表計算をやめ、毎週1日分の仕事を減らした保険ソフトウェア企業

Hiveが保険ソフトウェア企業にもたらした成果

• 効率を約30%改善し、チームの作業時間を毎週1勤務日分節約しました。

• 社内外の全プロジェクトを、より少ないツールと手間で管理できるようにしました。

このチームは、毎朝まずHiveを使います。なくなったら困ってしまう人もいます。

保険技術の革新

どのソフトウェア企業の背後にも、日々の事業を支えるツール&ソフトウェア群があります。今回は、Hiveの顧客である保険業界の大手ソフトウェア企業が、Hiveで自社の工程を効率化し、最終的に顧客の効率化も支援する方法を紹介します。

同社は、保険会社や代理店の業務改善と効率化を助ける技術ソリューションを開発しています。ただの技術企業ではなく、専門的なサービスの提供者でもあります。顧客と密に連携し、独自の解決策を開発し、既存製品の価値を最大限に得られるよう支援しています。

20年以上にわたって顧客の業務改善を支援してきた同社は、今や数百人の従業員を抱え、新しいソリューションを探す時期に来ていました。

顧客にさらに良い成果を届けるため、社内で改善できることはあるでしょうか？

Hiveが必要になった理由：表計算からの脱却

従業員は、ソフトウェア開発、重要な戦略案件、顧客向け案件の3種類に取り組んでいます。Hive導入前は、Microsoft ProjectとExcelを組み合わせて作成・管理していました。

課題は何だったのでしょうか？Excelでのガントチャート作成は、時間がかかり、扱いにくいものでした。複数人がリアルタイムに編集できないため、変更のたびに修正版を全員へ送り直す必要がありました。日常の作業と、開始から完了までの案件への参加を、もっと効率的に進める方法が必要でした。

また、経営の高い視点から全案件を監視できる基盤も求めていました。以前は開発チームとリーダーに月次報告を送り、進行中の全案件と状態をガント表示で示していました。この情報を再び提供し、事業の分析と、十分な情報に基づく判断を支援したかったのです。

Hiveを選んだ理由

詳しく調査し、検討する管理ツールの一覧をまとめました。Microsoftのパートナーとして、連絡にはMicrosoft Teamsを気に入っていましたが、Microsoft Projectは管理のニーズに最適ではないと分かっていました。AsanaとLiquidPlannerを調べ、Mondayのデモを受けた後、Hiveに出会いました。

Hiveの営業担当者と複数のデモを行い、契約前に社内で試すことができました。最初から担当者との関係は良好でした。支援が必要なときに頼れると感じ、Hiveチームと実際に関係を築けると思えたのです。

決め手となった主な機能

1. 社外共有：顧客とプロジェクトを共有できる基盤が必要でした。Hiveなら、社外の顧客に共有することも、社内案件を非公開にすることもできます。現在は、5日を超えるすべての顧客向け案件に使用しています。2. 既存ツールとの互換性：連携機能により、移行が特に簡単でした。Microsoft Projectから情報を直接取り込めたため、移行は円滑でした。開発者はJiraを使うため、他チームとの連絡と両ツールのワークフロー同期に、Jira連携が不可欠でした。これらによって、全員ができるだけ少ない負担でHiveを使い始められました。3. 使いやすさと見た目の良さ：外観と操作感は非常に重要でした。分かりやすく、美しく、直感的な基盤を求めており、その点でHiveは他のツールから際立ちました。

毎週1日分を節約する仕組み

現在、多くの従業員がチームを横断してHiveで働いています。開発者、マネージャー、社内幹部、事業リーダーなどです。特に効果の大きい利点を紹介します。

1. 手間を減らし、案件を速める：すべての情報を1か所に集め、全員が24時間年中無休で利用できます。リアルタイム編集と協働が時間の節約の鍵です。他の人のExcel編集が終わるのを待ったり、最新版の到着を待ったりする時間を大幅に減らしました。Hiveではすべてが即時更新され、円滑で効率的に管理できます。

チームは効率を高め、毎週約1日分を節約できました。必要な情報は、すべて1か所にあります。

2. 詳細なプロジェクト情報：メモや詳細を追加できるため、見える情報が増え、全員が最新状況を把握できます。個別のアクションカードにコメントすることが多く、別ツールで情報を送る必要が減りました。「プロジェクトホームページ」も各案件の中心として利用しています。この概要ページでは、状況の投稿、ファイル添付、Hiveで取った案件固有のメモの添付ができます。3. 全体を見渡す表示：ポートフォリオビューは、リーダーや幹部に非常に有用です。全案件の状態を1つのダッシュボードで示します。調整可能なので、カスタムフィールドを加えて特定の指標を追跡できます。週次・月次で報告し、案件の進捗、チームの状況、予算内に収まっているかを伝えています。

これから

Hiveが使えなくなったらどう感じるか、ある従業員に聞くと、答えがすべてを物語っていました。「なくなったら、どうしていいか分かりません。」

Hiveは社内の多くのチームのワークフローを大きく改善しました。導入からほぼ2年がたち、今後どのような成果を上げ続けるかを楽しみにしています。

Hiveは、利用者の声を民主的に反映してつくられた世界初の生産性プラットフォームです。どのように役立つか、 こちらをご覧ください。