生産性を高めるGmail連携ベスト7

Google MailことGmailは、世界で最も人気のあるメールプラットフォームで、全世界のユーザーは18億人以上です。1日に送信されるメールの数で見ると、さらに驚くべき数字になります。Gmailでは1日に3,064億通のメールが送信されており、世界で最も影響力のあるツールの1つといえます。

Gmailがこれほど人気なのはなぜでしょうか。大きな理由の1つは、無料であることです。Gmailアカウントは60秒足らずで作成でき、すぐに使い始められます。もう1つの理由は、Googleカレンダー、Googleドキュメント、Google Chat、Googleドライブなど、Gmailと組み合わせて使いやすいGoogleのサービスが揃っていることです。数回クリックするだけで、友人とチャットしたり、プライベートや仕事の予定を立てたり、共有用のファイルをアップロードしたり、同僚と共有するドキュメントをすぐに作成したりできます。 

さらに、Gmailはさまざまなデバイスで使えることも人気の理由です。スマートフォンではGmailアプリで簡単に使えます。ノートパソコン、デスクトップ、iPadでも、それぞれ専用のアプリがあり、操作はとても簡単です。メールを送信するときに使える豊富な機能もあります。1通あたり最大25MBのファイルの添付、絵文字、箇条書き、色付きの文字、送信の予約などがあり、1日に3,000億通以上のGmailメッセージが送られる理由になっています。Googleに標準で備わっている連携のほかに、Gmailと組み合わせて使える連携が数千種類あり、使い勝手をさらに高められます。

なぜこれが重要なのでしょうか。Googleの大きな強みの1つは、数多くの職場向けコラボレーションツールとうまく連携して動くことです。Gmailを毎日使うほかのツールと連携させれば、このメールサービスは仕事にも日常にも、いっそう欠かせない存在になります。連携の数が多すぎて、選ぶのは大変かもしれません。ご安心ください。個人としても仕事でも成果につながる、おすすめのGmail連携をまとめました。

1. Buzz x Gmail連携

Hiveの業界初のGmail連携を使えば、Gmailの受信トレイを、仕事で使うプロジェクト管理ソフトウェアにそのまま取り込めます。 Hiveは、Starbucks、Comcast、Toyota、Google自身など、あらゆる規模のチームが利用している、主要なプロジェクト管理ツールです。さらに、新しいAIアシスタントのBuzzは、Gmailのサイドキックとして働きます。既存の連携に加えて、Buzzが受信トレイの整理やメール返信の下書きなどを行えるということです。

既存の連携では、HiveからすべてのGmailメッセージにアクセスし、アプリ内でGmailメッセージを送受信でき、ツール間をつなげられます。この連携により、Gmailのメールから、Hiveでネクストステップを割り当てることもできます。会議後のフォローアップや、ネクストステップの追跡に便利です。

HiveとGmailをつなぐには、Hive App storeで、Hive Gmailのタイルを「オン」に切り替えるだけです。そのあとGmailアカウントにログインすると、受信トレイがそのままHiveに取り込まれます。

2. Slack x Gmail

Slackは、世界中で約1,200万人が使っている、職場向けのチャットおよびコラボレーションツールです。Slackの優れた点は、職場のコミュニケーションを1つのアプリにまとめられることです。数回クリックするだけで、チーム、組織全体、個人とチャットできます。SlackとGmailの連携を使うと、Gmailのメールを、Slackのチャンネルやダイレクトメッセージに送れます。メールを個人に転送するのではなく、メールの内容をグループで話し合いたいときに便利です。

この連携は、カスタマーサクセスのチームにも向いています。お客様からのメールをカスタマーサクセスのSlackチャンネルに取り込み、解決策をすばやく話し合えます。連携を有効にするには、Slack for Gmailのワークスペースアドオンをインストールします。そのあと、メールを開いて右上のSlackのロゴをクリックし、メッセージの送信先のチャンネルや相手を選びます。メールに追加のメッセージや添付ファイルを加えることもできます。

