6 compétences organisationnelles pour stimuler la productivité de votre équipe

Être productif à titre individuel est très différent de stimuler la productivité d’une équipe. Comme leader, vous devez cultiver des compétences organisationnelles essentielles. Jon Hill, chef de la direction et président du conseil de The Energists, un cabinet de recrutement de cadres spécialisé dans le secteur de l’énergie, les définit comme des compétences qui « permettent de créer et de suivre correctement des structures et des systèmes dans une organisation ».

« Ce sont les compétences qui aident chacun à donner un sens aux tâches et aux projets de son poste, puis à les classer en catégories logiques selon leur priorité relative et les compétences nécessaires pour les accomplir de la façon la plus efficace et efficiente », explique-t-il.

L’importance des compétences organisationnelles

Autrement dit, les compétences organisationnelles sont le ciment qui tient ensemble le rendement et la productivité de votre équipe. Une mauvaise organisation entraîne plus de gaspillage et d’inefficacité, selon Jon Hill. Vous ne voulez pas que les membres de votre équipe dépensent leur énergie précieuse à chercher des ressources et de l’information ou à dissiper des malentendus.

« Les compétences organisationnelles sont essentielles pour jeter les bases de la croissance et de la répétabilité. Avec une structure organisationnelle claire, votre équipe pourra plus facilement prendre en charge sa part de l’entreprise et la faire avancer avec moins de supervision », affirme Whitney Hill, cofondatrice et chef de la direction de SnapADU, une entreprise de construction de logements accessoires, et ancienne consultante en gestion spécialisée dans l’amélioration du rendement.

« Des rôles et des responsabilités clairement définis facilitent aussi le recrutement et le perfectionnement, puisque gestionnaires et employés s’appuient sur un seul et même ensemble de normes. »

Les principales compétences organisationnelles pour stimuler la productivité de l’équipe

Voici six compétences organisationnelles qui stimuleront la productivité de votre équipe, peu importe votre secteur ou votre fonction.

1. Gestion du temps, établissement d’objectifs et délégation

« Selon moi, les principales compétences sont la gestion du temps, la planification stratégique et l’établissement d’objectifs, ainsi que la gestion des tâches et la délégation. Les dirigeants qui maîtrisent toutes ces compétences sont les mieux outillés pour maintenir une organisation bien structurée et très productive », affirme Jon Hill.

Il vaut la peine de peaufiner votre capacité à établir des objectifs, car toutes les compétences ci-dessus en dépendent. « Le processus d’établissement d’objectifs SMART aide les employés à voir les compétences organisationnelles à l’œuvre et à développer le sens des priorités et la planification stratégique qui donnent une organisation solide. Ce processus aide aussi les gestionnaires à se fixer de meilleurs objectifs, en aidant leurs employés à le faire. »

2. Établir des distinctions entre les services et les rôles

Savoir tracer des distinctions claires entre les rôles et les services est aussi essentiel pour préparer une équipe à la productivité, affirme Whitney Hill. Cela suppose aussi de cartographier le travail de façon transversale.

Le meilleur exemple de cette compétence en action est un bon vieil organigramme. Si vous savez en créer un solide et le revoir pour l’ajuster à mesure que votre entreprise évolue, vous maîtrisez une compétence organisationnelle importante. « Au début, plusieurs cases de l’organigramme peuvent être occupées par une seule personne. Par la suite, vous remplirez ces cases au fil de la croissance de l’équipe. Avec un document de travail sur la structure organisationnelle, les dirigeants et les gestionnaires ont une compréhension commune de la façon dont les services sont – ou seront – organisés dans l’entreprise », explique-t-elle.

Cette compétence se traduit aussi par l’évaluation régulière des limites entre les services et des charges de travail. Elle recommande de tenir à jour un document évolutif des responsabilités générales, y compris les zones où les rôles sont moins clairs. Servez-vous-en pour ajuster les rôles, les attentes et la charge de travail selon les besoins du moment.

3. Savoir choisir les bons outils

« Savoir appuyer la structure organisationnelle avec la bonne technologie est essentiel pour favoriser la productivité et l’efficacité », ajoute Whitney Hill.

Mal comprendre quels outils mèneront à la croissance recherchée est un piège courant en matière de compétences organisationnelles. Dressez donc la liste de vos priorités, parlez à votre équipe pour cerner ses défis et ses besoins, et prenez votre temps avant de vous engager envers un outil. Il importe aussi de bien déployer les outils, et vous devrez vérifier régulièrement si votre éventail d’outils reste utile et adapté à vos processus.

4. Toujours relier le travail à une vue d’ensemble

« Je constate que le manque d’organisation est souvent lié à une vision "dans l’instant" chez les employés et les gestionnaires », affirme Jon Hill. « Ils ne voient que leurs tâches immédiates, sans se demander comment elles s’inscrivent dans les objectifs et les besoins plus larges de l’organisation. »

Selon lui, quand les membres de votre équipe sont capables de situer leur travail dans ce contexte, ils sont mieux en mesure de hiérarchiser leurs tâches, de voir comment leurs efforts se rattachent à ceux des autres et de repérer des améliorations de flux de travail en même temps. C’est la recette d’une productivité accrue.

5. Avoir de la prévoyance et anticiper les changements

Enfin, la prévoyance et la capacité d’anticiper les changements peuvent faire toute la différence entre une équipe productive et une équipe survoltée. « Avoir la prévoyance organisationnelle nécessaire pour planifier les changements dans les services et les rôles aidera l’entreprise à évoluer en douceur », affirme Whitney Hill.

Cela peut vouloir dire reconnaître que votre modèle de travail hybride devra être ajusté à mesure que votre équipe grandit ou que vous repérez une occasion à saisir. Il s’agit d’être proactif plutôt que réactif – et cette qualité aidera votre équipe à se concentrer sur ce qui compte le plus, au moment où cela compte le plus, au quotidien.

6. Utiliser le blocage de périodes

La gestion du temps est essentielle non seulement pour respecter les échéances des projets, mais aussi pour protéger votre santé mentale. Réserver des blocs de temps à des tâches précises vous permet de vous concentrer sans distraction. Se fixer des objectifs solides pour la journée aide à prioriser les tâches et à se préparer à réussir plutôt qu’à s’épuiser. Si vous ne savez pas combien de temps réserver à certains types de tâches, vous pouvez utiliser le suivi du temps de Hive. Cette fonctionnalité vous indiquera le temps qu’il faut pour accomplir une tâche donnée, et la prochaine fois, vous pourrez planifier avec encore plus de précision.