Comment utiliser Hive en télétravail

Note de la rédaction : nous ne sommes pas médecins. Consultez votre médecin ou les CDC pour connaître les meilleures pratiques. Des renseignements médicaux sur la quarantaine et l’isolement en cas de pandémie sont offerts ici. Voici d’autres renseignements sur la façon d’aider les personnes les plus durement touchées par la COVID-19. Nous vivons une période d’incertitude sans précédent. Alors que nous nous efforçons de réduire le nombre de cas et de limiter les torts possibles aux groupes les plus vulnérables à la COVID-19, bien des gens aux États-Unis ont reçu l’ordre de rester chez eux et de s’isoler afin d’« aplatir la courbe ».  Chez Hive, nous travaillons de la maison depuis environ trois semaines, et au fil de ces semaines, on commence à mesurer à quel point les ordres de télétravail à l’échelle mondiale touchent le bien-être émotionnel, mental et financier. Nous voulons offrir le plus de soutien possible aux gens dans cette nouvelle normalité. Si vous avez le privilège de continuer à travailler en sécurité depuis chez vous, certains éléments de votre travail quotidien peuvent facilement se faire dans Hive pour améliorer la productivité, limiter le stress et réduire le travail en double. 

Le guide du télétravail de Hive

Simplifiez vos courriels avec Hive Mail

Commençons par la boîte de réception, omniprésente. Il y a environ 2,9 milliards d’utilisateurs de courriel dans le monde, soit une énorme part de la population, et on prévoit que 306,4 milliards de courriels seront envoyés chaque jour en 2020. Ce nombre augmentera probablement dans le sillage de la COVID-19. Mais comment faire le pont entre vos tâches à faire et vos courriels? C’est là qu’intervient Hive Mail. Avec Hive Mail, vous pouvez intégrer votre boîte de réception Gmail ou Outlook directement dans l’application Hive, lire, recevoir et envoyer des courriels depuis Hive, attribuer les prochaines étapes directement à partir d’un courriel et ajouter une chaîne de courriels à une carte d’action. 

Tenez des réunions à distance efficaces avec les notes de réunion

En cette nouvelle ère du télétravail, on voit de plus en plus clairement quelles réunions auraient vraiment pu être de simples courriels depuis le début. Mais pour les réunions que vous devez encore tenir de la maison, nous avons la combinaison la plus puissante : l’intégration de Zoom à Hive et les notes de réunion. Une fois l’intégration de Zoom activée dans Hive Apps, il suffit de taper « /zoom » dans n’importe quel clavardage de Hive pour être automatiquement relié à une réunion Zoom. Avec la fonction de notes de réunion de Hive, vous disposez d’un bloc-notes numérique pour noter le contenu de la réunion et les prochaines étapes directement dans l’application Hive. Une fois vos notes rédigées, vous pouvez facilement attribuer une tâche à une personne précise et fixer une échéance en quelques clics. Ainsi, les suivis de réunion ne resteront plus jamais sans réponse. Nous promettons de rendre vos réunions utiles.

Connaissez la disponibilité de votre équipe grâce à la gestion des ressources

Vous vous êtes déjà demandé sur quels projets travaillent vos coéquipiers? Vous voulez savoir comment les aider ou quand commencer à alléger leur charge?  Il est difficile de savoir ce que collègues et coéquipiers accomplissent chaque jour, même quand on travaille étroitement avec eux, et c’est encore plus vrai en télétravail : impossible de faire quelques pas ou de pivoter sur sa chaise pour aller discuter avec un coéquipier. C’est là qu’intervient la gestion des ressources. Avec la fonction de gestion des ressources de Hive, vous voyez exactement sur quoi travaille une personne de votre équipe, pendant combien de temps elle doit y travailler et quel pourcentage de son temps est déjà alloué à des tâches. Comprendre la capacité des autres favorise de bonnes relations de travail et une collaboration réussie.

Communiquez avec Hive Chat

Il est facile de perdre le contact avec ses collègues au fil de la journée, mais quand cela arrive, les projets échouent souvent. Pourquoi? Parce qu’une communication régulière fait plusieurs choses importantes. D’abord, elle renforce le moral de l’équipe et aide à cultiver de bonnes relations de travail. Ensuite, elle aide à éviter le travail en double ou la confusion dans les projets : il est plus difficile de se tromper quand on en parle constamment avec son gestionnaire ou un coéquipier. Enfin, elle crée de la responsabilisation au sein de l’équipe. Si vous ne faites pas de suivi, les gens peuvent finir par penser que la qualité ou le volume de leur travail n’a pas d’importance. En revanche, si vous faites régulièrement le point, donnez de la rétroaction et offrez des conseils, ils se tiendront eux-mêmes responsables de la réussite du projet. Hive Chat fait partie intégrante de l’application Hive et constitue un excellent moyen de renforcer les liens d’équipe et la communication pour assurer la réussite des projets. Si vous voulez discuter d’une action précise dans Hive, vous pouvez même glisser-déposer une action dans la fenêtre de clavardage pour en parler. Si vous aimez Slack et ne voulez pas passer complètement à Hive Chat, vous pouvez aussi intégrer votre compte Slack à Hive. 

Des applications pour la santé mentale en télétravail

Ces conseils de travail sont utiles, mais nous voulions aussi offrir de précieuses ressources aux personnes qui ont du mal sur le plan mental avec le récent passage au télétravail. Nous avons un article complet sur les applications qui aident à préserver la santé mentale au travail, mais voici quelques-unes de nos préférées.

• Simple Habit est l’une de nos applications de méditation préférées et propose une gamme de méditations guidées adaptées à des situations ou à des humeurs précises.

• Thought Diary est un excellent endroit pour consigner vos pensées et analyser toute pensée problématique ou malsaine que vous pourriez avoir. 

• Talkspace est une excellente ressource de thérapie à distance, qui peut se faire par messages texte, audio ou vidéo.

Avez-vous d’autres applications préférées pour améliorer la productivité et le travail à la maison? Dites-le-nous dans les commentaires ci-dessous.