5つの手順で設定：Hiveに業務運営用ワークスペースを作る

Hiveでは、成果につながるワークスペースを5つの手順だけで設定できます。本当に、それだけです。5つの手順です。まず、背景から説明しましょう。

業務運営チームが成果物、計画、プロジェクト、社内連絡を着実に進めるには、プロジェクト管理ツールが欠かせません。Hiveのようなツールは、プロジェクトに関わるさまざまなタスクや活動を計画、整理し、進捗を確認する共通の基盤を提供します。

プロジェクト管理が事業運営を支える仕組み

プロジェクト管理ツールは、業務運営チームの成功に重要な役割を果たします。ワークフローを効率化し、協働を改善し、生産性を高めます。タスクの追跡、期限設定、リソースの配分、リアルタイムの進捗確認を簡単に行えます。

大きな利点の1つは、連絡と文書共有を集約できることです。全員の認識がそろい、行き違いや作業の重複を減らせます。さらに、Hiveのようなツールはプロジェクトの成果について有用な情報を提供し、データに基づく判断や、必要に応じた戦略調整を支えます。

Hiveで業務運営のワークフローを最適化する

ただし、ツールを使い始める際に最も難しいのは、初期設定であることがよくあります。すべてをどうつなげるか、どのアプリが必要か、どのワークフローを含めるか迷います。そこで、必要な5つの手順を順に説明します。

1. 今週取り組むタスクをHiveに追加する

業務運営チームは、多くの役割を担い、さまざまな方法で仕事を整理し、毎日大量のタスクに対応していることが一般的です。

Hiveでの最初の一歩として、今週集中している主なタスクだけを追加します。複雑に考えすぎないでください。必要なら、各タスクにサブタスクも追加できます。例えば、次のような形です。

Hiveのよいところは、アクションとサブアクションの数に制限がないことです。必要なだけ作れます。

2. メールとカレンダーをHiveに接続する

依頼、コンテンツ、連絡は、多くの場合、会議やメールで届きます。Hive Mailを使って、GmailやOutlookの受信トレイを同期しましょう。Hive Appsを開き -> Hive Mailをオンにします。

Hive Mailを有効にしたら、同じアプリの画面でHive Calendarもオンにします。便利なのは、社内外から届くどのメールも、Hiveで直接アクションカードに変換できることです。

受信トレイの各メッセージの上部には、2つのボタンがあります。チェックマークを押すとメールから新しいアクションを作れ、リンクのマークを押すと既存のアクションにメールを添付できます。

Hiveを始めたばかりなら、まずは新しいアクションを作る機能だけを使うのがおすすめです。

3. Hiveに目標を追加する

Hiveの目標アプリは、KPI、財務情報、その他の事業指標をまとめて追跡したい業務運営チームに役立ちます。左側のサイドバーでHive Appsをクリックし、アプリライブラリで「目標」を検索してオンにします。

目標を開くと、新しい目標を追加できます。まずは名前、目標の責任者、測定方法を設定しましょう。測定方法を決めることで、追跡する値が明確になります。

測定方法にはいくつかの選択肢があります。上記の目標「売上$1Mを達成する」なら、数値を目指すので、数値の目標を設定します。

最初は小さく始めましょう。階層化した目標は後から追加できます。まず何かを具体的に書き出し、そこからタスクとワークスペースを整えると進めやすくなります。

4. ダッシュボードを作る

業務運営のリーダーは、データや重要な情報をまとめて見られる場所を常に求めているでしょう。それが、ダッシュボードを作った理由の1つです。ワークスペース全体の情報や更新に加え、外部連携からHiveへ送る情報も集められます。

設定するには、Hive Appsでダッシュボードのアプリを有効にします。左側のサイドバーに固定することもできます。

ダッシュボードを開けば、使い方は自由です。私が業務運営責任者なら、例えばFY25のように会計年度ごとに作り、事業やHive内の仕事の情報を示すウィジェットを追加するでしょう。

目標、タスク、メモ、ファイル、テキスト項目など、実に多くを追加できるため、情報を集める最適な場所になります。

5. Hive Formsを有効にして、左側のパネルに固定する

Hive Formsはチームに好評です。Hiveの画面に組み込まれており、社内外の相手から情報をスムーズに取り込めます。

基本的には、URLから誰でも開いて入力できるフォームです。新しい共同作業に関する情報、フィードバック、素材、その他の情報などを集められます。設定や希望に応じて、その情報をHiveのプロジェクトやタスクへ直接取り込めます。

誰かが入力すると内容がHiveへ送られ、チームの「やるべきこと」になります。

追記：フォームの回答から、新しいプロジェクトを作ることもできます。例えば、新規顧客が導入用のフォームに入力すると、プロジェクト全体を作成できます。簡単です。

ほかにも設定は必要ですか？

これで終わりです。業務運営のワークスペースを動かすために必要なのは、これだけです。Hiveには、さらに探索できる機能があるでしょうか。もちろんあります。ワークフローに役立つものもあるはずですが、後から試す時間は十分にあります。

まずは成功に向けた準備を整え、業務運営の中核となる流れをHiveに取り込むことに集中しましょう。設定について具体的な支援が必要なら、help@hive.comへメールしてください。最適な担当者につなぎます。