2024年版 受信トレイを変える19のメールツール

受信トレイの仕分け、スター付け、返信に、私たちは自覚している以上の時間を使っています。多くの職場では、社員同士や社外の関係者とのやり取りの主な手段としてメールに頼っています。それも当然です。メールはアクションやプロジェクトの連絡に最も手軽な方法のひとつで、50年以上使われてきました。インターネットの豊かな歴史を知りたい方は、メールの歩みを詳しく紹介したThe Guardianの記事 をご覧ください。ここでは細かな話は省きます。2024年の今も、メールがいかに重要かは統計が示しています。私たちは勤務時間の28%、つまり週に11時間をメールだけに使っているといわれます。驚きの数字です。とはいえ、数十年使われてきたツールには必ず改良の手段があります。ビジネスメールのツールや拡張機能を使えば、メールの負担や所要時間を減らせます。そこで、メールを変えるおすすめのコツとツールをまとめました。Gmailの拡張機能から本格的なアプリまで幅広く紹介します。受信トレイの整理、メールにかける時間の短縮、ワークフローの効率化に役立ちます。ぜひ試したくなりませんか？

1. Hive

Hiveは、メールアカウントと完全に連携できる唯一のプロジェクト管理ツールです。ワークフローの効率化に役立ちます。Hive Mailを使えば、GmailやOutlookの受信トレイをHiveアプリに簡単につなげられます。たくさんのウィンドウや下書き、アプリを行き来せず、Hiveで素早く作業できます。Hive Mailでできること： 

• どのメールからでも、フォローアップのアクションをHiveで簡単に作成

• メールをHive内の既存のアクションカードにひも付け

• Hiveを離れずに、アクションカードからメールを転送・返信

Hiveのメール連携なら、次のステップにすぐ着手でき、プロジェクト全体で遅れを抑えてフォローアップを早められます。さらに、アクションカードにひも付けたメールスレッドは動的です。新しい返信を送受信するたびに更新されます。アクションカードにアクセスできる人なら誰でも、ひも付けたメッセージを見て返信できるため、全員が最新の状況を把握できます。今すぐHiveを始めましょう。Hiveの14日間無料トライアルはこちらから。

2. Front

Frontは、チームの共同作業を効率化するメールアプリです。Frontや同種の代替サービスを使えば、仕事のやり取りをひとつのプラットフォームにまとめられます。メール、SMSテキスト、ライブチャット、ソーシャルメディアの受信トレイのメッセージなどが対象です。メッセージの担当割り当てやコメントでチーム内の連携ができ、Salesforce、Asana、Jiraなどお気に入りのアプリとつなげて一か所で管理できます。こうしたツールと受信トレイの自動化で、Frontを使うチームは1人あたり週平均6時間を節約しています。 

3. Grammarly

メールを送信した直後に、目立つ誤字に気づいた経験はありませんか？ 最悪ですが、誰にでもあることです。その解決策がGrammarlyです。このツールはAI搭載の文章アシスタントで、GmailやOutlookと連携し、メールの文法、トーン、文体を見直せます。いわば、デスクに校正担当者がいるようなものです。このツールがあれば、返信率の向上やメール作成の高速化につながります。 

4. Hiver

Hiverの特長は、Gmail標準の画面にそのままなじむ連携です。Hiverを使えば、support@やinfo@などの共有受信トレイに届くメールを、Gmail内で効率よく処理・確認できます。たとえば、ワンクリックでチームメンバーにメールを割り当てたり、スレッドにメモを加えて背景を共有したりできます。そのため、CCや転送が増えて散らかることもありません。さらに、自動化や分析の機能でチームの生産性を高め、重要なサポート指標もGmail内で確認できます。お客様からの問い合わせを管理し、思いやりのある対応をするための、直感的で使いやすいツールをお探しなら、Hiverをご検討ください。

5. Yesware

このツールは、メールの追跡と分析のアプリです。受信者がメール、リンク、添付ファイルをいつ開いたかを確認できます。Yeswareは、相手がメールを開くと通知してくれます。添付ファイルをどれだけの時間見ていたかもわかり、とても便利です。テンプレート機能も優れており、さまざまなメールで使える文面のひな形を作れるため、内容に一貫性が出ます。特に、商品や記事を売り込む広報や営業の仕事に役立ちます。誰がメールに反応したか、どこにフォローアップのメールを送るべきか、メッセージをどう見直すべきかがひと目でわかります。

