タスクの優先順位をつける3つの簡単な方法

パソコンの前で画面を見つめたまま、次に何をすべきか迷ったことはありませんか。やるべきアクションや作業、タスクが山ほどあるのに、どれから手をつけるべきか分からない。そんなときがあるはずです。実は、すべてのタスクが同じ価値を持つわけではありません。優先順位のつけ方を知らないと、賢く働くどころか、ただ頑張るだけになってしまいます。この記事では、重要なタスクを見極める方法と、Hiveのツールでそれらを確実に終わらせる方法を紹介します。

頑張っているだけ？それとも賢く働いている？

頑張って働くと生産的な気分になりますが、実際にはほとんど成果が出ていないこともあります。成果の出ない頑張りは、「雑務」の副産物です。雑務とは、繰り返しが多く、退屈で、大きな意味を持たないのに骨が折れる作業のことです。雑務と「本当の」仕事の違いは情熱だと言う人もいます。単調な作業にも情熱を持てれば、大して意味のないことに苦労している気分にはならない、というわけです。

しかし現実には、終わりのない坂道で一人きりで岩を押し上げても、前向きに打ち込むどころか、歯を食いしばるだけです。

最も幸せな人は時間管理が得意な人だと思うかもしれません。ところが、賢く働くよりも頑張って働く方へ人が流れてしまうのには、心理的な理由があります。研究では、自分は忙しいと思っているときのほうが人は幸せを感じるとされています。忙しくせざるを得ない場合や、忙しくなるためだけに目標を作った場合でも同じです。優先順位のつけ方を知っていても、あえてそうしない人もいます。生産的だという錯覚を保てば、短期的には幸せでいられるからです。

何が重要かをどう見分ける？

忙しいのが好きだと認めても構いません。さらに、何が雑務で何が賢い仕事なのか分からないと認めることは、もっと立派なことです。

1. 労力で整理する

優先順位のつけ方を学ぶには、まず自分が何をやるべきかを把握する必要があります。Hiveなら、あなた専用のプライベートアクションで、個人用のToDoリストを作れます。最も退屈で単純な作業から、社内ソフトウェアのバグの解決策を考えることまで、やるべきことをすべて書き出しましょう。次にタスクを一つずつ見直し、次の質問で優先度が高いかどうかを判断します。

• 早めに終わらせないと、何か困ることが起きるか。

• ほかの人がこの作業の完了を待っているか。チームメンバーにとっても、自分と同じくらい重要か。

• 期限は調整できるか。

• 自分よりも速く終わらせられる人がいるか。

• このタスクをToDoリストから外したら、何が起きるか。

次に、ToDoリストに関連するアクションカードに優先度を追加できます。優先度には名前や色も設定できるので、低・中・高の3段階にとどまらない、柔軟な優先度リストを作れます。

なかには、影響が小さいのでリストから外せるタスクや、チームメンバーのほうが速く丁寧に終わらせられるタスクもあるでしょう。任せることも優先順位づけの一つです。ためらわずに任せれば、本当に大切なタスクに集中できます。

2. 雑務を自動化する

次に、作ったばかりのToDoリストを見て、2週間以上残っている項目を頭にとめておきましょう。着手はしたものの、なかなか終わらないものです。こうしたタスクの優先順位に悩んだら、次のことを自問してください。

• なぜこんなに時間がかかっているのか。

• やりたくない作業だからか。嫌いなのか、それとも自分のスキルに合わないのか。

• ほかの人より時間がかかる作業か。

• この作業についての気持ちを、誰かに話したか。

長くリストに残っているタスクは、無意識のうちに避けている可能性が高いものです。たとえば、重要度の低いタスクを先に片づけたり、作業をしながらマルチタスクをしたりして避けているのです。

優先順位を考えるとき、マルチタスクは大きな妨げになります。ある作業を始めても、飽きたり気が散ったりして続けられなくなるからです。研究によると、作業の切り替えは生産性の低下を繰り返し招きます。作業中に邪魔が入ると、もとの作業に戻るまでに平均23分かかります。それが、Zoomミーティングの設定や、ほかのチームへの確認メールのような単純なことであっても同じです。重要なタスクが事務的な雑用で何度も中断されるなら、Hiveに解決策があります。自動化されたタスクは、特定の条件で動くアクションです。担当者の変更、アクションのステータス移動、アクションカードの別プロジェクトへの移動を、手間なく行えます。ToDoリストから細かな作業がなくなり、より重要なタスクに使える余裕が生まれます。

3. タスクと時間を管理する

リストアップ、優先順位づけ、自動化をしてもまだ行き詰まるなら、時間の使い方を見直して、ワークフローの隙間を探すときです。視覚的に把握したい方には、Hiveの統合プラットフォームがガントチャートとかんばんボードの両方に対応しています。特定のプロジェクトにどれだけ時間をかけたかが分かります。日数よりも、プロジェクトにかけた時間数が問題なら、Hiveのタイムトラッキングツールが役立ちます。見積もった時間と実際にかかった時間の差を確認できます。記録した時間には、時間カテゴリを追加できます。アクションカードにひも付けて、作業内容のメモも残せます。優先順位のつけ方が適切かどうかを確かめられます。Hiveは最近、新機能を追加しました。チームメンバーが他のユーザーの代わりに時間を記録でき、互いに進捗を確認し合えます。組織外の人との作業にも便利ですが、チームでの作業セッションでも効果的です。行き詰まったときに、新しい視点でやり方を見直してもらえます。

Hiveは、世界で初めて民主的に作られた生産性プラットフォームです。詳しくは、こちらをご覧ください。