タスクを自動化して仕事の時間を節約する方法

自動化技術の登場により、時間をより賢く使い、タスクを自動化できるようになりました。自動化は、職場でも職場の外でも、日々の暮らしのあらゆる場面で活用できます。

タスクを自動化する方法を探しているなら、時間のかかる作業を素早くこなしたり、完全に自動化したりできるツールがあります。ただし、市場には多くの自動化ツールがありますが、そのすべてが必要な時間の節約につながるとは限りません。

この記事では、よく使われる自動化タスクと、タスクを上手に自動化する方法を紹介します。自動化のベストプラクティスに沿って選べば、仕事に合ったツールを見つけられます。さらに、最近の大きなAIの貢献の一つである、AIによるタスクの自動化についても取り上げます。

タスクを自動化する方法

仕事では、誰もが時間を最大限に活用したいと考えます。余計なストレスを増やさず、仕事に追われすぎることもなく、できるだけ効率よくタスクをこなしたいものです。自動化できない作業もありますが（残念ながら、クライアントへの電話や上司への報告は今も必要です）、1日を効率化してくれる自動化ツールは必ずあります。

自動化が初めてで、どこから始めればよいか分からない場合は、まず次のタスクから試してみてください。自動化の第一歩に最適です。

データ入力

データ入力の内容によっては、自動化することで作業が速くなり、人為的なミスも減らせます。繰り返しの手入力という単調な作業が減り、やりがいのある仕事に時間を回せるため、従業員の満足度も高まります。

データ入力を自動化する方法はいくつかあります。オンラインのフォームビルダーを使う方法もあれば、Zapier、Outfunnel、Leadsbridge、IFTTTなどの自動化ツールと連携する方法もあります。

AIもデータ入力の自動化が得意になってきました。タスクの自動化にAIが使われるにつれ、今後はさらに増えていくでしょう。

メール管理

メール管理を自動化するツールを使えば、受信トレイを整理して管理しやすくでき、タスクやToDoの自動化にも役立ちます。Gmail用のBoomerangなどのサービスでは、メールの予約送信、リマインダーの設定、返信の追跡ができます。

自動化ルールを使えば、特定の条件に基づいてメッセージを自動的にアーカイブしたり削除したりすることもできます。また、Spokeoのようなメール検索サービスは、新しいリードを素早く簡単に見つけるのに役立ちます。

Hiveのように、メール通知機能を備えたソフトウェアもあります。ニュースレターへの登録、コンテストへの参加、ダウンロードの完了があると、カスタマイズしたメールを自動で送ります。このメール自動化により、メールのリマインダーを自由に設定でき、手間をかけずにリード獲得キャンペーンを始められます。

ソーシャルメディアへの投稿

ソーシャルメディアの自動化ツールを使えば、各チャネルへのコンテンツの予約と公開を簡単に行えます。HootsuiteやStorichiefなどのサービスでは、投稿のキューを作成し、スケジュールを設定し、結果を追跡できます。

ソーシャルメディアの自動化ツールを使うと、投稿を逃したり「忘れたり」といった人為的なミスを減らせます。投稿を続けることが、公開したコンテンツへの「いいね」を増やし、各チャネルでのエンゲージメントを高める最善の方法です。

タスク管理

タスク管理を自動化するツールを使えば、仕事を整理し、常に状況を把握できます。HiveやClickUpなどのツールでは、個別のタスクを作成してチームメンバーに割り当て、進捗を追跡できます。自動化ルールを使えば、特定の条件に基づいてタスクを別のステージやボードに自動で移動することもできます。

プロジェクト管理

自動化はプロジェクト管理と相性が良く、次のステップや更新をチーム全員に共有できます。プロジェクトマネージャーは、多くのレポート、スケジュール、予算、パフォーマンス指標を常に把握しておく必要があります。Hive、Notion、ClickUpなどの自動化ツールを使えば、個々のスクラムから年間プロジェクトの予算まで、プロジェクトのあらゆる部分を追跡し、報告できます。

