Hiveのよくある質問にお答えします

ツールやアプリ、スマートフォン、ゲームなど、どんなテクノロジーでも、長く使っていると必ず疑問が出てきます。製品のすみずみまで理解するのは不可能です。たった1人で製品をすべて作り上げた場合は別ですが、それはめったにありません。私たちはこの4年間、Hiveを作りながら、過去のバージョンや機能、ショートカット、連携を繰り返し改善し、Hiveを最高の製品にするために努力してきました。つまり、皆さまのフィードバックをもとに、アプリは常に変化しています。これは良いことです。ただ、そのせいで新しい疑問が出てくることもあります。Hiveを使い始めたばかりの初心者の方なら、なおさらです。

でもご安心ください。解決策があります。Hiveに関するよくある質問を10個選び、1ページにまとめました。「はじめに」と「中級」の2つに分けているので、習熟度に合わせて読み進められます。

はじめに

1. Hiveのアカウントを作成するには？

Hiveのアカウントは無料で作成でき、14日間の無料トライアルが付きます（クレジットカードは不要です）。これは、サポートデスクに最も多く寄せられる、基本的な質問です。

アカウントの作成方法は、次の3つです。どれも簡単です。

• メールアドレスで作成する

• Slackアカウントで作成する

• Googleアカウントで作成する

1.  登録ページを開きます。

2. Slack／Googleで登録する場合は、アイコンをクリックして認証します。

3. メールアドレスで登録する場合は、メールアドレスを入力し、パスワードを設定します。

4. そのほかの情報を入力します

5. 「続行」をクリックします

ワークスペースを設定する

次に、ワークスペースを設定します。設定の選択肢はいろいろあります。Hiveでは、自分に合った働き方をするのがいちばんだと考えています。自由にカスタマイズしてください。

•  メッセンジャーを選ぶ

Hiveのネイティブメッセンジャーを使うか、現在お使いのメッセンジャーを使うかを選べます。

• ワークスペースに名前を付ける

• 最初の プロジェクトを作成する

• プロジェクトに アクション を追加する

• ワークスペースに チームメンバー を追加する

• ネイティブのファイル連携で ファイル を同期する

これで準備は完了です。さっそくHiveを使ってみましょう。

Hiveの インターフェースについては、こちらの記事で詳しく説明しています。Hiveのサブスクリプションへの登録方法は、こちらの 記事をご覧ください。

2. 最初のタスクをHiveに入力するには？

まずは、自分の My Actions リストにタスクをいくつか入力してみましょう。右上の青い +New Action ボタンを使い、担当者に自分を選びます。 これから取り組む作業を少なくとも3つ入力し、期限を選んだら、上部ナビゲーションバーの My Actions タブで確認します。

アクションを作成したとき、アクションカードに追加できる項目がたくさんあることに気づきましたか？まずはシンプルに始めることをおすすめしますが、アクションカードには次のような項目を追加できます。

• 期限 - アクション項目を完了させたい日付です。

• プロジェクト - Hiveでプロジェクトを作成し、アクションを特定のプロジェクトに割り当てられます。

• 担当者 - アクションカードを特定の人に割り当てると、その人が自分の責任範囲を理解できます。

• サブアクション - 大きなアクションの中にサブアクションを作成し、メンバーそれぞれに割り当てられます。

• 添付ファイル - カード左下の青い+ボタンを使うと、どのカードにもファイルを追加できます。

• ラベル - カード左下の青い+ボタンを使うと、カードにラベルを付けられます。

3. チームをHiveに招待するには？

次に、Hiveを使う必要がある人を考えましょう。作業の割り当てを受け、コメントしたり共同作業をしたり、ファイルを添付したり、進捗を確認したり、プロジェクトを次の段階に進めて完了させたりするためです。

同僚を追加する。  複数のプロジェクトにアクセスするワークスペースの主要メンバーは、 メールで招待し 、表示するプロジェクトを選びます。+New actionボタンの隣にある +person ボタンを使うだけです。

