6 façons d'être plus productif en télétravail

Il ne fait aucun doute que le télétravail est là pour de bon. Depuis que la pandémie de COVID-19 a forcé des employés du monde entier à travailler de la maison, bien des entreprises ont décidé de rendre cet arrangement permanent. Et même avant que la pandémie ne bouleverse nos vies, 4,7 millions de personnes travaillaient déjà à distance aux États-Unis. Aujourd'hui, certaines entreprises ne retourneront pas au bureau du tout, tandis que d'autres partagent le temps entre le bureau et le télétravail, ce qu'on appelle un modèle de travail hybride. Que vous travailliez de la maison 2 jours ou 5 jours par semaine, vous savez que le télétravail demande un temps d'adaptation. Mais les gens trouvent bel et bien des façons d'être plus productifs à la maison. Selon notre propre sondage sur le télétravail, 86 % des travailleurs ont affirmé que leur productivité à la maison était la même ou meilleure qu'au bureau en 2020. Il n'est donc pas étonnant que 72 % des personnes qui travaillent de la maison en raison de la pandémie prévoient continuer à le faire. Cette statistique prouve qu'il est possible d'optimiser votre environnement de travail à la maison, mais comme de plus en plus de gens découvrent le télétravail pour la première fois, il est utile d'en revoir les bases. Nous sommes là pour vous aider. Voici 6 façons simples d'être plus productif à la maison, ou partout où vous travaillez à distance. 

1. Définissez vos heures de travail. 

Sans l'ombre d'un doute, la plus grande souplesse est l'un des meilleurs avantages du télétravail. La journée de travail traditionnelle de 8 heures a fait l'objet de nombreuses critiques, mais aller trop loin dans la direction opposée peut être tout aussi frustrant. Les employés à distance qui travaillent de la maison toute la journée sont plus susceptibles de répondre à des courriels après le souper, ou de se lever quelques heures plus tôt pour terminer une présentation PowerPoint dès le matin. Ce manque d'équilibre entre le travail et la vie personnelle peut mener à l'épuisement professionnel et à une insatisfaction générale.  C'est pourquoi 33 % des employés à distance ont déclaré que des heures de travail fixes sont le moyen le plus efficace de rester productif à la maison. Cela ne veut pas dire que vous devez renoncer complètement à votre souplesse. Cherchez plutôt les heures qui vous conviennent le mieux. Quand êtes-vous le plus productif? À quel moment la majorité de votre équipe est-elle en ligne? Une fois que vous le savez, communiquez votre horaire à vos collègues. Donner un peu de structure à vos heures de travail -- même si elles débordent le cadre habituel de 9 h à 17 h -- vous aidera à séparer le travail de la vie à la maison et à optimiser le temps que vous consacrez au travail. 

2. Prenez des pauses. 

Cela peut sembler contre-intuitif, mais il est prouvé que les pauses augmentent la productivité. Lorsque vous prenez des pauses, vous aidez votre cerveau à mieux se concentrer, à éviter la fatigue décisionnelle, à retrouver sa motivation et à être plus créatif. Vous offrez en quelque sorte à votre cerveau l'occasion de faire une petite sieste, et en retour, il reviendra plus performant que jamais.  Prendre une pause peut vite devenir une pente glissante pour les personnes qui travaillent de la maison, surtout si vous avez tendance à vous laisser distraire ou à faire autre chose. Si c'est votre cas, la technique Pomodoro peut apporter une structure supplémentaire pour vous aider à rester responsable. Cette méthode de gestion du temps utilise une minuterie pour fixer des intervalles de travail de 25 minutes, séparés par des pauses de 2 à 3 minutes. Elle peut s'appliquer avec n'importe quelle minuterie -- même celle de votre iPhone -- ce qui la rend accessible à tous, dans n'importe quel environnement.

3. Éloignez-vous des distractions. 

La liberté et la souplesse sont de grands avantages du télétravail, mais il est difficile de croire que quiconque puisse donner son plein potentiel avec des reprises de The Office à la télé dans la pièce voisine. Il est tentant de profiter du télétravail pour abattre plusieurs choses à la fois, mais le travail multitâche peut en fait réduire la productivité et causer du stress supplémentaire. Le plus souvent, le multitâche est une façon de se distraire des tâches qu'on n'a pas envie de faire.  Les distractions prennent toutes sortes de formes; la première étape consiste donc à reconnaître vos propres points faibles. Vous surprenez-vous à faire défiler Instagram ou TikTok, à clavarder avec vos colocataires ou à faire des tâches ménagères au lieu de travailler? Quoi qu'il en soit, prenez le temps de cerner ce qui vous distrait de votre travail, puis soyez déterminé à l'éviter. Une idée : réorganisez les applications de votre téléphone pour que les plus distrayantes ne se trouvent pas devant vous, sur l'écran principal. Vous pouvez aussi fixer des limites avec vos colocataires ou les membres de votre famille qui sont aussi à la maison pendant la journée. En bref : comprenez votre point faible et soyez proactif pour ne pas être tenté dès le départ.

