リソースの対応能力計画ガイド

リソースの対応能力計画は、あらゆる事業の成功に重要です。投資収益率を最大化するため、タスクやプロジェクトの完了に必要なリソースの量を把握するプロセスです。適切な量のリソースがあれば、企業はプロジェクトの計画、予算設定、実行を適切に進められます。そのため、計画を支援するツールも事業の成功に不可欠です。対応能力計画では、顧客の需要を満たし、市場で競争力を保つために必要な量のリソースを確保します。材料、人員、場所、資金をどの程度利用できるかといった要因を含め、現在の対応能力と将来見込まれる対応能力を比較・分析します。「リソース」の定義は事業によって異なりますが、自社が扱うリソースの種類を理解することが大切です。

リソースの対応能力計画とは

ビジネスでは、特定のタスクやプロジェクトに適切なリソースを配分するために、対応能力計画を使います。目的は、期限と予算の範囲内でプロジェクトを完了できる、十分なリソースを確保することです。

リソースには、次のものが含まれます。

• 人員

• 機械

• 資金

• 場所

• 時間

簡単に言えば、リソースの対応能力計画は、チームが使える時間、材料、労力と、現在のプロジェクトの要件のバランスを取るためのものです。これがなければ、今のチームや利用可能なリソースで何を達成できるかわからず、計画や日程の作成が非常に難しくなります。

リソースの対応能力計画が重要な理由

プロジェクトに投入できるリソース量を知るだけでなく、次の点でも事業に不可欠です。

• 実現できない約束や、処理能力を超える仕事の引き受けを防ぎます。

• 状況を把握し、それに合わせてワークフローを計画する手段を得られます。

• リソースを効率的に使い、ほかのメンバーが完了できるタスクに、時間や資金を無駄にしないようにします。

• 提供できる内容を顧客と確認し、誤解や失望を避けられます。

過剰な引き受けを避け、リソースを効率的に使い、自信を持って新しいプロジェクトを受けたい事業主にとって、不可欠な計画です。

リソースの対応能力計画の実践方法

対応能力を計算し始めるときは、リソースが無限ではないことを忘れないでください。何が利用できるかを理解し、それを出発点にします。考慮するリソースが多いほど、計画の精度は高まります。自社の対応能力を理解する際には、次の方法を意識しましょう。

1. 基準となる現状を把握

現在、社内ではどのような業務を行っていますか？どのプロセスに最も時間がかかりますか？従業員の空き時間はどれくらいですか？リソースの計画・管理方法を考えるには、まず基本となる現状を把握する必要があります。

2. 傾向とパターンを分析

1年の中で、特に忙しい時期や落ち着く時期はありますか？予算や予定時間を超えがちなプロジェクトはありますか？目立つ傾向やパターンがあれば、記録しましょう。どこで作業が滞るかを理解すると、今後のプロジェクトで同様の問題を軽減できます。

3. メンバーから意見を収集

仕事量をどう感じているか、チームに聞きましょう。いつも負担が大きすぎると感じているなら、支援のためにリソースの追加配分を検討し直す必要があるという兆候です。

4. タスクに必要な時間を見積もる

現実的に考え、所要時間を過小評価も過大評価もしないでください。どちらも不満と非効率なリソース利用につながります。

5. 変更をチームに共有

プロジェクトが変化・発展すると、必要なリソースも変わります。チームが準備し、期待されることを明確に理解できるよう、変更を伝えましょう。

6. 顧客と連絡

対象範囲やスケジュールの変更は、顧客にも知らせます。率直かつ誠実に伝えることで、顧客の誤解や不満を防げます。

7. 余裕を確保

通常、リソースの活用には最初から最後まで人が関わります。そのため、プロジェクトでは小さな問題、遅延、想定外の作業範囲の拡大が起きやすいことを常に考慮してください。人は完璧ではありません。計画の初めから少し余裕を持たせれば、より良い状態で始められます。これらの方法を実践すると、事業に役立つ対応能力計画を作れます。時間をかけてリソースを理解し、現実的な計画を立てれば、約束した成果を出せるとわかったうえで、自信を持って新しいプロジェクトを引き受けられます。

対応能力計画とリソース計画の違い

よくある疑問を解消しましょう。リソースの対応能力計画とリソース計画は、同じものでしょうか？残念ながら、異なるプロセスであるにもかかわらず、プロジェクト管理では同じ意味で使われがちです。リソース計画は、プロジェクトの完了に必要な人員や設備を特定し、配分します。将来必要になるリソースを見極め、必要なときに使えるようにする、先を見据えた計画です。リソースの対応能力計画は、すべてのリソースの現状を確認し、利用できる人員や設備でどれだけの仕事を完了できるかを分析するため、現状への対応を重視します。単一のプロジェクトやタスクではなく、リソース全体と今後の状況を見て、タスクを計画します。どちらも重要ですが、チームが引き受けられる量を現実的に把握するため、対応能力計画を先に行うべきです。その後、将来のプロジェクトを検討し、完了に必要なリソースを確保します。

リソースの対応能力計画ツール

市場にはさまざまなツールがあります。ここでは、リソースを追跡し、自社が提供できる仕事を把握するのに役立つ、おすすめをまとめました。Hive：チームの仕事量を視覚化し、誰かの負担が過大になりつつあるときに知らせてくれます。Smartsheet：現在と将来のプロジェクトと、それぞれに必要なリソースを追跡できます。Clarizen：利用可能なリソースをまとめて登録し、人員をプロジェクトにドラッグ＆ドロップして、割り当ての競合を確認できます。Hubstaff：チームが対応できる仕事量と、滞りが生じそうな場所を確認できます。対応能力計画には、検討すべき要素が多くあります。しかし、時間をかけてリソースを理解し、数ある優れたツールのいずれかを使えば、約束した成果を出せるとわかったうえで、自信を持って新しいプロジェクトを受けられます。対応能力計画のヒントはありますか？ぜひ以下のコメントで共有してください！