全員を整理する。   同僚が部署やチームに分かれている場合は、そのチーム構造をHiveに追加しておくと便利です。プロジェクトへの追加が楽になり、チャットグループやコメントでチームを@メンションすることもできます。チームのセクションは、プロフィールメニュー（右上のアバター）から「Your workspace」>「Manager Users」を選ぶと見つかります。

社外のユーザーも招待する。  フリーランサーと協力したり、クライアントやベンダーと密に連携したりしていますか？その場合は、 外部ユーザーとして追加します。外部ユーザーは1つのプロジェクトと、そのプロジェクトに関連するチャットグループ（ある場合）にアクセスできます。上のスクリーンショットのように、External Usersタブをクリックすると、1つのプロジェクトに外部ユーザーを追加できます。

4. プロジェクトとラベルを作成するには？

Project Navigatorを開き、 +New Project ボタンをクリックして、名前を入力します。 その下に、任意で設定できる項目が表示されます。

• 期限 -  プロジェクトの完了予定日やローンチ予定日をチームに知らせます

• ラベル - 作業を分類します

• 説明 - 自由記入欄です。メンバー全員に参照してほしい主な範囲や説明を書けます

• 添付ファイル - プロジェクトの詳細エリアに保存されます。

• 親プロジェクト - このプロジェクトを、親プロジェクトの子（サブ）プロジェクトにできます。 同じクライアントのプロジェクトが多い場合や、組織に部署があり、その下にサブプロジェクトがある場合は、親プロジェクトを作ることをおすすめします。

• フェーズ -  作業がライフサイクルごとに分かれている場合は、フェーズとして追加することをおすすめします。

次の画面で、 レイアウトを選び、共有の権限を決めます。

プロジェクトを作成したら、チームとの共同作業を始めましょう。

• ワークフローに繰り返しのステップはありますか？アクションテンプレートを設定しましょう。

• アクションカードにコメントを投稿 すると、目の前のタスクに関する会話をひとまとめにできます

• チームメンバーを@メンションすると、質問やコメントにすばやく気づいてもらえます

•  通知フィード を確認しましょう（右上のベルのアイコンです）。対応が必要なタスクや項目がここに集まります。 通知を受け取る タイミングや方法も いつでも選べます。

中級

5. タスクをHiveにインポートするには？

以前使っていたツールからタスクをコピーできれば、Hiveをずっと始めやすくなります。しかも、1分ほどで終わります。

手順は次のとおりです。

メインメニューを開いて&「Import tasks」を選び、インポート元のツールを選びます。

選んだツールから.JSONファイルをパソコンにダウンロードする手順に従います

「Click here to attach」リンクをクリックし、.JSONファイルを追加します

完了です！ まもなく、タスクがHiveに自動で表示されます。

6. ファイルストレージをHiveに連携するには？

Box、Dropbox、Google DriveをHiveにリンクできます。作業の流れを止めずに、ファイルを確認したり共有したりできます。

手順は、たった3ステップです。

1. アバターの横にある「Add File」アイコンをクリックします

2. 会社で使っているクラウドドライブを選びます

3. 新しいウィンドウが開き、ユーザー名とパスワードの入力を求められます

4. サインインすると、すべてのファイルにすぐアクセスできます

これで、クラウドドライブにあるファイルをHiveのチームメンバーに送れます。

ファイルは次の場所に添付できます。

• アクションカード

• アクションカードのコメント

• Project Home ページ

• チャットメッセージ

アクションカードにファイルを添付するには、アクションまたはコメントにあるクリップのアイコンをクリックします。

Project Homeページにファイルを添付するには、「Attachments」セクションを開き、「+ Add Attachment」をクリックします。

チャットメッセージにファイルをアップロードするには、メッセージの入力中に、チャットバーの左側にある+マークをクリックします。

7. Hiveの柔軟なプロジェクトビューを活用するには？

My Actions

「My Actions」ビューは、自分で作成したアクションと、他の人から割り当てられたアクションの一覧です。My Actionsなら、やるべきことがひと目でわかり、優先順位を付けやすくなります。

