Envision Pharma GroupがHiveで複雑なマーケティングワークフローを管理する方法

企業プロフィール

• 企業規模：世界各地の複数拠点に1,000人以上の従業員

• 関係者の範囲：部門横断で社内チームを支援しながら、社外のパートナーやクライアントとも連携

課題

Envision Pharma Groupは、世界各地のチームで、科学資料、デジタルアセット、データの可視化、Web体験など、数多くの複雑な成果物を管理しています。

Hiveを導入する前は、TrelloやGantticといったツールを使っていましたが、エンタープライズ規模の運用を支える柔軟性と可視性が足りませんでした。

主な課題は次のとおりです。

• 複数の種類のワークフローを同時に管理すること ― スピードの速い出版物の成果物から、構造がしっかりして期間の長いクリエイティブ・デジタル施策まで

• 分散した社内チームと社外の協力者の間で作業を調整すること。それぞれ、見える範囲や関わり方が異なります

• マイルストーン、スケジュール、リソースを経営層が明確に把握できるようにすること 。一方で、担当者に不要な細部まで見せて負担をかけないようにします

• ツールが分断された状態で運用すること。コミュニケーション、レポート、プロジェクト追跡が非効率になっていました

チームは3年以上かけてプロジェクト管理プラットフォームを比較検討しましたが、ほとんどのツールは運用ニーズに対して硬直的すぎると分かりました。一時は、社内で独自のソリューションを作ることも検討したほどです。

解決策：Hive

2022年初め、Envision Pharma Groupは、依頼の受付や計画から実行、納品まで、エンタープライズのワークフローを管理する一元的なプラットフォームとして、Hiveを導入しました。Hiveは、バラバラだった複数のシステムを1つのワークスペースに置き換え、チームが作業を調整し、進捗を追跡し、リアルタイムで共同作業できるようにしました。

なぜHiveなのか

Hiveは、さまざまな運用ワークフローを支える 柔軟性、可視性、エンタープライズ向けの機能 を備えながら、部門をまたぐチームにとって直感的に使えました。

このプラットフォームにより、組織はワークフロー管理、関係者との共同作業、承認を、1つのシステムにまとめられました。

チームでのHiveの使い方

1. 構造化された依頼の受付と振り分け

作業は、Hive Formsから送信される標準化された依頼から始まります。これにより、すべてのプロジェクトに、必要な背景と要件が最初から含まれます。

2. 柔軟なワークフロー管理

• スピードの速いワークフロー：出版計画チームは、Hiveのステータスビュー（かんばん）を使い、ポスターやパンフレットなど大量の成果物を進めています。

• 長期的なワークフロー：ハイエンド成果物チームは、ガントチャートとマイルストーンを活用し、ブランディング、アニメーション、データの可視化などのプロジェクトをスケジュールして追跡しています。

  
  

  

  
  

  この柔軟性により、マネージャーはリソースのバランスを取れます。1日に8件のプロジェクトを担当するデザイナーから、4週間かかる成果物に集中する開発者まで、幅広く対応できます。

3. 共同作業と記録の保管

タスクごとのメモ、ファイル、更新は、すべてHiveのアクションカード内に直接保管されます。これにより、成果物ごとに信頼できる唯一の情報源ができます。長い進捗確認の会議が不要になり、新しいチームメンバーや社外の協力者がプロジェクトに加わるときも、履歴にすぐアクセスできます。

「アクションカードに履歴があると、新しい人が手伝いに入るときにとても助かります。40分の会議をする代わりに、『まずカードを読んでください。分からないことがあれば話しましょう。なければ、そのまま進めてください』と言えます」
― Simon Dempsey、クリエイティブ・デジタル部門 グローバルオペレーションリード

成果

依頼の受付、ワークフロー、共同作業をHiveに集約したことで、Envision Pharma Groupは次の成果を上げています。

• 2つの異なるワークフローを1つのプラットフォームに統合

• 新しい協力者のオンボーディングと情報共有にかかる時間を短縮

• 社内外のコミュニケーション管理の効率が向上

• マネージャーが、チームのニーズに合わせてワークフローや自動化をカスタマイズできる柔軟性を確保

まとめ

Hiveの適応力により、Envision Pharma Groupのようなエンタープライズのマーケティングチームやクリエイティブチームは、異なるスピードの複数のワークフローを動かし、関係者と効果的に協力し、柔軟性を損なうことなく全体を見渡せます。