請求書発行と財務管理

一般的な中小企業では、リソースの配分、予算管理、請求書の処理など、財務関連の事務作業に週に最大15時間もかけていることがあります。しかし、この分野は自動化によって大きく改善でき、企業と顧客の両方にメリットがあります。

たとえば、オンライン決済ソフトウェアでチェックアウトのプロセスを自動化すると、ECサイトを運営する企業は顧客体験を高められます。同時に、請求書の処理や支払いに関する問い合わせにかかる時間を減らせ、タスクを自動化する力も高まります。

コミュニティとのエンゲージメント

顧客の声に耳を傾け、やり取りすることは、ビジネスチャンスを広げる鍵です。ここでは、ユーザー体験やブランド認知を高め、売上の増加にもつながる自動化のコツを紹介します。自社のウェブサイトで、マーケティングチームのアクションカードを作成する通知を設定します。

Hive FormsとHiveの自動化を使えば、組織向けにパーソナライズされた強力なコミュニティエンゲージメントの仕組みを設定できます。Hiveの自動化では、カードが担当者のパイプラインに直接届きます。タスクの優先度や期限も設定できます。

この自動化の仕組みは、見込み客との新しい会話のきっかけになり、ウェブサイトの滞在時間を延ばします。リテンション戦略を強化する絶好の機会です。

具体例を挙げましょう。Pamelaは、生産性向上のヒントに関する記事を読みました。彼女は、仕事で特定のタスクを先延ばししてしまう悩みについてコメントを残します。コメントが公開されると、すぐに自動化の仕組みがマーケティングチームのJohnに通知します。

Johnはコメントを確認し、仕事を速く進める助けになりそうな、生産性向上アプリに関する別の記事をPamelaに送ります。これでPamelaは悪い習慣を断つための情報が増え、Johnが紹介した記事のツールを使ってみようかと考えています。

自動化を成功させるには

ここまで、仕事でよく使われる自動化タスクを見てきました。次に、自動化ツールを使うときのベストプラクティスを紹介します。自動化したタスクを生産的で効果的なものにするために、次のポイントを守りましょう。

• 小さく始める：大きなタスクや複雑なタスクの自動化は負担が大きく、期待した結果が出ないことがあります。まずは、日常的に行う小さくて簡単なタスクから自動化しましょう。進め方に慣れ、自動化の効果を実感できます。

• テストと測定：自動化したタスクは、本番で使う前に必ずテストします。期待どおりに動き、時間の節約という点でも期待に応えているか確認しましょう。また、自動化したタスクの結果を継続的に追跡し、価値を提供し続けているか確かめます。

• 焦らない：自動化したタスクが、すべての問題を一晩で解決してくれるとは考えないでください。設定やテストには時間がかかり、途中でつまずくこともあります。それでも、辛抱強く続ければ、自動化の恩恵を得られます。

• 新しいツールを試す：選択肢が多いため、自分のニーズに合うものが見つかるまで時間がかかることがあります。自動化の目標に近づくまでに、複数の自動化ツールが必要になったり、費用がかかったりすることもあります。

AIでタスクを自動化する方法

人工知能（AI）は、これまで時間がかかり退屈だった作業を自動化できるようにし、企業の働き方を大きく変えました。AI技術を活用すれば、業務を効率化し、生産性を高め、コストを削減できます。

AIでタスクを自動化する最も一般的な方法の一つが、機械学習アルゴリズムです。このアルゴリズムは、データからパターンを認識し、予測を行うように学習させることができます。これにより、データ入力、カスタマーサービス、在庫管理などのプロセスを自動化できます。

たとえば、AI搭載のチャットボットは、顧客からの問い合わせに対応し、リアルタイムでサポートを提供できます。そのため、担当者はより複雑な課題に集中できます。

AIでタスクを自動化するもう一つの方法が、ロボティックプロセスオートメーション（RPA）です。RPAソフトウェアは、人間によるコンピューターシステムの操作を再現します。データ入力、レポート作成、メール処理といった繰り返しのタスクを自動化できます。

