2023年への準備はできていますか？チームの生産性を過去最高にする7つの方法

2022年が動き出しました。今年を最高の1年にする準備はできていますか？会社の成功はチームにかかっています。そのため、チームへの投資を最優先にしましょう。

効率を高め、利益も伸ばしたいなら、職場の生産性に注目してください。平均的な従業員が1日に生産的に働いている時間は、3時間弱だということをご存じですか？ほとんどの人が8時間分の給与を受け取っていることを考えると、時間とお金がかなり無駄になっていることがわかります。生産性を高める方法の一つは、従業員のエンゲージメントを高める新しい方法を見つけることです。エンゲージメントの高いチームメンバーは、利益を最大21%押し上げられます。

チームメンバーの生産性が思うように上がらないときは、サポートに使える戦略があります。

2022年に、より効率的でエンゲージメントの高い職場を目指しませんか？ここでは、チームの生産性を過去最高にする7つの方法を紹介します。

1. 目標を設定する

チームに高い生産性を発揮してもらうには、やる気を引き出す必要があります。目標を設定すれば、従業員が進むべき方向を見失わずにすみます。

目標は、測定でき、明確で、現実的なものにしましょう。目標は企業ごとに異なるため、会社のビジョンに沿った成果を選ぶことが大切です。たとえば、会社の利益に関する目標が考えられます。KPI（重要業績評価指標）を使って、週ごと、月ごとの営業目標を設定し、成績上位の従業員のリーダーボードを作ることもできます。財務上の成功と直接関係のない目標もあります。たとえば、スタッフのトレーニング、協力し合うことへの取り組み、プロジェクトを期限内に完了することなどです。

長期的な目標は、より小さな目標に分けられます。チームと定期的に確認し、進捗を追跡しましょう。従業員が会社のビジョンの一員だと感じ、自分の努力がもたらす影響を理解すれば、生産性は高まります。

2. セキュリティに投資する

セキュリティ上の問題があると、生産性は下がります。私たちは皆、テクノロジーに頼っています。ネットワークが侵害されると、業務を止めざるを得なくなることもあります。ソフトウェアを定期的に更新しましょう。会社のニーズに応じて、ファイアウォール、Androidのウイルス対策プログラム、 Windows向けVPNの設定など、ウイルス対策ツールも使いましょう。スタッフには、テクノロジーの使い方に関するルールを理解してもらう必要があります。たとえば、パスワードを定期的に変更する、SNSを使わない、インターネット安全研修を必須にする、といったポリシーが考えられます。インターネット安全研修では、ウェブサイトのなりすましと、その被害に遭わない方法も教えてください。具体的には、不明な送信元のリンクをクリックしたり、信頼できないウェブサイトからファイルをダウンロードしたりしないよう注意することです。安全なリモートワークへの備えも大切です。リモートで働くチームはこれまでになく増えており、御社でも柔軟な働き方を取り入れている可能性があります。この傾向は2022年も続く見込みです。今こそ、適切な仕組みが整っているかを再確認しましょう。アプリやデータへのアクセスは、権限のある人だけに与え、パスワードも適切に管理してください。最近では、パスワードを完全になくし、生体認証スキャナー、トークン、Cloud RADIUSのようなパスワードレス認証ソリューションなど、別のセキュリティ対策を採用することへの関心が高まっています。顧客とのやり取り、営業データ、レポートなど、事業の一部でクラウド型のプラットフォームを使っている場合は、安全性を確認してください。その方法の一つが、セキュリティをさらに一層高めるビジネスチーム向けクラウドVPNの活用です。開発者は活発に活動していますか？パッチの適用やソフトウェアの更新は行われていますか？ログイン時に2要素認証のプロセスはありますか？

覚えておいてください。仕事のツールが侵害されると、生産性は下がります。システムの復旧や再起動を待つ間にも、時間がかかります。

3. 権限委譲に力を入れる

優れたマネージャーは、権限委譲の方法を知っています。チームのメンバーはそれぞれ固有のスキルを持っています。それを具体的な業務に合わせれば、日々の仕事が円滑に進みます。

従業員の得意なことを理解する必要があります。経験のあるタスクや好きなタスクを任せれば、たいていは生産性が上がります。

役割ごとに、業務内容を明確なリストにしてナレッジベースに書いておくことを検討しましょう。採用時に、職務記述書へ追加することもできます。各メンバーが自分の責任を把握していれば、何を求められているかが常にわかります。

タスク管理ツールを使えば、プロジェクトの分割とタスクの割り当てがずっと簡単になります。役割を明確に設定でき、誰に空きがあるかも確認できます。

最適なタスク管理ソフトウェアで権限委譲を行えば、誰かが大きな作業量に押しつぶされることはありません。手持ち無沙汰で待つ人も出ません。カレンダーの確認、予定の予約、期限の設定もできます。

このタイプのソフトウェアはリモートワーカーに向いています。ハイブリッドや出社中心の職場でも使えます。

タスク管理ソフトウェアの例を紹介します。

4. 単調な作業を減らす

従業員が退屈していると、生産性は上がりません。チームが担当している繰り返しの作業を考えてみましょう。もっと効率的な進め方はないでしょうか？

オンラインツールを使えば、単調な作業の一部を減らせます。たとえば、経理部門があるとします。請求書の作成や支払いの記録にExcelやWordを使うと、時間がかかります。さらに、StoryXpress などの動画録画ツールを使えば、毎日のスタンドアップを面白くできます。チームメンバーは、長いメールやメッセージを書く代わりに、短い動画メッセージを送るだけですみます。

