Comment tenir une rencontre de niveau supérieur efficace

Que vous n'ayez jamais vu les dirigeants de votre entreprise que dans une publicité ou que vous les croisiez tous les matins dans le couloir, vous devez quand même être prêt pour votre prochaine rencontre de niveau supérieur (« skip-level »). Karin Hurt, PDG de Let's Grow Leaders et auteure de Courageous Cultures, et Todd Dewett, conférencier TEDx, coach et auteur de Live Hard, ont des trucs et des astuces pour transformer votre prochaine rencontre de niveau supérieur, d'une corvée redoutée en une occasion stimulante.

Qu'est-ce qu'une rencontre de niveau supérieur?

« Une rencontre de niveau supérieur, c'est lorsqu'un leader ou un dirigeant rencontre les personnes qui relèvent de ses subordonnés directs », explique Mme Hurt. « Par exemple, si vous êtes vice-président et que des directeurs relèvent de vous, une rencontre de niveau supérieur pourrait se tenir avec les gestionnaires qui relèvent de votre directeur, ou même avec les employés de première ligne de votre organisation. »

« Il s'agit généralement d'une personne de haut niveau qui veut recueillir des faits sur un enjeu ou sur la culture, connaître les réactions à une décision récente ou à venir, obtenir des commentaires sur un projet en cours, offrir du mentorat ou échanger de la rétroaction sous une forme ou une autre », ajoute M. Dewett. « L'idée, c'est qu'en l'absence de la personne qu'on a "sautée", un autre type de conversation peut avoir lieu. »

Les rencontres de niveau supérieur ne sont pas très fréquentes, mais elles doivent être régulières.

« Le plus souvent, c'est la personne de haut niveau qui les planifie », explique M. Dewett. « Cela varie, mais en général, un cadre supérieur en tiendra plusieurs par trimestre, et un cadre plus junior en vivra quelques-unes par année. » Alors qu'elle était cadre chez Verizon, Mme Hurt a constaté que la fréquence idéale était de deux rencontres de niveau supérieur par an et par site, sauf si les équipes avaient besoin d'un soutien supplémentaire.

Quels sont les avantages d'une rencontre de niveau supérieur?

Même si votre entreprise est petite et que les relations y sont plus ouvertes, une rencontre de niveau supérieur peut quand même être extrêmement bénéfique pour toutes les parties. La plupart des équipes adorent ces rencontres, affirme Mme Hurt, car elles leur donnent l'occasion de mettre en valeur tout leur travail et d'obtenir une reconnaissance de leurs compétences.

« Bien menée, une rencontre de niveau supérieur contribue à renforcer la productivité », dit Mme Hurt. « Elle permet à chacun de bien saisir ce qui compte le plus et comment son travail s'inscrit dans la vision d'ensemble. »

Les recherches de Mme Hurt sur la sécurité psychologique dans les bureaux ont révélé que 67 % des répondants disaient qu'on ne leur demandait pas régulièrement leurs idées ou leur avis. Une autre tranche de 50 % a indiqué que, lorsqu'ils proposaient des idées, celles-ci n'étaient jamais mises en pratique. Selon elle, les rencontres de niveau supérieur sont une occasion de changer cela.

« Les rencontres de niveau supérieur sont une excellente façon de se présenter avec curiosité, d'inviter les gens à partager leurs idées et d'y répondre, pour leur faire savoir comment leur contribution est utilisée. »

« En théorie, ces rencontres devraient stimuler indirectement la productivité en informant mieux les hauts dirigeants sur la réalité de la culture ou sur la façon dont certaines décisions ou certains projets sont perçus », ajoute M. Dewett. « Pour les employés juniors, on considère que ce type de rencontre contribue au sentiment d'être inclus et d'avoir voix au chapitre. »

Les conseils des experts

Que vous dirigiez des rencontres de niveau supérieur ou que vous y participiez, voici quelques conseils pour tirer parti de cette occasion.

