2024年版 部門横断のコラボレーションに役立つツール5選

世界中の組織には、多様で、ときには分断されたチームがあり、事業を円滑に進めるために協力する必要があります。部門横断のコラボレーションは、その業務の重要な要素です。企業が同じような目標に向かって進むなかで、各チームは個別のプロジェクトに取り組みながら、同僚が何に取り組んでいるかを直接把握している必要があります。

たとえば、マーケティングチームが顧客向けイベントを準備している間に、カスタマーサクセスや営業のチームが顧客へのアプローチやホリデーギフトを準備しているかもしれません。複数のチームが連携せずに同じ目標に向かっていると、組織の進捗に悪影響が出ます。そこで役立つのが、プロジェクト管理ツールとコラボレーションツールです。

部門横断のコラボレーションとは

部門横断のコラボレーション、つまり事業全体にまたがるコラボレーションとは、「組織内の異なる部門に所属し、異なる専門性を持つ人々が、共通の目標を達成するために集まるプロセス」のことだと、BigCommerceは説明しています。事業全体でこのレベルのコラボレーションを実現するには、次のような要素が必要です。

• オープンで効率的なコミュニケーションチャネル

• 組織全体で共通のプロセス

• 事業全体のチームからの定期的な最新情報のレポート

• 成功を測るための具体的な目標とスケジュール

この10年で、オンラインのプロジェクト管理ソリューションは、透明性、コラボレーション、目標の追跡、全体の見える化の面で大きく進化しました。その結果、チームは単独や少人数ではなく、部門横断で働けるようになっています。全社目標の設定、プロジェクトの進捗追跡、マイルストーンの設定、プロジェクトのダッシュボードといった機能は、真の意味での事業横断コラボレーションを支えます。

組織にこのレベルの一体感をもたらすツールをお探しなら、おすすめのツールをご紹介します。

1. Hive

Hiveは、強力な目標追跡機能とプロジェクトのタイムライン機能を備えた、プロジェクト管理・コラボレーションツールです。HiveのGoalsは、チームや事業全体の目標とプロジェクト計画をまるごと追跡できる機能で、部門横断のコラボレーションを実現する最初の一歩になります。

HiveのGoalsを使えば、チームは何を目指していて、自分たちの取り組みがどう連動しているかを正確に把握できます。Hiveのチャットとアクションカードで、コミュニケーションが明確になり、プロジェクトの間ずっとチャネルが開かれた状態に保たれます。進捗はHiveのダッシュボードで確認できます。ダッシュボードはチームごとに自由にカスタマイズでき、すべての更新が整理されて、ほかのリーダーも確認できます。

Hiveのそのほかのコラボレーション機能：

• ガントチャート、テーブルビュー、カレンダービューなど、すべてのチームに対応する柔軟なプロジェクトビュー

• すべてのチームに向けたリソース管理とタイムトラッキング

• あらゆるレベルでのダッシュボードによる追跡

• カスタマイズできる通知

• アプリ内チャットとメール連携

• Zoom連携とHiveのNotesアプリ

今すぐHiveを無料でお試しいただき、チームのコラボレーションを整えましょう。

2. ProofHub

世界中のチームや企業で使われているProofHubは、ドキュメントを共同で作成したいクリエイティブチームやマーケティングチームに最適なソフトウェアです。コミュニケーション、コラボレーション、プロジェクト管理を一つにまとめられます。強力な機能で、ファイルの共同作業、連絡、リアルタイムのフィードバック共有、仕事と生活の整理を支援します。ProofHubは、すでに使っている人気のツールとも連携できるため、すべてを一か所で利用できます。

3. Asana

Asana は、小規模から大規模までのプロジェクトを簡単に管理できる、使いやすいビジネス向けコラボレーションツールです。部門横断のコラボレーションツールの一覧に入れた理由もそこにあります。タスクとサブタスクを中心に設計されており、いくつかのセクションに整理して、個人にもチームにも割り当てられます。ここ数年で開発が進み、リモートやハイブリッドの環境で働くチームにも使いやすい人気のツールです。

タスクごとに、プロジェクトマネージャーとチームの全員が、同じ場所で連絡を取り、フィードバックを送る ことができます。プロジェクトごとのコラボレーションが、アクセスしやすい一か所に集まります。

4. Basecamp

Basecampは、個人、プロジェクトマネージャー、マーケティングチーム向けの機能が豊富なクラウド型のコラボレーションツールで、タスクの共同作業を支援します。主な機能には、さまざまなユーザーに割り当てられるタスク用のToDoリストがあります。期限を過ぎたタスクは、システムが自動的にフォローアップします。

リアルタイムのグループチャットや、クライアントがプロジェクトの進捗を確認できるツールも備えています。この一覧のほとんどのサービスと同じく、Basecampもほかの製品と連携して、レポート、分析、タイムトラッキングなどに使えます。クラウド型のソリューションに加えて、iOS、Android、Mac、PCとも連携できます。ただし、Hiveにあるようなリソース管理や進捗分析の主要機能がいくつか欠けているため、Basecampは小規模なチームやクリエイティブなチームにおすすめです。

5. Smartsheet

Smartsheetは、Excelのスプレッドシートに似たテーブルビューを基本にした、コラボレーション管理ソフトウェアです。クラウド型で、ほかのいくつかのデータ表示にも切り替えられます。Smartsheetには、手作業を減らし、繰り返しの作業を自動化するワークフローもあり、日々の単調な仕事の一部を肩代わりしてくれます。

Excelを使いこなす人たちに、部門横断のコラボレーションツールを使ってもらいたい場合、追加のトレーニングをあまり必要としないため、良い選択肢になるでしょう。