効果的な会議運営の7つのヒント

定例会議を楽しみにする人を知っていますか？パンデミック前から、会議は誰もが嫌がるもののようでした。予定が多すぎ、時間を超え、大半は無駄に感じられました。最近の研究では、幹部は週の半分以上、平均23時間を会議に費やしていました。一般の管理職ではない同僚の時間は、それに含まれていません。

それでも、会議を苦痛にする必要はありません。必要な場合も多く、適切に進めれば楽しく生産的にできます。

1. 会議が必要か判断する

チームや同僚に招待を送る前に、まず本当に会議に値する内容か確認しましょう。自分と1〜2人で気軽に話せるなら、それに気づくことで、全員の貴重な時間を無駄にせずに済みます。

正式な評価面談で扱える内容でしょうか？管理者へ短いメールを送り、その後で会議の必要性を判断できるでしょうか？予定は月曜日ですか？研究では、特に月曜の朝は会議に最も不向きです。種類ごとの適切な時間帯はこちらで確認できます。

2. 参加者を慎重に選ぶ

会議は特別な人だけを選ぶ場でも、限定の機会でもありません。必要だと判断したら、参加者を慎重に考えます。多くの場合、全員がいる必要はありません。月1回の全社報告や、直接関わらない案件も知るための四半期の集まりはあるでしょうが、日常的な会議に必要な人数はもっと少ないものです。

人数が多すぎて、かえってまとまらなくならないか考えてください。誰が参加して最も役立つ情報を得られ、誰が生産的に貢献できるでしょうか？可能なら性格の相性も考え、誘わないと申し訳ないという理由の招待は避けましょう。

マーケティング部門全員が、仕事のためにキャンペーンの詳細を知る必要はあります。しかし、制作担当との構想会議に、数人の部門責任者以上が必要でしょうか？アイデアを出し合うだけなら、顧客も必要ですか？まだブランドカラーや指針を決める段階で、SNSチームも加わるべきでしょうか？

3. 議題を用意する

議題を計画し、それに沿って進めると、脱線して時間の無駄に感じられることを防げます。事前に送れば、参加者は準備しやすくなり、案件やテーマに合う質問や考えを持ち寄れます。

4. メモを取る

進行役は、最初の資料を用意する以外にメモを取る余裕がないかもしれません。自分でも同僚でもよいので、必ず記録担当を決めてください。その後、参加者全員に加え、欠席者や、議論の内容が仕事に影響する人へ共有します。

共有するので、入力するのが最も効率的で読みやすい方法です。担当者は細部に注意を払い、別の案件ではなく会議に集中する必要があります。詳しい記録は、会議後の会話、アイデア、ワークフロー、期限を支えます。説明が足りず、発言者以外に意味が伝わらない箇条書きなら、記録がないほうがましなほどです。

5. 全員に発言の機会を与える

参加者にはそれぞれ目的があります。だからこそ、慎重に選びます。記録だけを担当すると指定され、本人も理解している場合を除き、全員が何かを提供できる余地を残しましょう。発表形式でも、意見や称賛を伝えられると、案件に関わっていると感じ、圧倒されにくくなる可能性があります。

6. 意見を受け入れる

優れたリーダーや生産的な従業員は、よい意見も悪い意見も厳しい意見も受け入れます。議題を渡すと、同僚はアイデアを発展させ、追加の考えや次の手順を検討し始めるでしょう。効率的な戦略や新たな要素を提案する人がいれば、自由に話してもらってください。他者の視点を受け入れることは協働に役立ち、企業をより大きく発展させます。

チームや顧客への発表・講義でも、共同の過程だと理解する必要があります。最後に自由な討議の時間がなければ、意見や提案がある場合の連絡方法を知らせましょう。意見を受け付けることは、相手を尊重し、自分の関心だけが職場のすべてではないと示します。少なくとも、同僚間の信頼を確実に高めます。

7. Hiveを使う

Hiveで議題、メモ、添付資料、お知らせを1か所にまとめましょう。Hiveと連携アプリで会議を成功させるための便利なヒントも紹介しています。