3. Dropbox x Gmail連携

Dropboxは、市場で最も人気のあるファイル共有ツールの1つです。同僚にファイルを送る場面は多いため、Gmailとつなぐ接点があるのは自然なことです。このDropboxとGmailの連携を使えば、Gmailの受信トレイから離れずに、ファイルの保存と共有ができます。大きな利点の1つは、ファイルがGmailではなくDropboxに保存されるため、ファイルサイズの上限を気にしなくてよいことです。

同じファイルの新しいバージョンを、そのたびに送り直す必要もありません。Dropboxで更新されると、Gmail上のバージョンも更新されます。連携を有効にするには、GSuiteのチームリーダーがワークスペース全体で有効にします。そのあとは、各メールでDropboxのアイコンを選び、Dropboxアカウントからリンクしたいファイルを選べます。

4. Zoom x Gmail

リモートワークやハイブリッドワークの新しい時代には、ビデオ会議がこれまで以上に重要です。この分野で、Zoomほど大きな影響を与えたアプリはほとんどありません。Zoomなら、数回クリックするだけで、チームメンバーや社外の相手とすばやく簡単にビデオ会議を始められます。Zoomのリンクにアクセスできれば、すぐに使えます。

ZoomとGmailの連携を使うと、メールをやり取りしている相手との会議を簡単に予約したり、Zoomミーティングをすぐに始めたりできます。連携を有効にするには、Zoom for Gmailをダウンロードし、右側のサイドバーでZoomのアイコンを選ぶだけです。メールから直接、ミーティングの予約や開始ができます。おまけ：Hiveにも優れたZoom連携があり、チャットウィンドウに「/zoom」と入力するだけで使えます。HiveとZoomの連携について詳しくはこちらをご覧ください。

5. EmailAnalytics x Gmail連携

メールの使い方を詳しく分析したいなら、EmailAnalyticsがおすすめです。このEmailAnalyticsとGmailの連携では、平均返信時間、送信メールと受信メールの数、曜日ごとのメール量、平均の単語数など、生産性の重要な指標を測定できます。

EmailAnalyticsでは、ユーザーをチームごとに分け、チーム全体の指標を組織内のほかのチームと比較することもできます。なかなか便利ですよね。この連携を使うには、EmailAnalyticsのアカウントを作成し（有料アプリです）、Gmailアカウントに接続するだけです。あとはデータが集まるのを待ちます。

6. Right Inbox x Gmail

Right Inboxは、メールの受信トレイをレベルアップさせる優れたプラグインです。あとで送信する、メールを追跡する（誰がいつメールを開いたかが分かります）、カスタマイズした署名を作成する、自分だけが見られる文脈メモを追加する、メールシーケンスを設定する、繰り返し使えるメールテンプレートを作成するなど、便利な機能を使えます。

Right Inboxは、私たちがよく知り、愛用している従来のGmailを、パワーアップさせたようなものです。このGmailアカウント向けのRight Inbox連携を使うには、Chrome Web StoreでRight Inboxの拡張機能をダウンロードするだけです。これで準備は完了です。

7. Hiver

大がかりなツールに投資せずに、迅速で思いやりのあるカスタマーサービスを提供したいなら、Hiverが理想的なGmail連携です。Hiverを使えば、ヘルプデスク機能をGmailに取り込み、support@やhelp@などの共有受信トレイで、お客様からの問い合わせを効率よく管理できます。HiverはGmail標準のUIになじむため、とても使いやすいツールです。HiverとGmailの連携では、メールをタスクとして割り当て、ステータスをリアルタイムで追跡し、CCや転送を使わずにチームメンバーと共同作業できます。

GmailでHiverを使い始めるには、Google WorkspaceマーケットプレイスからHiverをインストールするだけです。そのあと、チームのなかからHiverを有効にしたいユーザーを選びます。

ほかにも、おすすめのGmail連携があれば、ぜひコメント欄で教えてください。このリストは随時更新しており、追加を検討します。