McKinney HealthがHiveで複雑なワークフローと承認を管理する方法

McKinney Healthは、健康・ウェルネス分野のブランドに幅広いマーケティングサービスを提供する専門代理店です。2022年に発足し、米国に5つの拠点を持つMcKinneyグループの一部門として活動しています。McKinney Healthには健康分野で経験を積んだ優れた人材が集まり、単独で中規模の代理店に相当する規模まで成長しました。メールマーケティング、印刷パンフレット、オンライン広告、動画、Webサイトのデザインなど、幅広いサービスを提供しています。顧客は主に健康・ウェルネス分野の企業です。 

McKinney Healthは2023年6月にHiveを使い始め、現在は社内で46人以上が利用しています。顧客や開発パートナーを外部ユーザーとして追加することで、共同作業を促進・強化し、校正と承認の工程を効率化できます。 

チームに話を聞き、Hiveで複雑なワークフローを管理し、校正と承認を効率化する方法を伺いました。

Hive導入前

導入前は、別のプロジェクト管理ツールを校正・承認用に使っていました。しかし、顧客と仕事量が増えるにつれ、より幅広い機能を提供する専用の管理ソリューションを探すようになりました。 

ヘルスオペレーション責任者のDavid Gielchinskyは、「成長し、より大規模なプロジェクト管理プラットフォームの経験者が加わると、既存のツールだけではワークフローを管理しきれないとすぐにわかりました」と説明します。 

編集責任者のCollette Dorbandtは、以前の代理店でHiveを使った経験があり、Davidとチームに利点を伝えました。当初はいくつかの他のツールも試しましたが、Hiveは機能と柔軟性で際立っていました。 

Davidは、「Hiveが最も理にかなっていました。必要な機能と連携がすべてあり、大きな成功を収めています」と話します。導入から最初の10か月ですでに810時間を節約し、48,600回の承認ラウンドを実施したと付け加えます。

Hiveでのプロジェクトの整理方法

McKinney Healthは、印刷パンフレットから動画、Webサイト、タブレットでのプレゼンテーション用インタラクティブ視覚資料(IVA)などの複雑なデジタル素材まで、幅広く制作しています。

Hiveのプロジェクトナビゲーターを使い、顧客ごとに親プロジェクトを作成します。その中に、個々の成果物用の子プロジェクトを設定します。 

アクションは、校正、事実確認、法務確認などに応じて、適切な関係者へ「回覧」されます。最近では、サブアクションを品質管理(QC)のチェックリストとして使い、要件を満たし、チームの責任を明確にしています。動画、IVA、Webサイトなどの個々の成果物の子プロジェクトにも、サブアクションを設けています。

プロジェクトスーパーバイザーのKat Zicは、「HiveでQCを管理することで、各プロジェクトの細かな項目を漏れなく確認できます。この機能がとても気に入っています」と話します。

充実した校正・承認工程をHiveで効率化

校正と承認はどの代理店にも重要ですが、健康分野のプロジェクト管理では、さらに複雑になる場合があります。公開前に複数の人が成果物を確認するため、最終承認までに何度も校正と承認を繰り返すことがあります。 

体験設計責任者のGerald Flannoryは、「承認の回数は成果物の複雑さによって変わります。印刷物と40ページのWebサイトでは大きく違います。IVAやWebサイトなどの大きな素材は、内容が多いだけでなく、広範なユーザー体験(UX)テストも行います」と話します。  

Katは、「一般的なプロジェクトには4か月から1年かかります。内容が整い、全員が承認するまで、20-30回やり取りすることもあります。顧客への共有、修正、医療・法務の審査など、節目が非常に多く、工程も広範です」と付け加えます。

各確認ラウンドで、校正画面に数百のコメントや注釈が付くこともあるため、効率と正確さが不可欠です。Hiveには外部ユーザーを追加でき、外部業者も校正・承認の経路に参加できます。顧客とそのチームがHive内で資料にコメントを付けられます。

まとめ：McKinney Healthが感じるHiveの主な利点

Hiveによって、複雑なプロジェクトを整理・効率化し、共同作業、意見交換、承認を正確かつ効率的に繰り返せるようになりました。管理ソリューションとしてHiveを使うことで、活動を拡大し、急増する顧客に最大限の効率で対応できています。

また、スプリント、自動化、Slack連携など、Hive Appsや連携機能を導入できる点も評価しています。機能を最大限に活用するためのHiveの支援にも満足しています。

Davidは、「Hiveの導入は本当に成功でした。これまでの成果にも、今後できることにも期待しています。データは、Hiveがどれだけ定着し、成果を上げたかを示しています」と締めくくります。「ダッシュボード、Slack連携、他のアプリ連携など、さらに機能を探っていく予定です。大きな価値があると感じています。」