My Actionsビューは、Hiveワークスペースの中央のパネルにあります。

1. リストにアクションをいくつか追加する 

 What needs to be done? と書かれたボックスをクリックします。やりたいことを入力してEnterキーを押すと、アクションがリストに表示されます。

2. アクションの内容を充実させる 

アクションのどれかをクリックすると、アクションの詳細を表示するモーダルが開きます。アクションに背景情報を加えられる項目がたくさんあります。詳しくは、上の2番で説明しました。アクションの完了に必要な詳細を追加したら、閉じるをクリックしてモーダルを閉じます。

3. アクションを整理する

次は、アクションを整理します。整理はとても簡単です。

アクションを整理するカテゴリは4つあります。

• Now は、今日完了したいアクションの一覧です。 他の人から新しく割り当てられたアクションは、最初にここに入ります。

• Futureは、現在スヌーズしているアクションの一覧です。スヌーズしたアクションごとに日付を設定すると、その日にNowリストに再び表示されます。

• Completedは、最近完了したアクションの一覧です。

• Assigned by meは、自分が他の人に割り当てたアクションの一覧です。

これらのカテゴリがあるので、リストは自動で整理され、重要なことに集中できます。それでも、好きなように整理するのは簡単です。

• 今すぐ終わらせる必要があるアクションは、緊急にできます。 アクションカードに赤い感嘆符が表示されるので、重要なアクションだとすぐにわかります。

• 個人的なアクションは、非公開にできます。 そうすると、自分以外のチームメンバーには見えません。非公開のアクションにはカードに目のアイコンが表示されるので、簡単に見分けられます。

• 検索バーでアクションを探してみましょう。 単語を入力するだけで、その単語を含むアクションがすべて一覧に表示されます。

Kanban

かんばんボードは、ワークフローを視覚化する強力なツールです。タスクはカードで表され、リストに整理されます。各リストは、作業プロセスの1つのステップを表します。

カードをドラッグ＆ドロップして、ステータスの列の間を動かすだけで、プロセスの進行を管理できます（付箋のようなイメージです）。

視覚的に考えるタイプの方にぴったりです。Hiveでは、ステータスビューを使ってかんばんボードを作成できます。

かんばんボードを作成する

1. 「Project Navigator」を開き、「+New Project」をクリックします

2. プロジェクトの詳細を入力し、チームメンバーを招待します

3. プロジェクトのレイアウトとして「Status View」を選びます

4. 「Create」を押すと、新しいプロジェクトがかんばんで直接開きます

かんばんボードを編集する

Hiveのステータスビューには、Unstarted、In Progress、Completedの3つのステータスが初めから用意されています。ステータスは自由に変更でき、好きなだけ追加できます。チームのニーズに合わせてカスタマイズできるので、可能性は無限大です。

Gantt

ガントチャートを使えば、Hiveで同じツールのままプロジェクトを 計画 し、 実行 できます。さっそく見てみましょう。

• Project Navigatorに移動し、+New Projectを選びます

• タイトルを付け、必要に応じて説明、期限、添付ファイルを追加します

• 共有設定を選びます（詳しくは こちらをご覧ください）

• プロジェクトのレイアウトとして「Gantt View」を選び、createを選びます

• 新しいガントのプロジェクトが開きます。+Add an actionをクリックして名前を入力し、Enterキーを押します。ガントチャート上をクリックすると、開始日と期限を設定できます。完成したガントビューは、次のようになります。

ガントビューを作成したら、ニーズに合わせてさまざまにカスタマイズできます。

タイムラインを変更する

ガントビューは、初期設定では数か月分のタイムラインを表示します。この範囲は変更できます。ズームインして数週間を見ることも、ズームアウトして1年全体を見ることもできます。