4. Changez d'environnement. 

Avec de nombreuses personnes confinées à la maison en raison de la pandémie de COVID-19, avoir un nouveau point de vue et changer d'espace est plus important que jamais. L'un des avantages du télétravail est que vous pouvez, en théorie, vous installer et travailler n'importe où, pourvu que vous ayez accès aux ressources dont vous avez besoin et que vous puissiez respecter les mesures de distanciation sociale. Pour éviter de vous sentir pris au piège et étouffé chez vous, essayez d'apporter votre portable dans un café, de vous installer dans un parc public doté du WiFi (les points d'accès sont aussi très bien), ou de planifier un « rendez-vous de travail » avec un ami ou un collègue chez lui. Vous pouvez faire des appels téléphoniques en marchant, une excellente façon de prendre l'air et de donner une pause à vos yeux après tous ces écrans.  Pour celles et ceux qui n'ont pas le luxe de travailler hors de la maison, il y a quand même moyen de varier les choses. Si vous travaillez habituellement dans un bureau à domicile, éloignez-vous de votre bureau un moment. Essayez de vous asseoir sur le canapé, de travailler debout au comptoir de la cuisine ou de sortir une chaise dehors pour prendre l'air. Bien sûr, cette souplesse dépend de la nature de votre emploi; si vous devez absolument travailler à votre bureau à la maison, planifiez des pauses pour vous lever et vous éloigner de votre poste de travail. 

5. Restez en contact.

Nous n'y pensons pas tous les jours, mais le fait de travailler auprès de personnes qui ont des objectifs et des intérêts semblables peut vous motiver et améliorer votre éthique de travail. Pensez à ce sentiment de motivation que vous avez en sortant d'une réunion d'équipe ou d'un événement de réseautage. Ces moments vous rappellent pourquoi vous faites ce que vous faites et vous encouragent à vous lever le lendemain pour continuer. C'est pourquoi il est important, même lorsque vous travaillez de la maison, de réserver du temps pour vos collègues et les gens de votre secteur. Ces activités sociales n'exigent pas beaucoup d'efforts de votre part. Écrivez à un collègue pour l'inviter à prendre un café virtuel. Confirmez votre présence à un événement virtuel de votre secteur. Même si vous n'avez que 30 minutes à y consacrer, assurez-vous de rester en contact avec les personnes qui inspirent et nourrissent votre éthique de travail.

6. Utilisez les bons outils de télétravail. 

Si votre équipe n'utilise pas déjà des outils de télétravail, c'est le moment de s'y mettre.  Le télétravail n'est pas près de disparaître, et ces outils peuvent aider votre équipe à travailler plus efficacement dès maintenant, tout en bâtissant des fondations pour réussir à l'avenir. Les outils de télétravail peuvent aider les équipes à répondre à des besoins essentiels, dont la collaboration d'équipe, la vidéoconférence, la connexion au bureau à distance, les appels VOIP et la messagerie instantanée. Voici quelques-uns des meilleurs outils pour chacun de ces besoins :

Hive : collaboration d'équipe. 

Hive est une solution de productivité d'équipe tout-en-un qui réunit tout ce qu'il vous faut pour travailler ensemble à distance : projets, cartes d'action, intégration du courriel, partage de fichiers et notes de réunion. Avec Hive, vous pouvez ouvrir l'application le matin et tout accomplir sans quitter l'outil. Essayez Hive gratuitement pendant 14 jours et voyez par vous-même pourquoi des milliers d'équipes choisissent Hive pour leurs besoins de travail à distance et hybride. 

Zoom : vidéoconférence

Zoom est devenu un nom familier au cours de la dernière année, et on comprend facilement pourquoi. Avec Zoom, vous pouvez créer une salle de réunion virtuelle récurrente et accueillir jusqu'à 100 participants gratuitement. L'application comprend des fonctions collaboratives comme le partage d'écran, un tableau blanc et la possibilité de se joindre par téléphone. Zoom permet aussi d'envoyer des messages privés et de créer des salles de sous-groupes pour des périodes de collaboration individuelle entre membres de l'équipe. Zoom s'intègre facilement à Hive, ce qui vous permet de lancer une réunion vidéo sans jamais quitter l'application Hive. 

TeamViewer : connexion au bureau à distance  

TeamViewer est un logiciel de bureau à distance qui permet aux employés d'accéder à leur poste de travail du bureau de n'importe où. Les employés peuvent ainsi consulter, où qu'ils soient, les fichiers et l'information stockés sur leur ordinateur au travail, sans avoir à sauvegarder les fichiers au préalable sur un appareil de secours ou dans le stockage infonuagique. TeamViewer aide aussi les équipes à collaborer à distance dans l'application, grâce à la vidéoconférence sécurisée, aux appels VoIP, à la messagerie instantanée et au partage d'écran.

Slack : messagerie instantanée 

Slack est une plateforme de messagerie instantanée utilisée par plus de 750 000 entreprises -- si vous ne l'utilisez pas déjà, vous en avez sûrement entendu parler. Slack est particulièrement utile pour les équipes à distance, car il réunit tous les employés au même endroit. Pour mieux organiser la communication en milieu de travail, Slack se divise en « canaux », où les employés collaborent avec leurs coéquipiers sur des projets précis. Il offre aussi des fonctions de clavardage individuel et de groupe pour collaborer sur-le-champ avec ses collègues. Slack s'intègre lui-même aux applications d'appels vocaux et vidéo, ce qui facilite la collaboration en face à face. Slack s'intègre aussi à Hive, ce qui permet aux utilisateurs de Hive de consulter leurs conversations sans jamais quitter l'application Hive.  Avec la bonne dose de réflexion et d'action, il est tout à fait possible de s'épanouir en télétravail. Avez-vous d'autres conseils pour maximiser la productivité à la maison? Faites-nous part de vos idées dans les commentaires ci-dessous.