こうした単調なタスクを自動化すれば、時間を節約でき、人為的なミスのリスクも減らせます。業務の効率化に加えて、AIはデータを分析して洞察を提供し、意思決定の改善にも役立ちます。たとえば、顧客行動の傾向を分析してマーケティング戦略を最適化したり、需要を予測して在庫管理を改善したりできます。

どこから始めればよいでしょうか。市場には多くの自動化ツールがあり、AIでタスクを自動化するものも数多くあります。ここでは、代表的なツールの一つ、Hive Automate を紹介します。

Hive Automate

Hive Automateは、Hiveのプロジェクト管理プラットフォームに加わった強力な新機能です。Hiveの内外で日常のタスクを自動化し、時間を節約します。Hive Automateを使えば、何千ものワークアプリにまたがって、自動化されたAI搭載のワークフローを接続し、連携し、構築できます。同僚やチームが別のワークツールを使っていても、スムーズに連携できます。仕組みは次のとおりです。

Hive Automateのレシピの活用例

Hive Automateでは、トリガーとロジックを使って、目的のアクションにつながる「レシピ」を作成できます。 レシピは、複数のアプリにまたがる自動化されたワークフローです。各レシピは、1つのトリガーと、トリガーとなるイベントが検出されたときに実行される1つ以上のアクションで構成されます。

アクションは、そのまま実行することも、IF条件、IF/ELSE条件、繰り返しアクションで実行することもできます。ほかのレシピから呼び出せるようにすることや、エラー処理を設けることも可能です。こうした要素を組み合わせれば、必要な数だけアプリを使った複数ステップのワークフローを作成できます。

Hive Automateのレシピの可能性は無限です。例を挙げます。

• Salesforceの商談からHiveのプロジェクトを作成する

• Eventbriteでイベントに登録があったときに、Hiveのアクションカードを作成する

• Shopifyで注文があったときに、Hiveのアクションカードを作成する

独自のレシピの作り方について詳しくは、ヘルプ記事のHive Automateでレシピを作成する方法をご覧ください。

自動化は使いすぎない

ここまで、職場でタスクを自動化する方法と、自動化に向いているタスクを紹介しました。最後に、自動化ツールを使ううえでの注意点を一つ挙げます。自動化ツールは1日の助けになる便利な存在ですが、運転しているのは自動化ではなく、あなた自身だということを忘れないでください。

すべてを自動化に頼ることはできません。自動化は、リストにあるすべてのタスクのためのものではありません。忙しいスケジュールに、さらに仕事を増やすためのものでもありません。

自動化は、時間を節約し、業務を効率化し、スケジュールの中で時間のかかる単純なタスクを管理しやすくするためのツールです。自動化は、やることを増やすためではなく、今あるやることを助けるために使うものです。

これらのツールは、仕事を増やす口実ではなく、今取り組んでいる仕事を助けるためのものです。さらに、データインテリジェンスを活用して仕事を分析すれば、自動化がビジネス戦略の助けになっているか、妨げになっていないかを確かめられます。

誰でも、ときには圧倒されてしまうことがあります。優れた自動化ツールは、そうした状況でコントロールを取り戻し、タスクを助けるためのものです。慎重に使い、日々の仕事に役立つ最適なツールを見つけましょう。

メールでもソーシャルメディアへの投稿でも、時間を削れるツールを見つけて、1日の仕事に取り入れてみてください。大切な仕事に集中する時間が生まれて、きっと嬉しくなるはずです。ただし、細かい作業を増やして仕事を再び複雑にしないようにしましょう。

迷わず、自動化しましょう

ありきたりなタイトルですが、まだタスクの自動化を日常的に行っていないなら、今が始めどきです。ここで紹介したベストプラクティスを参考に、時間のかかるタスクを自動化すれば、時間も、労力も、心の余裕も節約できます。

仕事で使っているほかの自動化ツールやベストプラクティスがあれば、ぜひ教えてください。下のコメント欄でお待ちしています。