職場で真剣に受け止められたい人へ：避けたい6つのコミュニケーションの落とし穴

賢く、資格もあり、有能な女性が、専門性にそぐわない話し方のせいで職場での信頼を損なってしまう。そんな場面を見ると、胸が痛みます。

職場では、書く力と話す力の両方で効果的な コミュニケーション を身につけることが欠かせません。

代表的なコミュニケーションの落とし穴を知って避けることは、キャリアに大きな違いを生む、最も手軽な一歩になり得ます。今すぐやめたいことを紹介します。

1. フィラーワードに頼る

So, unfortunately, let’s just, like, honestly talk about something that’s seriously a real problem for professionals.

この英文を声に出して読むと、フィラーワードが聞こえてきます。フィラーワードとは、会議でも、メール でも、登壇中でも、大切な発言の価値を下げてしまう口癖です。中身のない言葉は結論までの道のりを長くし、重要な点から注意をそらします。経験不足という印象を与え、信頼も損ないます。害のほうが大きいのです。

あなたの仕事は、要点を簡潔に、そして 自信 を持って伝え、注目を集めることです。

「unfortunately」は、自然災害のときや、伝える内容が本当に残念なときのためにとっておきましょう。事実であれば、そのまま事実だと言えば十分です。文頭の「so」はやめて、すぐ本題に入りましょう。文の途中で間を置き、次の言葉を整えても問題ありません。沈黙は怖く感じられ、聞こえ方も気になりますが、間を心地よく使うことは、「えーと」を重ねるよりずっと強く響きます。練習すれば、フィラーワードは自然に消えていきます。私のキャリア初期の成功のひとつは、面接官が「会話の間、一度も um と言わなかった」ことに感心してくれたおかげでした。

2. 謝りすぎる

私が申し訳なく思うのは、謝る必要がないのに女性が「I’m sorry」と言うときだけです。会議への参加が遅れたとき、クライアントがニュースに否定的な反応をしたとき、プロジェクトのトラブルに関するメールに返信するときなど、通話で謝る女性を見ると、ついひるんでしまいます。どれも無理のない状況ですが、謝るほどのことではありません。

私は「徹底して責任を持つこと」を大切にしています。本当に謝るべきとき、あるいは会社のミスについて会社を代表して謝るべきときは、もちろん言ってください。ただし、そう思っていないなら言わないことです。非がないのに謝ると、不安そうに見えたり、何を言えばよいか迷っているように見えたり、他人からどう思われるかを気にしすぎているように見えたりします。謝りすぎは、自信と強さではなく、従順さと弱さの印象を与えます。しかも、いつも口にしていたら、本当に謝っているときに周りは気づけません。何かを後悔し、反省しているなら、謝罪が必要です。会議に遅れたときや、最善の仕事を提出できなかったときも、謝るのにふさわしい場面です。

それ以外の場面では、使えるコツがいくつかあります。責任がないときに謝らない方法のひとつは、相手の気持ちに寄り添うことです。「お待たせして申し訳ありません」より、「お待ちいただきありがとうございます。今週は忙しくしておりました」のほうがずっと好印象です。

3. 準備をしない

キャリアでのコミュニケーションの落とし穴といえば、準備不足は最も大きな失敗のひとつです。ここは大学ではなく仕事の場です。どの会議でも、特に聴衆の前で話すときは、いつもぶっつけ本番というわけにはいきません。そう、PowerPointのスライドをそのまま読み上げる人、あなたのことですよ。（困ったものです。）新しいキャンペーンのアイデアがあるなら、調べて、その結果と、なぜ良い案だと考えるかを共有しましょう。

準備に力を入れることは、聞き手の時間を大切にし、共有する内容を大事に思っているというメッセージになります。何時間も練習して言葉を暗記する必要はありません。ただ、どんな場でも、何を話したいかを分かったうえで臨みましょう。役立つなら、大まかなメモや箇条書きを用意して、話す内容を思い出すきっかけにしてください。話している途中で次の内容を忘れたら、深呼吸をして、次の考えが浮かぶまでつなぎましょう。堂々としていれば、誰も気づきません。

