大手出版グループがHiveで書籍のマーケティングとプロモーションを行う方法

このHiveのお客様は、長い歴史を持つ出版社です。数十年にわたりSF・ファンタジー（SFF）ジャンルをリードし、SFF分野の主要な賞をすべて受賞しています。

この出版社にとって、コラボレーションとコミュニケーションは欠かせません。マーケティング業務の98%は社内で行われ、専任のマーケティングチームと広告プロモーション（広告プロモ）チームが担当しています。両チームは、デジタル広告キャンペーンから紙の資料まで幅広い制作物をつくっています。最終的な目標は、書籍を魅力的に見せ、書店などの小売店の目に留まるようにすることです。

書籍の企画には長いリードタイムが必要です。その間、マーケティングチームと広告プロモチームは、社内のカバーデザイン部門と特に緊密に連携します。ブックカバーのデザインは、マーケティング資料やプロモーション資料の見た目と雰囲気を大きく左右するからです。書籍の新しい制作物を企画・制作するときは、広報部門や編集部門とも密に連携しています。

この出版社がHiveを使って書籍を効率よく宣伝・販売促進している方法について、広告・プロモーション部門のディレクターに話を聞きました。

Hive導入前：寄せ集めのプロジェクト管理

Hiveを導入する前、この出版社はさまざまなプロジェクト管理ツールとメールプラットフォームを組み合わせて、マーケティング業務を管理していました。寄せ集めのツールに頼った仕組みでは、マーケターが求める効率や機能を満たせませんでした。ディレクターは同僚と一緒に、プロジェクト管理ソフトの検討を始めました。 

「最初は、私たち2人が新しいプロジェクト管理ツールを立ち上げたいと考えていました」と語ります。「部門と事業部のトップから大きな支援を受けられたのは幸運でした。 2019年10月にHiveを使い始め、そのわずか6か月後の2020年春には、パンデミックの影響で在宅勤務に移行しました。」 

「急なリモートワークへの移行も、Hiveのおかげでずっとスムーズでした。本当に助かりました。」- 広告・プロモーション部門ディレクター 

現在、マーケティングチームと広告プロモチームはほぼ100%リモートで、一部のメンバーはハイブリッド勤務を選んでいます。ここからは、両チームがHiveで日々の業務をどのように連携・整理しているかを詳しく見ていきます。

仕組みの中身：Hiveのプロジェクトで著者とタイトルを整理

チームは、著者ごとに親プロジェクトを作成し、その著者の書籍タイトルごとに対応する子プロジェクトを作成します。書籍タイトルのプロジェクトは、ハードカバーかペーパーバックかによって決まった命名ルールに従います。各書籍タイトルのプロジェクトの下には、マーケティングやプロモーションの活動ごとにアクションカード があります。アクションカードは、期限別、またはさまざまなテーマ別にグループ化されています。 

アクションカード の複雑さや規模はさまざまです。たとえば、メールマーケティングキャンペーンのような単純な活動を入れることもあれば、限定グッズや特装版が当たるコンテストのような大規模なプロモーションを入れることもあります。コンテストの場合、アクションカードには、景品や梱包資材の情報を追跡するサブアクションを置けます。応募状況を追跡する、対応するHive Formsを用意することも可能です。一方、メール一斉配信のアクションカードなら、メール送信を進めるための数個のサブアクションがあれば十分です。

Hiveでこのようにプロジェクトを構成しておくと、マーケティングチームと広告プロモチームは、著者とその書籍タイトルごとに、過去に完了した活動を簡単に振り返れます。特定のプロジェクトに携わったデザイナーとマーケターは誰か、過去の要素に誰がコメントしたか、誰が意見を出したかも、すぐに確認できます。長年この出版社で働いているメンバーにも、チームに加わったばかりの新入社員にも役立ちます。

「Hiveを使い始めた2019年からの仕事の記録が、しっかり残っています。同じ著者と何年にもわたって仕事をするので、過去のファイルを呼び出してすべてを確認できるのはとても助かります。仕事の大半をHiveで行っているので、過去のプロジェクトの細かい情報にもすべてアクセスできます。」- 広告・プロモーション部門ディレクター

Hive Formsで依頼をテンプレート化し、仕事を割り当てる

チームのメンバーは、Hive Formsを使って、仕事をすばやく立ち上げています。フォームが送信されるたびに、活動の実行や成果物の作成に必要な情報がすべて入ったアクションカードが作成されます。仕事も適切な担当者に振り分けられます。

業務の種類ごとに依頼を受け付けるカスタムのHive Formsも、いくつか作成しました。たとえば、有料のソーシャルメディア広告用のフォームと、紙などの物理的な資料用のフォームがあります。特定の種類に当てはまらない一般的な業務をまとめて受け付ける「標準」フォームもあります。

これらのフォームでは、依頼を確認する必要がある人と、必要な仕様を集めます。回答の内容に応じて、カードを割り当てるチームメンバーと、アクションカードに並べるサブアクションの数が決まります。

校正&承認でフィードバックを効率化

この会社は、書籍のマーケティング・プロモーション用の制作物を数多く手がけているため、マーケターの業務量は膨大です。広報部門、編集部門、カバーデザイン部門など、他部門とも密に連携しているので  ワークフローを整理して効率を保つことが重要です。そこでHiveの校正と承認機能が欠かせない存在になっています。

「Hiveを選んだ大きな理由の一つは、Hiveのアクションカード内にある校正機能でした」とディレクターは説明します。マーケティングチームは、計画の多くを他部門と協力してHiveの外で進めますが、具体的な内容はすべてHiveに記録して追跡します。そのため、チームはその計画をもとに実行に移せます。 

承認のプロセスは長く、必ず社内のマーケティングチームのメンバーが加わります。社外のユーザー、さらには会社の外の人が加わることも少なくありません。Hiveなら、このプロセス全体を追跡し、適切な担当者が承認したかを確認できます。

承認では、Hiveの通知機能のおかげで、対応が必要になった項目を全員がすぐに把握できます。 

まとめ

Hiveの導入により、この出版社のマーケターは、日々の業務を効率化し、承認プロセスを一元化し、リモートチーム間のコミュニケーションを強化できました。

ディレクターは次のように締めくくります。「今では、マーケターは全員がHiveにすっかり慣れています。最初から使っている人も、Torに入社したばかりの人も、みんなが取り組んでいます。かなり良い仕組みができました。メモやフィードバックをHiveに気軽に投稿し、通知で新しい動きを確認しながら、仕事を前に進めています。」

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