Qu'est-ce que la gestion des tâches?

Diriger un projet et mener une équipe jusqu'à la ligne d'arrivée peut être un vrai défi, mais on sait depuis longtemps que  découper un objectif en petites étapes réalisables est l'une des meilleures façons d'accomplir les choses.

Tous les propriétaires d'entreprise, chefs de bureau, gestionnaires de projet ou fonceurs à la maison ont déjà dressé une liste de tâches à accomplir. Qu'ils s'en rendent compte ou non, ceux qui carburent aux listes de corvées utilisent constamment des stratégies de gestion des tâches. Et si tout le monde le fait déjà d'instinct, pourquoi ne pas y apporter de petits ajustements pour mieux tirer parti de la gestion des tâches et gagner en responsabilisation, en organisation et en productivité?

La gestion des tâches, définition

La gestion des tâches est le processus de base qui consiste à diviser le travail d'une journée en tâches à accomplir. Ce processus comprend la création de ces tâches, l'attribution de chacune à une personne, le suivi de leur avancement et la prise de décisions éclairées selon leur état.

Gestion des tâches et gestion de projets

Même si la gestion des tâches et la gestion de projets ont des points communs (et même quelques chevauchements), ce n'est pas la même chose! Distinguer un projet d'une tâche est aussi simple que de se demander : « Cet élément doit-il être réalisé avec d'autres éléments pour atteindre un objectif? » Si la réponse est oui, c'est une tâche. Par exemple, « Nettoyer la cuisine » et « Préparer des biscuits au sucre » sont des tâches qui font partie d'un projet plus vaste, « Décorer pour les fêtes ».

En résumé, on pourrait dire que la gestion des tâches est souvent un élément essentiel de la gestion de projets, mais que la portée de cette dernière est beaucoup plus large que celle des tâches individuelles d'une liste utilisée pour la gestion des tâches. De nombreuses tâches forment un projet, mais un projet ne devrait pas être considéré comme une tâche.

Alors, quelles sont les conséquences de confondre la gestion des tâches et la gestion de projets? Mélanger des tâches de gestion de projets à grande échelle avec des tâches plus petites et ciblées peut créer beaucoup de confusion. Les gestionnaires de tâches qui se concentrent trop sur les projets peuvent nuire à la productivité globale et retarder l'exécution du travail, tandis que les gestionnaires de projets qui passent trop de temps à gérer des tâches risquent de perdre de vue les objectifs généraux d'un projet.

Passer à l'action...

Chacun a ses stratégies préférées pour gérer les tâches. Voici quelques stratégies dont peuvent s'inspirer les gestionnaires de tâches efficaces :

1. Tableaux Kanban

Populaires auprès des personnes qui carburent aux repères visuels, les tableaux Kanban permettent de répartir les tâches en trois colonnes :

• À faire

• En cours

• Terminées

Ces colonnes offrent un repère visuel pour faire avancer les tâches et aident les gestionnaires à réduire ou à limiter la quantité de travail en cours dans leur file d'attente.

L'un des grands atouts des tableaux Kanban est qu'on peut les utiliser avec très peu de moyens : il suffit de quelques papillons adhésifs et d'une surface plane (un mur ou un tableau blanc) pour créer un tableau Kanban que tout le bureau peut consulter pendant la journée.

Bien sûr, il existe des options plus perfectionnées en ligne, comme Hive, mais c'est la simplicité et l'accessibilité des tableaux Kanban qui en font l'une des méthodes de gestion des tâches les plus populaires.

1. Attribution du temps

Certaines personnes préfèrent organiser leurs tâches en les étiquetant selon le temps nécessaire pour les accomplir. Par exemple, celles qui utilisent la méthode d'attribution du temps peuvent répartir leurs tâches en catégories intitulées « 15 minutes », « 30 minutes », « 1 heure », « 1 jour », et ainsi de suite. Il devient alors facile de s'attaquer efficacement aux tâches, peu importe le temps libre (long ou court) qu'il reste dans l'horaire entre les autres obligations.