4. 語尾の上げ下げ

特定の抑揚の使い方は、悪い意味で目立ちます。通話や会議の場で最も力があり自信に満ちた人でも、話すこと全部が疑問文のように聞こえる話し方（いわゆるアップトーク）では、そのように見えません。

人にはそれぞれ話し方に言語的な違いがあります。私は女性の話し方を一般化したいわけでも、多様性への配慮を避けたいわけでもありません。ただ、必要なことは声を弱めずに言えるようになってほしいのです。聞き取りにくい話し方は自信がなさそうに映り、信頼性を損なうことがあります。

5. コミュニケーション不足

クライアントへの確認から、新しい関係やビジネスの構築、プレゼンテーションでのクライアントへの説明まで、コミュニケーションが鍵を握ります。そして、キャリアの マネジメント では、沈黙は命取りです。プロジェクトに取り組んでいるなら、詳しいメールを送り、すべてを文章に残して、チームメンバーが常に最新の状況を把握できるようにしましょう。「___はどうなっていますか？」という確認も減らせます。

声を上げると「うるさい人」や、マネジメントを「煩わせている」ように感じてしまう女性が多すぎます。実際には、キャリアの潤滑油をもらえるのは、声を上げる人です。沈黙は致命傷になり得ます。コミュニケーション不足は、関係を左右し、収益に響き、クライアントを不満にし、チームを混乱させます。メッセージアプリを使えば、クライアントとつながり続け、重要なプロジェクトの最新情報を共有できます。ただし、アプリの問題をすばやく修正し、不要な中断を防いでくれる、頼れるITチームも用意しておきましょう。

6. 全員に返信する

ちょっとしたネチケットの話です。文章でのコミュニケーションの落とし穴として、「全員に返信」を使うべきタイミングが分かっていない人をよく見かけます。「全員に返信」を使うのは、同僚と一緒にメールのやり取りに入っていて、最新情報を伝えてグループ全体に共有しておきたい場合です。

情報が共有されるとき、プロジェクトのメンバーを蚊帳の外に置いてはいけません。クライアントがチームとのメールスレッドでフィードバックを共有してくれるのを待った経験は、数え切れません。私には、先方が責任を果たしていないように見えました。実際には、先方は一日の大半を会議で過ごしていた同僚に直接返信していて、そのまま対応が漏れてしまったのです。

「全員に返信」が向かないのは、1、2回の返信で問題を解決できない2人のやり取りです。少人数の同僚が気軽に全員へ返信して会話を始め、残りの私たちには関係のない50通以上のメールに膨らんでしまうことがよくあります。

メールスレッドの中で、誰かと裏で何度かやり取りしながら戦略を詰める必要があるなら、「返信」が最適です。

自信を持って伝えよう

どこを避けて歩くべきかが分かったら、次は言葉にして実践する番です。この情報を自分のレパートリーに取り入れましょう。まずは「ごめんなさい」を温存することから、話す力を磨いてください。フィラーワードを中身のある言葉に置き換え、かすれ声も整えましょう。

自信といえば、緊張 するのは普通のことです。その仕組みを理解すれば、むしろコミュニケーションを高めてくれます。

マニュアル車を運転したことがなければ想像しにくいかもしれませんが、ブレーキをゆるめながら同時にアクセルを踏む絶妙なポイントがあり、エンストを防いでくれます。同じように、コンフォートゾーン の外に出てストレスが高まった状態は、最適な不安と呼ばれます。コミュニケーションで使いこなしたい、あなたの絶妙なポイントです。

胸のドキドキは悪いものではありません。それは、あなたが気にかけていて、聞き手を安心させたいと思っている証です。この感覚を経験するほど、高まった状態を味方につけられるようになります。

避けたいのは、急ぎすぎたり、高揚感で調子を崩したり、緊張に飲まれたりすることです。

内容と、職場でのあなたの役割に自信を持ってください。あなたがそこにいるのには理由があります。自信を持って話せば、あなたにふさわしい注目と 敬意 が集まります。

この記事 は、女性のキャリア目標の達成を支援する最大のキャリアコミュニティ、Fairygodbossに最初に掲載されました。