6. Zoom

Zoomが愛されるのには理由があります。リモートワークを大きく変え、みんなをスムーズにつないでくれます。Zoom x Gmail拡張機能を使えば、ボタンひとつでGoogleチャットをZoomビデオ会議に切り替えたり、Googleカレンダーの招待をZoom会議にしたり、特定のメールスレッド用にZoom会議を作成したりできます。会議はすぐに開始することも、後日に予約することもできます。 

7. Boomerang 

Boomerangは、受信トレイの整理と生産性を高める定番のメール用アドオンです。主な機能は3つです。「Send Later」は、メールの送信を未来の日時に予約できます。「Inbox Pause」は、受信トレイへのメールの到着を止め、集中して作業する時間を作ります。「Respondable」は、さまざまな指標から返信率を予測してくれるメール作成アシスタントです。

8. Mailshake

Mailshakeは、営業担当者向けのセールスエンゲージメントプラットフォームです。メール（個人のメールアカウント経由）、SNS、電話を使い、パーソナライズしたアプローチの流れを作れます。Mailshakeでは、見込み客のメールリストを、名前、SNSプロフィールへのリンク、電話番号、さらには完全にパーソナライズした文章や段落などの差し込み項目で整理できます。流れを公開すると、キャンペーン設定に従ってメッセージが自動で送信されます。受信者が返信したりリンクをクリックしたりすると、自動で一時停止もできます。見込み客が反応したら、Mailshakeから、または自分のメールから直接返信できます。セールスエンゲージメントをさらに確認するため、キャンペーンの成果をリアルタイムで追跡し、流れの中でどのメッセージの反応が最も良いかも把握できます。また、メールドメインを保護するために、DMARCなどのセキュリティツールの導入もご検討ください。キャンペーンが問題なく進み、最終的にメールの到達率の向上につながります。

9. Unroll.me

覚えがないのに、不要なメールリストにたくさん登録されていませんか？ Unroll.meにお任せください。このツールを使うと、メール購読の一覧を簡単に確認し、もう受け取りたくない会社をブロックできます。「The Rollup」というおもしろい機能もあります。メールのプロモーション情報をまとめた1枚のサマリーを受け取れるので、小売店から7通もメールが届く代わりに、ひとつの見やすいリストで済みます。

10. Right Inbox

Right Inboxには全部で11の機能がありますが、最も人気なのはメール追跡機能です。Gmailでのメール追跡により、誰がメールを開き、誰がリンクをクリックしたかがわかり、リアルタイムで貴重な情報が得られます。受信者がいつ、どれくらいメールに反応したかを把握すれば、フォローアップがより適切なタイミングで、より的確になり、最終的に成果につながります。

11. SendX

SendXは、マーケターや事業主向けの、直感的で手頃な価格の多機能なメールマーケティングソフトです。業界屈指のシンプルな画面を強みとしています。どのプランでもメールを無制限に送信できるため、一斉メールを送る企業には特に価値があります。さらに、強力な自動化機能と最高水準のメール到達率も備えています。世界の3,000社以上が、メールマーケティングにSendXを信頼しています。コーディング不要のドラッグ＆ドロップのメールエディタでデザインでき、フォームやポップアップでメールリストを増やせます。

12. Sanebox

Saneboxは、受信トレイをフィルタリングして、重要なメールだけを表示するメール管理ツールです。AIを使い、今お使いのメールプロバイダーと連携して、メールヘッダーのデータを分析し、あなたにとって関連性と重要度の高い順に仕分けます。そのため、大事なメールに集中でき、迷惑メールやプロモーションメールは別のフォルダーにまとまります。さらに、気を散らすものを隠す機能、サイレントモードの設定、未返信メッセージのフォローアップを知らせるリマインド機能もあります。SaneBoxは、Gmail、Exchange、Outlook、Yahoo Mail、IBM Notesなどを通じて、デスクトップでもモバイルでも、メールを確認するあらゆる環境で使えます。

13. InMoat

InMoatは、大切なメールを優先してくれるメールツールです。個人の資産管理、旅行情報、SNSの更新情報など、自分にとって重要なメールの種類を選ぶだけで、受信トレイを自分の手に取り戻せます。選んだメールは常に優先して表示され、重要度の低いメールは脇にまとめられ、都合のよいときに確認できます。受信トレイが整理されれば、生産性が上がり、重要な仕事に集中でき、受信トレイをゼロにするのも早くなります。

