技術チームがHiveで複雑なプロジェクトを管理する方法

エンジニアリングチームに所属していたり、高度な技術職に就いていたりして、複雑なプロジェクトに取り組んでいる方もいるでしょう。それでも、管理のプロセスまで複雑である必要はありません。Hiveなら、どれほど複雑なプロジェクトにも、構造と整理を提供できます。大規模で複数のワークストリームを持つプロジェクト計画の管理に必要なものが、すべてそろっています。しかも、使いやすく親しみやすい画面です。このクイックスタートガイドに沿えば、プロジェクトのタイムラインをすぐにHiveへ読み込めます。それでは始めましょう。

ステップ1：プロジェクト計画は今どこにありますか

現在、プロジェクト計画はどこで管理していますか。ほかのツールから移行する場合も、正式なシステムを初めて使う場合も、まずは既存の作業をHiveに移しましょう。次のうち、当てはまるものに沿って進めてください。

a) 別のツールにあり、インポートしたい

Hiveは、CSVやJSONなどの一般的な形式でエクスポートされたデータを、ほかのツールから取り込めます。Basecamp、Trello、Asana、Smartsheetなどのツール用のインポート機能もあります。一般的なツールから作業を移す場合は、こちらのインポートガイドに沿って、プロジェクトデータを簡単にまとめ、Hiveへインポートしましょう。

b) ゼロから始める

まっさらな状態から始めるのは最高です。まず新しいプロジェクトを作成しましょう。新規 > プロジェクトをクリックし、次の情報を含めるよう選択します。

• タイトル

• 期限

• ガントレイアウト

• フェーズ：今は設定せず、次のステップで扱います

• 共有先：まずは自分だけで始めることをおすすめします。チームメンバーを追加しつつ、計画が完成するまで担当の通知を送りたくない場合は、下書きモードが便利です。

ヒント：ガントビューでプロジェクトを作成したら、歯車アイコンをクリックして、開始日、期限、期間、先行タスクなど、おなじみの列を表示しましょう。

ステップ2：ワークストリームを整理する

次に、プロジェクトが自然にどう分かれるかを考えます。ワークフローの構造に合わせて、以下のうち最適な方法を選んでください。

a) 主要なライフサイクルの段階や作業のフェーズで分ける 

この方法は、作業がライフサイクルの段階ごとに整理され、個々のアクションを特定のチームや部門が担当するプロジェクトに向いています。その場合は、Hiveでプロジェクトにフェーズを設定することをおすすめします。各フェーズは、プロジェクト内のすべてをまとめる主要なライフサイクルの段階を表します。フェーズを追加するには、その他 > プロジェクトを編集をクリックし、そこでフェーズを追加します。その後、新しいアクションにフェーズを割り当てたり、フェーズでグループ化したり、既存のアクションをフェーズにドラッグしたりできます。

b) ワークストリームや部門で分ける

この場合、各チームがプロジェクト全体の一部を担当し、すべてのワークストリームで同じライフサイクルの段階に分けることはしません。部門のワークストリームが30を超える具体的なタスクで構成されている場合は、ラベルを使ってプロジェクトを整理することをおすすめします。各部門が自分たちのアクションに同じラベルを付けておけば、タイムラインをフェーズではなくラベルでグループ化して表示できます。ラベルは、アクションカード上の「+」アイコンから直接作成できます。詳しくは、ラベルに関するすべての情報をご覧ください。

ステップ3：ガントチャートを使いやすく設定する

Hiveでは、ガントチャートをさまざまな方法で設定できます。ここでは、目的に合わせてプロジェクトを設定するためのヒントを紹介します。作業が楽になりそうなものがあれば、手順に沿って設定してみてください。

ガントのタイムラインで日付を自動調整したい。ある日付がずれたら、後続の日付をHiveが自動でスケジュールし直してほしい ???? 自動スケジュール、または厳格な自動スケジュールをオンにします（詳しくはリンク先をご覧ください）。すべてのサブアクションが完了したら、アクションカードを自動で完了として表示したい ???? プロジェクトの編集画面で、この設定をオンにします。サブアクションの最も早い日付と最も遅い日付をもとに、親アクションの開始日と終了日をHiveに計算してほしい ???? プロジェクトの編集画面で、この設定をオンにします。すべてのプロジェクトのマイルストーンを一度に確認したい ???? 該当するアクションカードをマイルストーンに切り替えて、マイルストーンレポートを作成します。

ステップ4：プロジェクトにアクションを追加する

ガントチャートの案内に沿って、アクションを一つずつ入力します。別の方法として、リストからコピーして貼り付けると、Hiveが個別のアクションを自動で作成します。はい、これは上級者向けのコツです。

ステップ5：チームを招待して作業を割り当てる

プロジェクト計画ができたら、実行を担当するメンバーを招待しましょう。招待セクションを開いて、プロジェクトの一部または全体に関わる全員を招待します。組織内のチームメンバーは通常のメンバーになります。一方、特定のプロジェクトだけにアクセスが必要な外部の関係者や、組織外の方は外部ユーザーになります。全員がそれぞれのアクションに割り当てられたら、いよいよスタートです。 ???? 以降、チームメンバーは自分専用のマイアクションページで、すべてのプロジェクトにわたる今後のタスクの割り当てを確認できます。

ステップ6：成果物の承認を得る

成果物が社内または社外のレビューを通す必要がある場合は、Hiveの校正と承認の機能を使って、フィードバックを受け取り、承認を追跡しましょう。まず、レビュー用のファイルをHiveの校正ツールにアップロードします。Hiveの校正機能では、複数のチームメンバーが同時にレビューを行い、コメントを残し、リアルタイムでマークアップを追加できます。複数のユーザーやチームに加え、外部の承認者（Hiveアカウントを持たない方）にも届く承認ルートを作成することもできます。あなたがレビューする番になると通知が届き、承認依頼がマイアクションページに表示されます。すべての承認依頼を簡単に追跡できます。