1. Commencer par une bonne nouvelle

Donner le ton à la rencontre est particulièrement important quand vous voyez une personne à qui vous parlez rarement. C'est pourquoi, selon M. Dewett, il faut commencer par une bonne nouvelle.

« D'abord, commencez par quelque chose qui donne un ton positif », dit-il. « Ce peut être un mot de félicitations, une histoire que vous ou quelqu'un d'autre racontez, comme une vidéo, ou une annonce amusante. »

« Ensuite, faites de la première question l'une des plus faciles parmi celles que vous prévoyez poser. L'essentiel est de les faire parler; ne commencez donc pas par la question la plus difficile ou la plus délicate. »

« Vos gens veulent savoir que vous savez ce qu'ils font », ajoute Mme Hurt. « Assurez-vous que c'est le cas, et dites-le-leur. »

2. Arriver préparé

Le conseil suivant s'applique à toutes les réunions : assurez-vous d'arriver préparé. Pour une rencontre de niveau supérieur en particulier, vous devez savoir qui y participe et quel rôle chacun y joue.

« Tout le monde sait que la personne de haut niveau posera des questions aux participants juniors », dit M. Dewett. « Mais c'est toujours gênant quand elle pose une question, n'entend rien et attend que quelqu'un se décide enfin à parler. Distribuez plutôt les questions clés aux personnes qui y assisteront. »

« Demandez-leur de lire la question et de commencer par leur réponse. Des tactiques simples comme celle-là suscitent l'appropriation et l'intérêt, comparativement au fait d'écouter simplement une personne de haut niveau, comme c'est généralement le cas. »

« Informez-vous de ce qui se passe pour les gens dans la salle », ajoute Mme Hurt, car ce lien personnel est une excellente façon de transmettre des idées de manière acceptable pour l'autre partie. « Retenez leurs noms. Sachez ce qui les exaspère. Soyez capable de parler avec éloquence de quelques-unes de leurs plus grandes réalisations. Résistez à l'envie [de trop parler]. Vous apprendrez beaucoup plus en écoutant. »

3. Garder en tête votre statut

Malheureusement, si les personnes qui mènent une rencontre de niveau supérieur ne font pas attention, elles peuvent mettre mal à l'aise les autres participants. Quand vous êtes le patron du patron, en tant que superviseur, vous devez être conscient de l'impression que vous donnez à quelqu'un dont l'emploi pourrait dépendre de vous.

« Les rencontres de niveau supérieur peuvent se retourner contre vous si elles deviennent des occasions de peur et d'intimidation », dit Mme Hurt. « J'appelle ces [rencontres] des OCHTC, pour "oh zut, les voilà" (oh crap, here they come). » Ce genre de rencontre crée de la tension et rend les employés réticents à parler honnêtement de leurs problèmes à leurs employeurs.

« Dans l'ensemble, je dirais que les subordonnés ressentent une légère appréhension en raison de la distance sociale qui les sépare de la personne de haut niveau », ajoute M. Dewett. « Selon sa personnalité et son comportement, la personne la plus haut placée dans la rencontre peut mettre les autres très à l'aise, ou les intimider beaucoup. Tout dépend. »

4. Avoir un plan

Enfin, dans chaque rencontre de niveau supérieur, il est essentiel de savoir quels enjeux vous y amènent et comment les aborder.

« Envoyez une invitation qui précise clairement l'objectif et les buts », dit M. Dewett. « Partagez à l'avance les renseignements à consulter avant la rencontre et demandez que tout travail qui y sera discuté soit terminé. La personne de haut niveau a avantage à trouver des moyens de susciter l'interaction, par exemple en confiant l'animation de certaines parties de la rencontre à un autre participant, ou en prévoyant des activités. »

Une fois que vous avez tracé votre itinéraire, Mme Hurt affirme que le plus beau n'est pas la destination, mais le parcours.

« La vraie magie des rencontres de niveau supérieur n'est jamais planifiée », dit-elle. « Même si votre équipe vous a remis une liste soigneusement préparée de sujets pour amorcer la conversation, restez authentique et ouvert à l'endroit où elle peut vous mener. »

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