SMART目標でプロジェクト管理を成功へ導く方法

プロジェクト管理の基本は、目標を実行可能な手順に分けることです。リーダーであるプロジェクトマネージャーは、プロジェクトの成功に責任を持ちます。計画どおりに進め、具体的な目的や目標を達成するために尽力します。では、よい目標とは何でしょうか？定めた目標にチームが円滑に到達できるよう、どう支援すればよいのでしょうか？

詳しいプロジェクト目標を作る最適な方法は、SMART目標の導入です。SMART目標は、具体的で、測定可能で、達成可能で、関連性があり、期限がある目標です。この方法で目標を設定すれば、達成状況を測り、評価し、方向を修正するのに役立ちます。この記事では、SMART目標の意味と、プロジェクト管理計画での使い方を説明します。

SMART目標の基本

プロジェクトマネージャーも、この分野に入ったばかりの人も、SMART目標を学び、実践することが成功に不可欠です。SMARTは、効果的な目標を作る際の5つの特性の頭文字を取った言葉です。次の要素があります。

• 具体的

• 測定可能

• 達成可能

• 関連性がある

• 期限がある

それぞれを詳しく見て、目標の計画にどう役立つかを理解しましょう。

具体的

具体的な目標は、明確に定義され、正確です。誰が、何を、どこで、いつ、なぜ行うかに答えます。解釈の余地がないよう、できる限り具体的にしましょう。例えば、「今夜出かけます」とも、「午後6時にSusanとCheesecake Factoryへ夕食に行きます」とも言えます。どちらも最終目標は伝わりますが、詳しいほうが計画を明確に描き、必要な人により多くの情報を提供します。プロジェクト管理でも、具体的なほど進捗を追いやすく、正しい方向に進んでいるか確認しやすくなります。

測定可能

目標は、常に進捗を追跡・測定できるものにしましょう。この条件を設けると、必要な手順を進めているか確認し、達成までどれほど近づいたかを把握できます。例えば、「体重を減らす」という目標なら、「週に2ポンド減らす」が測定可能な要素になります。目指す数値が決まり、進捗を簡単に追えます。

達成可能

達成可能な目標とは、使えるリソースを考慮して現実的なものです。実現不可能な目標は、いら立ちや落胆につながるため避けましょう。挑戦になる一方、手元の時間とリソースで可能だとわかる目標を選びます。先ほどの減量の例では、達成可能な減量目標は週に2ポンドでも、週に10ポンドは達成不可能です。プロジェクトでも同じように、ほとんど夢物語のような大きな目標を1つ立てるより、達成できる小さな計画に分けられます。

関連性がある

関連性のある目標は、組織の使命と展望に沿っています。追加のリソースや投資が必要でも、プロジェクトに価値を加えます。ここで妥協してはいけません。意味のある目標を追い、そうでないものは手放しましょう。定期的に見直し、成功に不可欠かを判断します。かつて欠かせないと考えた目標が、貴重なリソースを消費する一方、事業に大きな影響を与えていないかもしれません。基準と比べ、追跡し、見直す時間を取りましょう。

期限がある

期限のある目標には、具体的な締め切りが設定されています。完了への責任と、急いで取り組む意識を生みます。プロジェクトの範囲を踏まえて、現実的な期限にしましょう。短すぎて達成不可能でも、遠すぎて気が緩んでもいけません。「Goldilocksと3匹のくま」のように、計画とチームに合う、ちょうどよい時間を見つける必要があります。

SMART目標と通常の目標

すべての目標がSMARTなのでしょうか？必ずしもそうではありません。SMART目標は、達成したいことの定め方が通常の目標と異なります。5つの特性は具体的で、非常に細かく設定できます。日程、期限、想定されるリスクなど、達成に必要な特定の作業を明らかにします。一方、「通常」の目標は、単に1つの到達点であることが多くあります。

例えば、「週末までにプロジェクトを完了する」という目標を立てたとします。これは曖昧で、日々の忙しさに埋もれたり、翌週に延びたりしかねません。SMARTを使うと、「金曜日の米国東部標準時の正午までにプロジェクトを完了します」となります。具体的で、金曜日という期限と、正午という時間の条件があります。

細部を加えることで、目標が管理しやすく、達成しやすくなることがわかります。必要な情報が揃うと、タスクの完了に必要な手順を踏みやすくなります。

SMART目標を実践する

目標を作るときは、実現したいことを考え、そこから逆算します。大まかな考えができたら、SMARTの枠組みで細部を埋めましょう。各目標について、次を自分に問いかけます。

• 具体的ですか？

• 進捗を測れますか？

• 達成可能ですか？

• 関連性はありますか？

• いつまでに達成したいですか？

すべてに答えられれば、SMART目標になっています。答えられなければ、条件を満たすまで調整しましょう。自分とチームを助けるための目標なので、負担ではなく、支えになるようにしてください。

プロジェクト管理ソフトウェアでSMART目標を使う

プロジェクト管理は、目標を実行可能な手順に分けることです。ここでSMARTが役立ちます。計画を作るときは、達成可能で関連性があり、日程が決まった具体的な節目を設けましょう。計画に沿って進め、期限を守る助けになります。

ただし、細かな手順が多いと、全体の整合性を保ち、今どこにいるかを常に把握するのは難しくなります。Hiveのような管理プログラムは、目標設定を円滑にし、SMART目標を管理するのに役立ちます。

Hiveでは、タスクリストの作成、期限の設定、進捗の追跡を、すべて1か所で行えます。完了に必要な個々の手順に集中しながら、全体像も確認できます。Hiveを使えば、SMART目標を賢く管理できます。

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