タスクを割り当てる

プレースホルダーのアイコンをクリックし、ドロップダウンメニューから担当者を選ぶと、チームメンバーにタスクを割り当てられます。

エクスポート

ガントビューからは、PDF、PNG、Microsoft Project、Excelにエクスポートできます。日付の範囲を限定したり、画像のエクスポートで担当者を非表示にしたりすることもできます。

8. Hive Appsを活用するには？

どのチームにも、それぞれのツール、ワークフロー、目標があります。そのためにHive Appsを作りました。チームが連携や機能を管理して、Hiveをカスタマイズできる場所です。アプリに関する問い合わせは、Hiveについてよくいただく質問の1つです。

Hive appsを開く

Hive appsを開くには、次のようにします。

• メインメニューを開き、リストの下のほうにある「Hive apps」を選びます

Hive appsを使う

これがHive appsのダッシュボードです。

アプリは2つのカテゴリに分かれています。

My apps: 個人のレベルでアクセスして使える連携や機能です。

• ファイルストレージ連携のすべて、ビデオ会議、 Zapierが含まれます

Workspace apps: ワークスペースの全員に対して、オンとオフを切り替えられる連携や機能です。 ご注意ください。Workspace appsをオンにできるのは管理者だけです。

•  フォームや タイムトラッキングなどのプレミアム機能も使えます。

 グレー表示 のアプリは、ワークスペースに追加されていません。

 ロゴがカラー  で、緑のチェック マークが付いているアプリは、追加済みです。

各アプリには、仕組みを説明するヘルプセンターの記事へのリンクがあります。

アプリを追加するには、スライドボタンをクリックするだけです。連携か機能かによっては、ログイン情報の入力が必要になる場合があります。

9. Hive Formsの仕組みは？

Hiveでは、ブラウザーで誰でも入力できるカスタムフォームを作成できます。送信されたフォームからは、フォームの内容をすべて含むアクションカードがHiveに自動で作成されます。

Hiveのフォームは、たとえば次のような用途に便利です。

• 注文や依頼の受け付け

• バグやその他の問題の報告

• 従業員からの情報収集と整理（連絡先など）

• そのほか、さまざまな用途

フォームを作成する

• 「Hive Apps」で「Forms」がまだ有効でない場合は、有効にします

• メインメニュー（プロフィール画像の下）を開きます

• 「Forms」を選びます

• 「+New Form」をクリックします

• タイトルと説明を追加します

• フォームに追加したいフィールドをドラッグ＆ドロップします

Hiveのフォームに追加できるフィールドは、10種類あります。

チェックボックスグループ 

日付フィールド

ファイルアップロード（あらゆる種類のファイルに対応）

見出し

段落

ラジオボタングループ

選択

テキストフィールド

テキストエリア

区切り線

区切り線ツールは、フォームのフィールドを視覚的に区切るのに便利です。

複数行テキスト

...

選んだフィールドに応じて、必須にする、ヘルプテキストを追加する、最大文字数を設定するなど、さまざまなカスタマイズができます。

• 確認メッセージを追加する

フォームを送信したあとに、その人に表示されるメッセージです。

• フォームの送信先を設定する 

フォームが送信されると、データの送り先は次の2つのどちらかです。

メール  - メールアドレスを設定すると、フォームに入力された情報がすべてその受信トレイに届きます。以下をご覧ください。

Hive Action - 選んだプロジェクトで、選んだ担当者に割り当てられたアクションがHiveに自動で作成されます。次のように表示されます。

各フォームにはリンクがあり、共有したりウェブサイトに掲載したりできます。

リンクを取得するには、フォームの上部までスクロールすると、リンクが入った白いボックスが表示されます。「copy」ボタンをクリックすると、クリップボードに保存されます。