仕事に追われているときに、上司に「ノー」と伝える7つの方法

仕事が山積みで、もう手いっぱいです。それなのに、上司はそれに気づいていないのか、気にしていないのか、新しい依頼を持ってやって来ました。そんなとき、ただ「できません」と言ってもよいのでしょうか。

答えは「いいえ」です。言うこと自体はできますが、おすすめしません。面接で避けたほうがよい言葉であるのと同じように、上司とのやり取りでも控えたい言葉です。たしかに、上司の依頼が無理難題のこともあるでしょう。しかし、きっぱり断ってしまうと、かえって面倒なことになりがちです。

ここでいう「ノー」とは、「できません」と言ってその場を去ることです。もちろん、状況によっては依頼を断ることもできます。ただし、よく考えたうえで丁寧に伝えれば、前向きな反応を得られる可能性が高まります。

「ノー」と言ってよい正当な理由

新しいことを学んだり試したりするのが怖いから断る、というのはあまりよい理由ではありません。一方で、断ってよい理由もいくつかあります。たとえば次のようなものです。

本当に仕事で 手いっぱい である

すでに仕事が山ほどあり、すべて終えられるかどうかも分からない状態です。そこへプロジェクトや業務をもう一つ引き受けるのは、現実的ではありません。ほかの責任をおろそかにするか、質の低い成果を出すことになり、どちらも上司の評価にはつながりません。

必要なスキルがない

その業務を完了するために必要なスキルがなければ、満足のいく形で仕上げることはできません。その場合は、正直に伝えましょう。そうしないと、期待に応えられないままプロジェクトに苦労することになります。

もちろん、すぐに身につけられることもあります。短期間で慣れられるなら、断る理由としては弱いでしょう。

優先事項が重なっている

たとえば、上司が忘れている、あるいは最初から知らない会議があり、追加のプロジェクトと両立できないことがあります。ほかにも優先事項が競合している場合があります。これは大切な理由です。同時に二つのことはできないからです。

個人的な事情や 家族の緊急事態がある

身近な人が亡くなったなど、本当に個人的または家族の緊急事態がある場合は、新たなプロジェクトを断る十分な理由になります。仕事を休む正当な理由にもなります。多くの会社には、こうした状況に対する方針がすでにあるでしょう。もしなければ、個人的な事情と必要なサポートについて、上司と話し合いましょう。

上司から倫理に反すること、不正なこと、違法なことを頼まれた

めったにないことを願いますが、会社の理念や自分の信念に反することを上司から頼まれる場合があります。違法なことを求められる可能性もあります。これは受け入れられません。「ノー」と言うべき、最も重要な理由かもしれません。このような状況では、上位の管理者への報告や、場合によっては法的手段の検討など、さらなる対応が必要になることがよくあります。

上司に「ノー」と伝える7つの方法

次の方法を使えば、話し合いがスムーズに進みやすくなります。

1. 具体的で筋の通った理由を伝える

いきなり「できません」と言うのではなく、具体的な理由を伝えましょう。たとえば、先ほどの重要な会議のように優先事項が重なっているなら、状況をすべて説明します。

「ぜひやりたいのですが、今日の午後に営業チームとの会議があります。」

「できればお引き受けしたいのですが、今週末までにタスクA、B、Cを終える必要があります。」

上司はこの返答を受け入れ、回避策を提案したり、別の方法で業務を進めようとしたりする可能性が高いでしょう。あるいは、あなたのスケジュールに合わせて期限を延ばすなど、プロジェクトの条件を変更してくれるかもしれません。

2. 言い方を言い換える

「ノー」は、単純な言葉ですが、強く響くことがあります。本質的に否定的な言葉だからです。純粋に否定的な形で伝えるのではなく、言い方を変えてみましょう。

「ぜひやりたいのですが、X、Y、Zを考えると、難しいかもしれません。」

「うーん、今は抱えている仕事がとても多いんです。スケジュールを調整していただくことはできますか。

私たちは、自分が何を、どう言っているかを十分に考えていないことがよくあります。言い方に気を配ると、ほかの場面でのやり取りにも、きっとよい影響があります。

3. 代案を出す

上司から頼まれたアイデアに賛成できないこともあれば、現実的に 成功させるのが難しいこともあります。その場合は、頭ごなしに否定せず、別の進め方を提案してみましょう。

「こういう方法はいかがでしょうか。」

「もう一つ［または別の］方法を提案してもよろしいでしょうか。」

「その代わりに、あるいはそれに加えて、Xを検討するのはどうでしょうか。

アイデアを頭ごなしに否定すると、上司は身構えてしまいます。誰に対しても、そんな状況をつくってはいけません。目上の人に対してそうすれば、自分自身とキャリアを危うくします。相手を尊重していないように見えるからです。

