Si vous ne pratiquez pas le timeboxing, vous êtes peut-être moins productif

Vous regardez votre liste de choses à faire, et c’est presque comme si elle vous fixait à son tour : par où commencer? Et combien de temps tout cela prendra-t-il? Heureusement, il existe une nouvelle méthode de gestion des tâches qui transforme des travaux ingérables en actions organisées et routinières : le timeboxing, ou gestion par blocs de temps.

Qu’est-ce que le timeboxing?

Le timeboxing consiste à réserver dans votre calendrier un bloc de temps pour une tâche à venir. Par exemple, votre plage de 9 h à 10 h serait bloquée pour une réunion, et celle de 10 h à 11 h serait réservée sous l’étiquette « rédiger et soumettre une demande de changement ». Chaque bloc de temps est codé par couleur, et ces couleurs correspondent aux différents projets de votre liste. Tout comme vos coéquipiers peuvent voir vos activités dans votre calendrier, ils peuvent savoir sur quoi vous travaillez et à quel moment (ou, si vous ne partagez pas vos activités, ils sauront que vous êtes occupé).

Plutôt que de commencer une tâche et de la poursuivre jusqu’à la fin, le timeboxing adopte une approche plus proactive et vous permet de déterminer le temps que vous consacrez à une activité donnée. Il faut choisir une durée fixe pour terminer quelque chose, au lieu de laisser les choses ouvertes, un peu comme si vous preniez rendez-vous avec vous-même. La tâche apparaîtra même dans votre calendrier avec son étiquette, pour que vos coéquipiers et vos gestionnaires voient ce que vous faites.

Comment ça fonctionne?

Le timeboxing fonctionne parce qu’il vous permet de positionner et d’aligner votre travail sur des objectifs précis. Au lieu de vérifier sans cesse vos tableaux Jira et votre liste de choses à faire, vous verrez exactement quand les tâches sont dues et de combien de temps vous disposez cette semaine pour les terminer.

Cette technique fait de votre horaire une chaîne de dominos. Chaque bloc de temps terminé crée une progression linéaire des tâches vers les échéances, visible chaque fois que vous ouvrez votre calendrier. Elle montre d’où vous venez, comment vous êtes arrivé là et combien de chemin il reste à parcourir, ce qui vous permet d’être plus satisfait de votre rendement et de suivre l’avancement des tâches avec rigueur.

L’efficacité du timeboxing

Le timeboxing n’est pas une simple mode amusante : c’est un moyen garanti d’améliorer votre efficacité. Une étude de Filtered sur les 100 meilleures astuces de productivité a classé le timeboxing au premier rang, et de loin.

D’abord, le timeboxing améliore la collaboration et la communication, car vos coéquipiers peuvent littéralement voir vos activités quotidiennes par eux-mêmes. Cet aspect visuel élimine bien des mises à jour de statut, puisqu’ils voient quand vous travaillez sur quelque chose dont ils pourraient avoir besoin.

Il faut aussi garder en tête la loi de Parkinson, selon laquelle une tâche occupe tout le temps qu’on lui accorde. Autrement dit, si vous ne vous donnez pas d’échéancier, même la plus courte des tâches peut prendre des heures.

Votre guide du timeboxing

Si vous voulez essayer le timeboxing sans savoir par où commencer, voici quelques conseils utiles.

1. Transformez votre liste de choses à faire en calendrier

Passer aux blocs de temps n’a pas à être un processus inutilement compliqué. En quelque sorte, vous transposez simplement votre liste de choses à faire dans un format de calendrier. Examinez votre liste telle qu’elle est et trouvez où placer chaque élément. Si vous avez du mal à établir les priorités, vous pouvez aussi utiliser les 4 D de la gestion du temps pour déterminer quoi placer et où.

2. Traitez votre temps comme celui des autres

Une fois un bloc de temps créé, comportez-vous comme si vous aviez une réunion avec vous-même. Pas de report, sauf en cas d’urgence; arrivez à l’heure et donnez tout ce que vous avez. Si vous ne sortiriez pas votre téléphone pendant une réunion avec votre gestionnaire, ne le sortez pas pendant votre bloc de temps. Et si vous devez vraiment reporter, n’en faites pas un prétexte pour procrastiner. Après tout, vous n’hésiteriez pas à trouver une autre plage si vous teniez compte de quelqu’un d’autre.

3. Ne vous surestimez pas et ne vous sous-estimez pas

Connaissez vos limites. Ne prévoyez pas un bloc de deux heures pour une activité de quinze minutes, et ne vous accordez pas une demi-heure pour une tâche qui pourrait prendre la moitié de la journée. Si vous ne terminez pas votre tâche dans le temps prévu, créez immédiatement un autre bloc de temps à la suite du premier pour qu’elle soit terminée le plus vite possible.

4. Cherchez constamment à vous améliorer

L’un des meilleurs moyens de réussir le timeboxing est d’évaluer vos compétences en gestion du temps au fur et à mesure. Des outils comme les outils de suivi du temps peuvent déterminer ce qui vous prend trop de temps et comment simplifier ces processus. Sinon, vous risquez de vous enfermer dans un cycle de blocs de temps qui ne maximise pas votre temps et ne convient pas à votre propre style de productivité.

5. Faites un bilan de temps en temps

Regarder avec fierté ce qu’on a accompli procure un sentiment de triomphe, et le timeboxing le permet. En voyant vos réalisations dans votre calendrier, vous vous donnez plus de raisons de célébrer votre travail acharné et de faire valoir vos compétences en gestion du temps. Vous pouvez aussi vous en servir pour faire le point sur vos erreurs, surtout si vous avez sous-estimé une tâche ou dû créer des blocs de temps supplémentaires.

Le timeboxing demande un apprentissage, et il ne faut pas s’attendre à le maîtriser en quelques semaines. Vous devrez apprendre à connaître votre façon de travailler comme vous ne l’auriez jamais cru possible et évaluer rigoureusement votre rendement. Et si vous partagez votre calendrier avec vos coéquipiers, il pourrait être nouveau de vous ouvrir autant aux autres sur votre quotidien de travail. Le timeboxing reste toutefois une compétence précieuse, qui peut réduire considérablement les listes de choses à faire et donner un peu plus de structure à vos journées de travail.