アクションマトリックスとは？導入すべき理由

どの企業にも、組織全体の効率、コミュニケーション、コラボレーションを支える独自の働き方があります。Hiveは、この18か月で15人の組織から40人を超える会社へと急速に成長しました。そのため、成長するチームに合わせて、独自の働き方を調整する必要がありました。その最も大きな取り組みの1つが、私たちが「アクションマトリックス」と名づけた仕組みです。このマトリックスは、組織が行うすべてのことを記録する、常に更新される生きたドキュメントです。  まず、マトリックスは3種類のアクションを管理するためのツールです。定期アクション、トリガー、プロジェクトの3つです。定期アクションとは、毎年、毎月など、決まった頻度で発生するものです。たとえば、毎年の忘年会の計画や、年2回の人事評価があります。トリガーは、その名のとおり、何かが起きたことをきっかけに実行されるアクションです。たとえば、社員が入社すると、組織に慣れてもらうための一連のオンボーディングアクションが始まります。最後に、プロジェクトは、より規模が大きく、通常は部門をまたぐ協力が必要なものです。たとえば、新しいプロジェクト管理ソフトや人事ソフトの導入があります。組織で発生するアクションの種類を確認したら、4つの点を決められます。アクションや仕事の内容、トリガー、期間、担当者です。そこから、チームや組織で行われるすべてのことを、アクションマトリックスにまとめられます。最初は次のような形になります。 こうした職務と責任の整理は、組織にとって不可欠です。特に、リモートワークが広がった今の時代には重要です。マトリックスを導入すると、次の3つが起こると私たちは確信しています。「シャドーワーク」がなくなり、「浜辺に砂を運ぶ」ことがなくなり、「空白」を簡単に見つけられるようになります。シャドーワークがなくなるとは、重複した作業がなくなるという意味です。「浜辺に砂を運ぶ」ような作業もなくなります。これは、すでに終わっている作業や、そもそも不要な作業をしてしまうことです。そして、空白、つまり「本当は取り組むべきなのに、誰もやっていないこと」を見つけられます。そこから、マトリックスに新しい「仕事」を作り、どれくらいの時間をかけるべきか、いつまで続けるか、誰が担当するかを決められます。「これはHiveで本当に使っているのか」と思われるかもしれません。答えはイエスです。そして、私たちはHiveですべてを管理しています。アクションはそれぞれアクションカードとして作成し、担当者を割り当て、期限つきのプロジェクトに入れ、頻度を設定します。これらがどのようにまとまるか、おおまかな形は下の画像で確認できます。マトリックスの表示には、Hiveのテーブルビューが最適だと分かりました。Excelのように、本来のマトリックスの形でアクションを見渡せるからです。ただし、Hiveの柔軟なプロジェクトビューを使えば、すべてのアクションをガントチャート、かんばん、カレンダー、ポートフォリオの形式でも確認できます。アクションをまとめて担当を割り当てれば、組織で今起きているすべてのことが、いつでもはっきり見えます。マトリックスは私たちに何をもたらすのでしょうか。まず、全員の空き時間と定期業務の時間を、よりよく把握できます。マトリックスを見れば、各自が毎日、毎週、毎月どれだけの作業をしているかが分かります。この情報があれば、仕事をうまく任せられ、各自の余力も理解できます。次に、どの職種を採用すべきか、その役割をどう切り分けるかが分かります。マトリックスで空白を見つけたら、やるべきタスクを洗い出し、それらを中心に役割を作れます。最後に、組織の全員が燃え尽きを避けやすくなります。誰が何をしているかを正確に整理しているため、調整や変更をして、1人に仕事が集中しすぎないようにできます。新しい役割を定義する考え方も、ここで生きてきます。このマトリックスのおかげで、数えきれないほどの時間を節約できました。特にリモートワークの今、活用方法を磨き続けているため、使い続けるほど、さらに多くの効果が生まれると確信しています。詳しく知りたい方は、下にコメントいただくか、hi@hive.comまでご質問をお寄せください。