4. 共感を示す

すぐに否定する前に、上司の立場を理解していることを示しましょう。そうすれば、上司は話を聞いてもらえた、分かってもらえたと感じます。すぐに「ノー」と言うと、上司はあなたの話に耳を傾けにくくなり、代案も受け入れにくくなります。

「お考えはよく分かります。Xをするのはいかがでしょうか。」

「とても納得できます。アイデアを組み合わせて、［Y］をするのはどうでしょうか。」

5. 上司に助けを求める

人は、頼られることが好きな傾向があります。もちろん、過度な負担になる頼みごとは別です。一般的には、相手の意見を尊重していて、頼りになる存在だと思っていることが伝わります。そして誰もが、感謝されたいと思っているものです。

そこで、ただ「できません」と断るのではなく、助けを求める形に言い換えてみましょう。

「今、優先すべきことがいくつも重なっています。やることリストの 優先順位 をつけるのを手伝っていただけますか。」

「今、［Xプロジェクト］も抱えています。実は、それについてご意見をうかがいたいのです。［Yプロジェクト］を引き受ける前に、一緒に確認していただけますか。」

こうすると、上司はあなたが抱えている仕事の全体像を把握できます。その結果、チームの優先順位や、あなたに最初に取り組んでほしいことを見直してくれるかもしれません。

6. 根拠を上司に見せる

具体的な事実ほど、主張を裏づけるものはありません。根拠があるなら、使いましょう。

「それをやることリストに入れられるかは分かりません。トラッカーを開いて、今の作業をお見せしますね。」

「前回のキャンペーンの結果では、［Y］よりも［X］に時間をかけるべきだと分かります。分析データをお見せします…」

7. 負担の分担を申し出る

やるべき仕事があり、完了させなければならないという事実は変わりません。自分ができないなら、代案を出したり、同僚との分担を提案したりしてみましょう。

「今は抱えている仕事が多いのですが、Lisaは［スキル］がとても得意です。私がプロジェクトのこの部分を担当し、Lisaにもう一方をお願いできるかもしれません。」

「この会議と同じ時間に営業会議があります。代わりにLisaに出てもらうのはどうでしょうか。もっと責任のある仕事を任されたいと言っていました。」

自分の負担が減るだけでなく、同僚が力を示すチャンスにもなります。

うまく伝えるための5つのコツ

プロのように「ノー」と伝える方法を紹介します。

完全に 正直になる

より正確には、自分の身を危険にさらさない範囲で、できる限り正直になることです。（倫理に反することや違法なことを頼まれた場合などは、これが当てはまるかもしれません。）

ですから、可能で安全であれば、率直に伝えましょう。たとえば、仕事をうまくこなすために必要なスキルが足りないなら、そのまま伝えます。

はっきり伝える

依頼された仕事を、なぜできないのか（またはやりたくないのか）を明確に説明しましょう。意図的であれ、そうでなかれ、上司があなたの言葉を取り違える余地を残してはいけません。

「難しいかもしれませんが…」ではなく、「できません」と伝えましょう。失礼に聞こえないよう言葉を和らげるのはかまいませんが、含みを持たせるのは避けてください。実際にはやらないことを、やってくれると上司に思わせないために、率直に伝えることが大切です。

決定権が誰にあるかをわきまえる

ヒントは、それが上司だということです。好むと好まざるとにかかわらず、状況を最終的に決めるのは上司です。話し合いの間は、敬意のある口調を保ちましょう。自分は部下で、相手はマネージャーだということを忘れてはいけません。

指揮系統を理解していることを示すために、「これはご判断によると承知しています」のように、はっきり言葉にするのもよいでしょう。上司に、誰が決める立場か分かっているのかと疑われるより、話し合いがずっとうまく進みます。

感情を持ち込まない

泣いてはいけません。仕事の状況と関係のない個人的な悩みも話さないでください。感情は、この話し合いに持ち込むものではありません。できる限り、プロらしく冷静に話しましょう。

誰にでも感情的になる瞬間はあります。しかし、感情を話し合いに持ち込むと、プロらしくない印象を与え、あなた自身と依頼の信頼性を損ないます。

タイミングをよく考える

会社で大きなトラブルがあったばかりではありませんか。あなたが、大きな損失になりかねないミスをしたばかりではありませんか。上司が、仕事や私生活の悩み（あなたとは関係ないことでも）でストレスを感じていませんか。そのようなときは、依頼についての問題を持ち出すのに適したタイミングではありません。

もちろん、いつも自分で決められるわけではありません。上司がいつ新しい業務を割り振るかは分からないからです。それでも、できる限り、悪い知らせに重ならないタイミングで返答するようにしましょう。

この記事 は、女性のキャリア目標の達成を支援する最大のキャリアコミュニティ、 Fairygodbossに最初に掲載されたものです。