利用者に聞いた、Hiveを使いこなす6つの簡単な方法

毎日、数千のチームがHiveを利用していますが、まったく同じ使い方の職場はありません。柔軟性とカスタマイズ可能な機能は、多くの人がHiveを選ぶ理由の1つです。自分たちの働き方に最も合う形で、協働し、連絡を取り合えるツールです。だからこそ、私たちはいつも意見を募り、利用者のアイデアを毎週新機能に取り入れています。  機能を提供するのは私たちですが、利用者の皆さんこそ専門家だと考えています。毎日何時間もHiveで働く皆さんから、活用のヒントや工夫を聞くのを楽しみにしています。今回は、お客様がこれまで以上に生産的な毎日を実現するために使っている、優れたHive活用術をまとめました。今日からいくつ実践できるか、ぜひ試してみてください。 

1. メールのフォローアップ用にリマインダータスクを作る 

「メールにすぐ対応する時間がないときは、タスクを作って後日の対応を予定し、メールをアーカイブできます。内容はタスクに残りますが、受信トレイからはなくなります。受信トレイがすっきりし、埋もれて忘れるメールも減ります。メールをタスクに紐付けられるので、やるべきことを説明したメールを探す時間も短くなります。」— Rita Rhodes、Adroit Compliance LLC創業者

Hiveでメールのフォローアップを管理する方法

1. Hive Mailアプリを有効にし、GmailまたはOutlookの受信トレイを連携しておきます。

2. メール画面内の丸いチェックマークをクリックすると、どのメールもアクションカードに変換できます。メールの内容はカード内のスレッドに残ります。

3. メールに対応したい日を期限に設定します。またはリマインダーを設定すると、Hiveのポップアップ通知とメールで、アクションカードへの対応を知らせてもらえます。

2. 休止中のプロジェクトをアーカイブして、ワークスペースを整理する

「顧客のプロジェクトをすべて1か所にまとめ、完全には削除せずにアーカイブできます。現在取引している顧客の一覧を埋め尽くすことなく、過去の仕事の記録を残せます。欠かせない機能です。」— Alicia Holbrook、EMILY Revolutionary Marketing Group。追記：EMILYがHiveを使って中小企業の情報発信を支援する方法は、こちらの詳しい紹介記事をご覧ください。

プロジェクトをアーカイブする方法

1. プロジェクト内で3点の「その他」ボタンをクリックし、「プロジェクトをアーカイブ」を選びます。アーカイブできるのは、ワークスペースの管理者またはプロジェクトの所有者だけです。

2. アーカイブしたプロジェクトは、プロジェクトナビゲーターから開けます。再開するときは、アーカイブを解除するだけで、メインの進行中プロジェクトのタブに戻せます。

3. Hiveのフォームの共有方法を工夫する

「『今日はどのようなお手伝いができますか』と書いた名刺を作り、裏面にQRコードと短い説明を載せました。他部署の人がカードを手に取って読み取ると、プロジェクトを依頼できるHiveのフォームが開きます。フォームでは、チームとの面談を希望するか、自分ですべて入力するかを選べます。入力された情報は、Hiveのプロジェクトに自動変換されます。各プロジェクトには、依頼元の施設、部署、プロジェクト名、完了が必要な日、依頼した担当者やリーダーが表示されます。」— Matthew House、Advent Health

フォームの使い方の基本

• まず、ワークスペースでHive Formsを有効にします。左側のナビゲーションの「アプリ」を開き、「フォーム」をオンにしてください。

• 新しいフォームを作り、タイトルと説明を追加します。必要な項目はドラッグ＆ドロップで追加できます。12種類の項目と、3種類の動的項目を使えます。

• 選んだ項目に応じて、必須にする、説明文を加える、最大文字数を設定するなどの調整ができます。

• 各フォームには固有のURLがあります。Hiveを使っていない人も含め、誰にでも共有でき、ブラウザーから開いてもらえます。工夫したい場合は、このURLでQRコードを作り（ QRコード作成ツールで簡単に生成できます）、自分たちに合う方法で配布しましょう。この素晴らしいアイデアを教えてくれたAdvent Healthに感謝します。

• 送信されたフォームのデータは、1）指定したメールアドレス、または2）選んだメンバーに自動で割り当てる個別のHiveアクションカードに送れます。

4. 環境に合わせてHiveのワークスペースを調整する

「自分たちの働き方を考えてみてください。Hiveは自由にカスタマイズできるので、初期設定のまま使うより、環境に合わせて整えると最大限に活用できます。もちろん、そのままでも十分に快適に使えます。」— Christa Ptatschek、Manulife

ニーズに最適なHiveのワークスペースを作る方法

1. プロジェクトを調整します。Hiveのどのプロジェクトも、タスクの整理方法に合わせて6種類のレイアウトで表示できます。かんばん、ガントチャート、カレンダー表示、チーム表示、ラベル表示、テーブル表示から選べます。

2. アプリを調整します。Hiveには充実したアプリ群がありますが、リソース管理や校正と承認などの高度な機能が、すべてのチームに必要とは限りません。そのため任意で利用でき、左側のナビゲーションから簡単に開いて、必要に応じてオン・オフを切り替えられます。

3. 連携を調整します。Hiveは、職場でよく使われる1000以上のツールと連携できます。Slack、Google Drive、Zoomなどの人気の連携を使うには、左側のナビゲーションの「アプリ」を開き、一番下まで移動してください。

5. 重要な関係者と公開レポートを共有する

「特定のレポートを公開できる点が気に入っています。経営幹部や取締役会に向けてレポートを示し、透明性を確保できます。」— Alexandra Martin、Health Solutions

Hiveを使っていない人と情報を共有する方法

1.  外部の関係者に進捗を共有する方法の1つは、CSVファイルを書き出し、メールやファイル共有サービスで送ることです。ポートフォリオ表示、リソース管理、タイムシートのレポートでCSV出力を利用できます。

2. 公開リンクを使って、ガント表示のプロジェクトを共有することもできます。Hiveのワークスペースに参加していない人でも、ブラウザーで読み取り専用のガントチャートを確認できます。

6. メンバーをタグ付けして、すぐに気付いてもらう

「Hiveのタグ付け機能で、組織の効率が大きく上がりました。通知欄でお知らせを受け取れることは、期限を守るために必要な情報を確実に得るうえで欠かせません。」— Will Duderstadt、M/I Homes

タグ付けについて知っておきたいこと

• アクションカードのコメントでメンバーをタグ付け（@ 名前）すると、その人の通知内の「メンション」欄にすぐにお知らせが届きます。

• タグ付けされたメンバーは、アクションカードの「フォロワー」に追加されます。その後のカードの変更についても通知を受け取ります。

• メモのコメントで@メンションされた場合も、通知が届きます。

これらのヒントが、Hiveの新しい使い方を見つけるきっかけになれば幸いです。ただし、ここで紹介したのはほんの一部です。皆さんが考えた独自の解決策や働き方を、ぜひ教えてください。下のコメント欄で活用術を共有しましょう。この記事は定期的に更新し、次は皆さんの素晴らしいアイデアも紹介したいと考えています。