そこで、自動化機能のあるクラウド型の会計プログラムを選べます。たとえば、定期的な請求書や支払い遅延の督促を自動で送るソリューションもあります。経理部門の助けになるツールがもう一つあります。請求書データ抽出ツールです。財務書類からデータを取り出すのに何時間もかける代わりに、このソリューションがAIでプロセスを効率化します。

ほかにも、チームの生産性を妨げる、時間のかかるタスクがあるでしょう。こうした業務の一部は外部に委託できます。そうすれば、メンバーが優先度の高いタスクに取り組めます。

たとえば、電話による中断が、チームの勢いをそいでいるかもしれません。その場合は、コールセンターのオペレーターを採用して顧客からの問い合わせに対応してもらいましょう。さらに、コンタクトセンターの自動化でプロセスを最適化できます。

5. 休息の時間を設ける

チームメンバーの生産性が思うように上がらないときは、計画的な休息が必要かもしれません。ストレスは効率に影響します。従業員が燃え尽きてしまうことも珍しくありません。

休暇には柔軟に対応し、チームがリラックスできる機会を作りましょう。たとえば、「ロングランチフライデー」を設けたり、一息つきたい従業員のために「チルアウトコーナー」を用意したりできます。

つながりは大切ですが、会議は本当に必要なときだけ設定しましょう。会議は、ほかのタスクの時間を奪います。従業員を疲れさせることもあります。リモートの従業員が多い場合は特にそうです。多くの人が画面疲れを感じているからです。

会議を計画する前に、メールで伝えられる内容ではないか考えてみましょう。チームに負担をかけないよう、必ず勤務時間内に設定してください。

オフィスを離れて1日過ごすことが、従業員に必要な休息になる場合もあります。チームビルディング、研修日、シフト制の休日などを検討してみましょう。

6. コミュニケーションを優先する

2022年に注目したいもう一つの分野が、コミュニケーションです。生産性の高い職場には、コラボレーションが欠かせません。効果的なコミュニケーションを実現するには、クライアントコラボレーションソフトウェアの導入を検討できます。従業員と連絡を取りながら、生産性も追跡できるソフトウェアです。

リーダーは、質問にいつでも答えられるようにしておきましょう。チームメンバーが何をすべきか迷うと、ミスや先延ばしにつながる可能性があります。しかし、話しかけやすく、すぐに力になってくれるリーダーなら、メンバーも助けを求めやすくなります。

新しいプロセスを説明するときは、いつも明確に伝えましょう。わからない点があったときに参照できる資料も用意してください。たとえば、新しいソフトウェアを導入する場合は、資料や使い方ガイドを共有できます。共有ドキュメントにまとめておけば、いつでも簡単に見られます。

チームとして、従業員が協力して働けることが大切です。新しいスタッフを紹介して、メンバー同士のコミュニケーションを促しましょう。小さなグループに分けて、プロジェクトに取り組んでもらうこともできます。

勤務時間中の交流活動も検討しましょう。たとえば、ランチを一緒にとる、ゲストスピーカーを招くなどです。こうしたイベントを通じてメンバーがお互いを知ると、職場がより前向きな雰囲気になります。一部のメンバーがリモートで働いている場合は、創造的なバーチャルチームビルディングを企画することもできます。

7. トレーニングの機会を提供する

チームの生産性が低いのは、仕事に必要なスキルが足りないからかもしれません。今年生産性を高めたいなら、従業員のスキルアップの機会を探しましょう。たとえば、受付担当者はタイピング講座を受けると、効率が上がります。チームリーダーなら、マネジメント研修が受けられます。チームメンバー自身が、学びたい分野を持っている場合もあります。あるいは、改善が必要な分野で研修プログラムを作成することもできます。トレーニングは、社内で行うことも、教育機関を通じて行うこともできます。トレーニングは、新しいメンバーを採用した時点から始めましょう。充実したオリエンテーションプログラム、メンタリング、継続的な研修が役立ちます。スキルを最新に保つために、チームには復習講座が必要になることもあります。たとえば、応急処置の研修を受けている場合、数年ごとに再認定のための復習講座が必要です。

教育とトレーニングで従業員に投資すれば、生産性が高まります。トレーニングは、やがて昇進につながる場合もあります。そうなれば、会社への愛着が強い従業員が増えます。さらに、定着率の向上という効果も期待できます。

2022年にチームの生産性を過去最高にする

2022年に事業を次のレベルへ引き上げたいなら、強いチームの力が必要です。いくつかのシンプルな戦略を実践すれば、生産性の向上は可能です。

会社が目指す成功のビジョンに沿った明確な目標で、チームに方向性を示しましょう。特にリモートで働く従業員がいる場合は、テクノロジーの安全性を確保してください。

権限委譲が鍵になります。スキルと空き状況に基づいて、各メンバーにタスクを割り当てられます。また、自動化ソフトウェアの活用や、繰り返し作業の外部委託によって、単調なプロセスを減らせます。

コミュニケーションを優先し、休息の時間を設けて、チームのやる気を保ちましょう。

トレーニングの機会を提供することも忘れないでください。スタッフが自分の役割に熟達していれば、より速く、より高い水準でタスクを完了できます。

2022年に、より生産性の高いチームを目指しませんか？これらのヒントを、ToDoリストに加えてみましょう。

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