すべてはプロジェクトの依頼受付から

多くのチームが、厄介な「スコープクリープ」を経験しています。通常は、実行開始後の小さな変更依頼から始まります。最初は大きな影響がなくても、依頼が増えると、二度手間と情報伝達の途切れによって、ついにはプロジェクトが完全に止まります。原因は何でしょうか？ 最初に目的と期待を明確に定義していないことです。 

スコープクリープは、非効率な受付手順から生まれやすい問題です。この記事では、優れた依頼受付の構成要素と、簡単なベストプラクティスによってチームの貢献、ひいては利益を高める方法を詳しく見ます。受付の効率化と自動化に役立つHiveの機能も紹介します。 

優れた依頼受付の構成要素

チームのリソースを使う依頼について情報を集める最も簡単な方法は、すべての要望を1か所にまとめる受付フォームです。適切なフォームは、「何を知れば、チームは指定期間内に計画し、実行し、成果を届けられるでしょうか？」という問いに答えます。 質問を作る際には、プロジェクトの計画と分類という2つの分野を考えましょう。 

プロジェクトの計画

これは、範囲の拡大などの問題を防ぐための質問です。目標、日程、範囲、異論について、チームの認識をそろえます。たとえば、次の質問を検討してください。

• 新しいプロジェクトの依頼ですか。それとも既存のプロジェクトの更新ですか？

• プロジェクトの目的を説明してください。

• 成果物は何ですか？

• 完了の目標日はいつですか？

• 予算はありますか？

• 主な関係者は誰ですか？

• 主な意思決定者は誰ですか？

• 主な連絡先は誰ですか？

• 参考資料はありますか？

プロジェクトの分類

受付時に分類しておくと、遅延を防げます。チームの主なプロジェクトや仕事は、どの種類に分かれるでしょうか？チームに届く依頼の種類を整理するものとして、分類を考えてみてください。制作サービスのチームなら、印刷用販促物、デジタル素材、ウェブサイト更新などが考えられます。マーケティングチームなら、デジタル広告、ソーシャルメディア、広報などです。受付時に分類すると、適切な人やチームに依頼を届けられ、正しい社内ワークフローで進められます。必要なリソースと適切な手順を用意して、正しく設定できれば、遅延や伝達ミスの余地は小さくなります。 

受付フォームには、次の内容が必要です。

• 明確に定義された目的と範囲

• 明確な期待事項（成果物・素材、期間など）

• 正確な分類や選定基準（依頼はどの分類に入り、どのチームの対応が必要か）

依頼受付を強化する方法 

1. 範囲を定める質問を加えます。遠慮せず詳しく聞きましょう！情報が多いほど、正しく設定し、適切なメンバーで必要な社内ワークフローを開始しやすくなります。マーケティングチームなら、「目的」に加え、「主な対象者」「伝える内容」「促したい行動」などを設けます。制作サービスのチームが印刷用販促物を受け付けるなら、「用紙」「数量」「カラーか白黒（b&w）か」などを入れましょう。追加情報により、制作側の範囲が明確になり、依頼者との不要なやり取りを防げます。 

2. 最初にデータを分類します。分類と下位分類を含む選定基準を作ります。そうすれば、適切な人、チーム、関係者に振り分けられます。制作サービスのチームなら、「印刷用販促物」に加え、「チラシ」「はがき」「名刺」などの下位分類を設けましょう。

3. 依頼者が必要な情報を伝えやすくします。自由記述の質問には、意図の説明や例を添え、求める回答へ導きます。たとえば「プロジェクトの目的」には、「このプロジェクトの目的と目標を説明し、望む成果を明記してください」と説明を加えます。活用のヒント：過去に達成した目標の例も含めましょう。 

Hive Formsでプロジェクトの設定を効率化

Hive Formsは、社内外の誰でもブラウザーで入力できる独自のフォームを作る、Hiveの機能です。条件に応じた表示にも対応し、受付を効率化できます。 

Hive Formsは、ワークスペースのHive Appsで見つかります。「フォーム」を左側のサイドバーに固定すると、簡単に開けます。

• 複数の受付フォームを1つにまとめます。チームへの依頼窓口を一本化しましょう。ウェブサイトに写真、メディア、制作サービスそれぞれの依頼フォームを置く必要はありません。条件に応じた表示で1つのフォームを作り、プロジェクトと業務の受付を効率化します。選んだ分類に応じて、特定の質問を表示できます。たとえば、分類で「写真」を選ぶと、その後に写真の依頼に関する質問が現れます。 

• 受付とプロジェクトの設定を結び付けます。Hive Formsでは、すべての送信に対して独自の振り分けを設定できます。つまり、プロジェクトの設定を自動化できます。次のような選択肢があります。

  • 「フォームが送信されるたびに、選択したプロジェクトへ追加し、メンバーに割り当てます。」

    • 専任のプロジェクトマネージャーがいるチームに最適です。受付フォルダーや待機中の依頼一覧を作り、リソースを割り当てる前に内容を確認できます（下の画像を参照）。

  • 「フォームが送信されるたびに、次のメンバーで新しいプロジェクトを作成します。」

  • 「フォームが送信されるたびに、次の人にメールを送ります。」 

受付手順が弱いと、日程の遅れ、伝達ミス、関係者の不満が生じ、管理や社内ワークフローに悪影響を及ぼします。範囲の拡大だけでなく、チームの意欲低下や関係者・顧客の不満につながり、組織を危険にさらす場合もあります。この記事のベストプラクティスで受付を効率化し、管理の混乱を減らしましょう。チームが得意なことに集中できます！ 

業務監査を実施 

プロジェクトの分類や社内ワークフローを定める際に、支援が必要でしょうか。社内手順と管理ワークフローの業務監査で、改善が必要な点を明らかにし、変更や改善につなげましょう。受付から配布まで、組織とチームのニーズに合わせた独自のワークフローを作成できます。条件に応じた表示を使う専用フォームにより、円滑な導入と既存フォームの統合を実現します。

HiveパートナーでワークフローコンサルタントのJoanne Augustin Gilesが、Hive Swarmの皆さんにこのサービスを提供しています！ 

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執筆：Joanne Augustin Giles | マーケター&ワークフローコンサルタント

専門性の高いマーケティング・コンサルティング会社All Things Content LLCの創業者兼オーナーとして、さまざまな業界・規模のブランドのデジタルマーケティング施策を企画・実行し、マーケティングチーム向けに部門横断のワークフローを作ってきました。業務監査の枠組みと、チームやパートナーの意見を反映した独自のワークフローを通じて、Joanneは分断されたチームを、体系的に協力するチームへ変えてきました。