Oprahが毎回の会議を始める3つの言葉：優れたリーダーにもお勧めする理由

会議の開始は、気まずくなることがあります。ようやく同じ場所に集まった同僚たちが、まったく関係のない話題で雑談し、ほぼ必ず遅れて来る人や、5分の猶予を大きく過ぎても接続を忘れている人がいます。誰かは議題を読むのを忘れ、誰かはすぐに戻らなければと落ち着かない様子で座り、また別の誰かはメモ帳を忘れているでしょう。ようやく会議が始まっても、10人中9人は会議中に空想にふけり、73%の人は別のことをします。

だからこそOprah Winfreyは、全員を参加させ、意図を明確にするために、毎回同じ3つの質問で会議を始めます。「この会議で私たちは何を目指していますか。何が重要ですか。何を大切にすべきですか。」

Brendon Burchardは、『高い成果を生む習慣：卓越した人はいかにしてそうなるのか』の著者です。同氏によると、Oprahが毎回この質問で会議を始めるのは、高い成果を出す人が明確さを求めるからです。明確さは、高い成果を出す人に与えられるものではなく、その人たちが自ら求めるものだとBurchardは説明しています。そのため、そうした人は次の4つの質問を、常に自分に問いかけます。

• 自分：理想の自分を、どのように表現したいですか。

• スキル：どのようなスキルを伸ばし、発揮したいですか。

• 人との関わり：人との関わりの中で、どのように振る舞いたいですか。

• 貢献：どのような貢献をしたいですか。

これらを自問することで、再び集中できます。同じように、会議の冒頭で質問すると、参加者が再び集中する助けになります。

米国だけでも、毎日1,100万件の正式なビジネス会議が開かれています。つまり、どの会議にも重要な意味が必要で、議題は明確かつ簡潔に示すべきです。たとえば、「キャンペーンの開始日を決める」とします。Burchardによると、「要約する」「振り返る」「話し合う」といった内容にすべきではありません。

詳細な議題に沿い、時間どおりに始めると、会議時間を最大80%短縮できます。2000年以降、従業員が会議に費やす時間は毎年約10%増えており、平均の会議時間は31～60分となっているため、これは重要です。米国人の47%は、会議が多すぎることを最大の時間の無駄だと考えています。それでも、建設的で意図が明確であれば、プロジェクトや組織を前進させるために会議が必要なこともあります。そうでなければ、関係者に影響するだけでなく、もっと有効に使えたはずの時間によって、私たちは毎年$37 billionを無駄にしています。

Oprahの3つの質問を使えば、次の社内会議では、きっと効率的に意思決定できるでしょう。

この記事は当初、FairyGodBossに掲載されました。