14. ProProfs Help Desk

ProProfs Help Deskは、support@、contact@、info@、returns@など、複数のグループ用メールアカウントを一か所で管理できる、強力な共有受信トレイツールです。メールの自動割り当て、定型返信、アラートなどの自動化機能で、お客様からのメッセージを漏れなく把握できます。メールを転送する代わりに、このような高機能のヘルプデスクを使い、非公開メモで課題やサポートチケットについてメンバー同士でやり取りできます。ラベル、優先度、フィルターで受信トレイを整理し、必要なやり取りをすぐに見つけられます。さらに、マネージャーは、初回応答時間、解決時間、顧客満足度などの重要な指標を追跡できます。  

15. Mailbutler

Mailbutlerは、Outlook、Apple Mail、Gmail向けのメール生産性向上の拡張機能で、受信トレイをより賢くします。Mailbutlerなら、読者に送ったメールを追跡し、どのリンクがクリックされ、より効果的かを確認できます。最適なタイミングでメールを予約送信できるため、効果を最大化できます。スヌーズ機能でメール通知を一時的に止め、集中力を保つこともできます。定型の文面や書式であっという間にメールの書き出しができるテンプレートも備えています。さらに、プロらしいメール署名の作成など、メールを便利にする機能もあります。

16. Smartwriter

Smartwriter AIは、成約を後押しするプロ品質の文章をすばやく生成します。見込み客から素早く返信や情報を得るための、パーソナライズされたコールドメールのテンプレートが数千種類あります。ボタンひとつで、コンテンツのための独自のアイデアが無限に得られ、目を引くメッセージや魅力的な内容を生成します。1文または短い説明を入力するだけで、ニーズに合わせた詳しい段落が返ってきます。

17. ActiveCampaign

ActiveCampaignは、メールマーケティング、CRM、営業の自動化を強力に組み合わせている点が特長です。この包括的なプラットフォームは、メールマーケティングのキャンペーンの設計、自動化、最適化を助け、顧客の行動を追跡して戦略を調整できます。AI搭載の機能で、コンテンツの好みを予測し、それに合わせてメッセージを調整できるため、さらに魅力が高まります。使いやすいメールデザイナーとマルチチャネルのマーケティング対応により、お客様が好むあらゆる場所にキャンペーンを届けられます。

18. Email Exporter by CloudHQ

Export Emails to Sheetsは、GmailのメールをGoogleスプレッドシートに書き出して解析できる強力なシステムです。メールのバックアップ、データ抽出、分析を確実に行えます。Gmail内で直接動くため、追加のソフトは不要です。インストールしたら、Gmailのラベルを選ぶだけで、そのラベルのメールと添付ファイルをすべてGoogleスプレッドシートに書き出せます。メールのバックアップや、チームメンバーとの共有に最適です。選んだラベルに振り分けられた新着メールを、継続的に自動で書き出すこともできます。ツールのメールパーサーは、通知、レポート、不達メール、請求書、領収書、登録メール、フィードバックなど、メールや添付ファイルから情報を抽出できます。法的な証拠開示、連絡先の管理、メールリストの作成、不達メールの追跡などの業務を効率化できます。

19. Neo

Neoは、ひとり起業家、フリーランサー、起業家のために作られた受信トレイ管理プラットフォームです。数分でビジネス用メールアドレスを設定でき、効率と生産性を高める機能がそろっています。さらに、無料のドメインと1ページのウェブサイトを提供し、ブランドの育成を支えます。ドメイン名を使ったプロらしいメールアドレスを作れる点もNeoならではです。

これらのメールツールを活用すれば、受信トレイにかける時間を大幅に減らし、メールの開封率を高め、全体の生産性を変えられるはずです。そして、どのツールを選ぶ場合でも、ドメインのメールをスパム送信者やフィッシング攻撃から守るために、必ずメール認証プロトコル を使いましょう。ここでは私たちのお気に入りを紹介しましたが、ほかにも優れたメールツールを見落としているかもしれません。紹介していないおすすめのツールがあれば、ぜひ下のコメントで教えてください。Hiveは、Uber、Google、Starbucksのチームがより速く前進するのを支えるプロジェクト管理ツールです。 14日間の無料トライアルに登録するか、Hiveの機能について詳しくはこちらをご覧ください。