C'est une bonne façon de visualiser les listes de tâches et d'éviter de surcharger l'horaire, mais évaluer le temps nécessaire à chaque tâche peut être un défi en soi. S'il est difficile de déterminer la durée d'une tâche, il vaut peut-être mieux choisir une autre méthode pour ne pas ajouter de temps à vos tâches.

1. Diagrammes de Gantt

Tout comme les tableaux Kanban, les diagrammes de Gantt offrent une autre façon de gérer les tâches pour les adeptes du visuel. Au lieu des colonnes des tableaux Kanban, les diagrammes de Gantt utilisent des colonnes et des lignes pour énumérer les tâches, puis attribuer à chacune une durée prévue. Visuellement, cela permet aux gestionnaires de tâches de garder une charge de travail raisonnable en repérant les chevauchements, tout en voyant l'ensemble des tâches qui convergent vers l'achèvement du projet.

On pourrait dire que les diagrammes de Gantt sont le mariage parfait entre les tableaux Kanban et les méthodes d'attribution du temps, ce qui en fait une façon très populaire de gérer les tâches, puisqu'on les énumère et les planifie en même temps.

1. Journaux à puces

Même si le journal à puces a été conçu pour la gestion des tâches à un niveau plus personnel, aucune liste de méthodes de gestion des tâches n'est complète sans lui. Pourquoi? Parce que les concepts de base du journal à puces peuvent aussi s'appliquer à de grands projets, et que c'est une excellente pratique pour la gestion des tâches en milieu de travail.

Dans un journal à puces, les éléments se répartissent traditionnellement en tâches, événements et notes. Une légende composée de simples points et flèches permet de marquer les tâches comme terminées, annulées ou reportées au lendemain ou à la semaine suivante.

Les journaux à puces peuvent être très personnalisés, et ce n'est pas grave s'ils sont un peu brouillons. Les gestionnaires de tâches peuvent s'en servir pour organiser leurs idées et poser les bases d'une gestion plus efficace et révisée au travail.

...Avec un petit coup de pouce

Bien sûr, nous ne serions pas à la fin de 2019 s'il n'existait pas de nombreux outils technologiques pour rendre la gestion des tâches plus simple et plus efficace. En fait, il y a tellement d'outils de gestion des tâches que choisir et mettre en place un logiciel peut devenir une tâche en soi!

Voici quelques-unes des options les plus populaires que des gestionnaires efficaces utilisent chaque jour pour réussir.

1. Hive

En quelques années seulement, Hive est devenue l'un des outils de gestion des tâches les plus efficaces et les plus concurrentiels. Ses nombreuses fonctions et son interface épurée permettent aux utilisateurs de gérer leurs tâches (et leurs projets) de la façon qui convient le mieux à eux-mêmes et à leur équipe. Par exemple, Hive permet de gérer les tâches avec des tableaux Kanban numériques, des diagrammes de Gantt et plus encore.

Les résumés, les modèles, les formulaires et plus de mille intégrations avec d'autres applications font de Hive un excellent choix pour les gestionnaires de tâches qui veulent favoriser la communication au sein de leur équipe.

1. ClickUp

ClickUp est une application gratuite ou payante qui permet d'énumérer des tâches, de communiquer dans l'application avec les autres membres de l'équipe, de créer des échéanciers, de définir des rappels et de lister des objectifs. De plus, les documents et les feuilles de calcul ont leur propre place dans l'application, pour une solution vraiment tout-en-un.

1. Trello

Ceux qui aiment l'aspect visuel et les colonnes typiques des tableaux Kanban adoreront Trello, un outil parfait quand un tableau Kanban suffit pour gérer une série de tâches. Trello n'est peut-être pas aussi complexe que d'autres outils de gestion des tâches, mais ce n'est pas forcément un défaut! Sa simplicité et sa facilité d'utilisation en font une option populaire pour les gestionnaires de tâches au quotidien.

Au bout du compte, il n'existe pas une seule bonne façon de gérer les tâches, et chaque fonceur aura ses propres préférences pour combiner ces méthodes et ces technologies. Ce qui compte, c'est l'efficacité, et n'importe quelle combinaison des outils de gestion des tâches ci-dessus peut vous y mener! Dites-nous dans les commentaires ci-dessous quelles autres méthodes de gestion des tâches vous utilisez.