire ni réévaluation des prévisions. J’ai constaté qu’une gestion régulière du budget est nécessaire pour empêcher les dépenses de déraper », explique M. Porte. « Un dépassement budgétaire de 10 % est bien plus simple à corriger qu’un dépassement de 50 %, mais si vous ne surveillez pas vos dépenses et vos prévisions, ce dépassement de 10 % peut vite devenir un dépassement de 50 %. »  M. Porte recommande de revoir le budget fréquemment pour augmenter vos chances de respecter l’échéancier, plutôt que de faire des prévisions une seule fois et de les oublier.  L’essentiel ici est d’être proactif face aux changements inévitables. « Ne sous-estimez pas l’importance de la gestion du changement. Vous devez comprendre comment de petits changements peuvent avoir un effet considérable sur les coûts, cerner les changements possibles et élaborer des stratégies à l’avance pour pouvoir y faire face le plus tôt possible », ajoute M. Li. « En revanche, une approche réactive face au changement peut causer des retards encore plus coûteux dans vos projets, voire les faire couler complètement quand aucune solution n’est trouvée. » 

6. Tirez des leçons des projets passés 

Enfin, M. Li affirme qu’il faut toujours se référer aux leçons tirées des projets précédents au moment de bâtir de nouveaux budgets : « Même si nous ne pouvons pas toujours prédire l’imprévisible, nous pouvons nous servir des tendances que nous observons pour faire des prévisions encore plus judicieuses à l’avenir. »