新登場：Hive Notes for Meetings

Hiveを使うチームに、リモートワークの最大の悩みを尋ねると、答えは明確でした。会議です。次の手順や成果物がはっきりしないまま、Zoom会議が続くのは疲れるものでした。しかし、この問題は機会でもあります。会議のあり方を見直し、会議の中で実際に仕事を進められたらどうでしょうか。 

最初にHiveのメモを公開したとき、よりよい共同作業を支える機能として作りました。利用と意見が増える中で、メモと会議体験をさらに融合する必要があると分かりました。そこで、Hive Notes for Meetingsを公開します。Hiveのメモはこれまでも、関連情報の保存、タスクの割り当て、プロジェクトへの紐付けができる場所でした。 Hive Notes for Meetingsは、会議と仕事を統合する次の一歩です。新たに、次のようなことができます。

• 各メモをカレンダーの会議に紐付け、関連する会議情報を自動入力できます。

• 5分前に、会議メモへ直接つながる通知を受信できます。

• すべての参加者と各メモを共有できます。

• 複数の参加者とリアルタイムで共同作業し、メモ、次の手順、画像を追加できます。

仕組みをご紹介します。アプリのセクションでHive Mailを使い、メールをHiveにつなぎます。設定後、カレンダーのどの会議にもHiveのメモを紐付けられます。紐付けると、参加者や説明などの関連情報をメモに取り込みます。会議前、会議中、会議後に、考えや議題を書き、次の手順を割り当てられます。メモを、参加者に担当を割り当てた具体的な実行項目の一覧へ変えられるのです。また、会議を逃さないよう、開始5分前に、メモを取るか会議に参加するようHiveで通知します。

Hive Notes for Meetingsの使い方

日常に取り入れると、共同作業がしやすく、効率的で効果的な新しい会議体験を作れます。私たちが気に入っている使い方を紹介します。

1. どの会議にもメモを紐付ける

カレンダーのどの会議にも、簡単にメモを添付できます。紐付けると、準備ができた時点で他の参加者に共有するショートカットが使えます。Hiveを使わない業者や顧客も対象です。上部には、時刻や会議へのリンクなどの情報も保存されます。Hive画面右上の会議通知も選べます。軽食休憩の合間でも、時間どおりに参加する助けになります。

2. 実際に活用できる議題を作る

Hive Notesがあれば、Powerpointの議題はもう必要ありません。メモに議題を下書きし、事前に参加者へ共有します。直前にはHive利用者全員へ、会議に参加してメモを開く通知が届き、議題がすぐ見られます。ただし、Hive Notesの議題は単なる話題の一覧ではありません。会議の枠組みとして使い、参加を促しましょう。アイデアやメモを加え、箇条書きの項目をアクションに変えられます。

3. 会議の中でプロジェクトを進める

Hive Notesなら、時間を無駄にせず、会議中にプロジェクトへ取り組めます。作成したメモのどの文章も、数回のクリックでアクションに変え、期限を設定し、メンバーに割り当てられます。Hiveの既存プロジェクトにメモを添付することもできます。

4. 定例会議のメモを1か所にまとめる

来週も同じ時間に会議がありますか。「新しい記録を追加」をクリックすると、次の記録にも同じ会議情報が入ります。過去のメモを同じスレッドに保存するので、以前の内容や次の手順を簡単に振り返れます。完了、進行中、未着手のタスクを確認し、前回以降の進捗も追えます。 

Hive Notes for Meetingsを有効にする方法

使い始めたい方は、次の手順をご覧ください。

まず、Hive AppsでHive Mailがオンになっていることを確認します。

設定後、Hiveで会議通知をオン・オフにできます。オンなら、会議の5分前に右上へリマインダーが表示されます。会議に接続されている場合はZoomを開くか、メモを取るよう促します。通知は次のように表示されます。

切り替えるには、プロフィール写真のメニューから通知設定を開き、「今後の会議の通知を表示」を選びます。いつでも変更できます。

設定を保存したら、日中の社内外すべての会議でHive Notes for Meetingsを活用できます。

この新機能を発表でき、とてもうれしく思います。皆さんと会議を改善する旅は、まだ始まったばかりです。チームがより速く進む助けになることを願っています。新しい会議体験に乾杯！