プロジェクト管理でよくある4つの課題と解決策

プロジェクトを始めた、あるいは始めようとしたのに、動き出す前から行き詰まったことは何度ありますか？誰もがそうした管理上の課題を経験しています。しかし、最近の技術革新により、さまざまなツールで確実に始動できるようになりました。

プロジェクト管理には、開始、実行、完了を妨げるさまざまな課題が伴います。チーム内で内容が明確でないこと、連絡の分散、限られたリソース配分、スコープの拡大、非効率な時間管理などです。

幸い、プロジェクト管理ツールは、メンバーが情報を確認・共有する場所を一元化し、これらの課題への対処を助けます。これは最も重要な出発点です。連絡と情報保存の場所がまとまっていなければ、生産的な成果は得られません。

ヒント&ツールを活用すれば、よくある課題を乗り越え、円滑な実行と納品を実現できます。ツールが解決できる課題をもっと知りたいですか？詳しく紹介します。

プロジェクト管理でよくある4つの課題

Hiveの利用を検討するチームで、特によく見られる4つの課題を紹介します。

課題：プロジェクトの手順が不明確

開始時に共通の目標があっても、そこに至る道筋が明確でない場合があります。問題が生じ、最初から生産性が損なわれかねません。最善の進め方について同僚や上司と言い争いながら、始めたい人はいないでしょう。

解決策：HiveMind AI Project Planner

幸い、AIはプロジェクトを計画できるほど賢くなっています。Hiveに新たなAI機能を追加し、アクションカードから直接プロジェクトと次の手順を作成できるようにしました。最も難しい課題の1つを解決します。

アクションカードの右上にある紫色の電球をクリックすると、AIツールの「次のステップを提案」で計画を作成できます。Hiveが始動に必要な手順をすべて生成します。

特に便利なのは、コピーや貼り付けが不要なことです。すべてアクションとして追加するので、各部分を適切なメンバーに割り当てられます。

課題：リソース不足や稼働状況の混乱

進行中にタスクやサブプロジェクトが追加され、あっという間に増えることがあります。4週間の予定が4か月かかる場合もあり、対応するために方針転換が必要です。これは特に難しいプロジェクト管理の課題です。

気の遠くなるような日程を不安に思い続けるより、対応能力やリソース管理の機能を持つツールを使えば、仕事を大幅に楽にできます。

解決策：タイムトラッキングとリソース管理

タイムトラッキングとリソース管理は、管理ツールの一般的な機能です。Hiveは、チームのニーズに合わせて調整できる優れたタイムトラッキング、タイムシート、リソース管理機能を備えています。作業中のアクションカードに直接時間を追加できます。 「合計」時間を編集するか、自動で記録するタイマーを使います。

より複雑なリソース管理や割り当てには、Resourcingアプリを使いましょう。

リソース管理ダッシュボードに割り当てを表示する方法は、主に2つあり、併用できます。

1. アクション単位の割り当て

2. プロジェクト単位の割り当て

1. アクション単位の割り当て

アクション単位で機能を使うには、次の主要情報を入力する必要があります。

• 担当者（アクションに責任を持つ人）

• 見積もり（アクションにかかると予想する時間）

• 期限（複数日にまたがる場合は開始日も）

この情報に基づいてアクションがダッシュボードに配置され、各期間の見積もり時間の合計が計算されます。ダッシュボード上のアクションをクリックすると、詳細を開いて確認したり、更新したりできます。

2. プロジェクト単位の担当者

リソースがいつプロジェクトに取り組むかを表示するには、ダッシュボード上の名前に移動し、クリックしてドラッグし、新しいプロジェクト単位の割り当てを作成します。ユーザーに通知する準備ができたら、割り当てを確定をクリックしてください！

フィルターを使うと、特定のプロジェクト、人、チーム、役割、フェーズ、ラベル、その他のカスタムユーザータグだけを表示できます。

プロジェクト管理のリソース管理機能の可能性は大きく、チームの協力の仕方を一変させることもできます。

課題：連絡が一元化されていない

メールが飛び交い、Slackが鳴り、Dropboxでファイルが送られ、Teamsのチャットが続くと、大きなストレスになります。チームや組織で見られる、特に負担の大きい課題です。プロジェクトとアクションの連絡は、正しい情報を確認できる1か所にまとめることをお勧めします。そうしなければ、小さな誤解やミスで数週間、数か月の遅延が起こることがあります。

解決策：管理ツールのチャット&ホームページ

連絡を一元化するには、チャット、ファイル保存・共有、プロジェクト管理を備えたツールが必要です。Hiveは、Slackなどの既存の連絡手段と併用し、GmailやDropboxなどとも連携できる優れた選択肢です。

さらに、ワークスペースのアクティビティページでは、チームや組織が毎日取り組んでいることの全体像を把握できます。1日中、大量の質問を送る必要はありません。

課題：「正しい情報源」が多すぎる

前の課題と同じく、連絡手段の分散と、円滑な進捗追跡の不足が組み合わさり、完了や成長を妨げます。確認が必要な素材がメールにあるのに、コメントはSlackだけで行う場合、新しくワークスペースやチームに入る人は全体像をつかみにくくなります。

解決策：Hiveのアプリ&連携

幸い、Hiveなどの最新ツールには、Hive Appsや連携機能があり、すべての情報を1か所に集め、保存できます。最も利用されているアプリは校正と承認です。素材に意見や感想を伝えるための窓口を提供します。

さらに、素材、承認、現在の状況について知りたいほかのメンバーのために、履歴が残ります。これにより、特に複雑な課題である、新メンバーの受け入れと早期の習熟を解決できます。Google MailやSlackとの連携も、正しい情報源の一元化を支えます。特に、ツール間の双方向同期が役立ちます。

Hiveを無料で試す

うれしいことに、Hiveのような優れた管理ツールは、無料で使い始められます。FreeとStarterはどちらも初心者に使いやすく、Hiveが合うかを判断する間に利用できます。また、すべてのプランに14日間の無料トライアルがあります。ぜひお試しください！

ほかにも支援が必要な課題はありますか？お知らせいただければ、どれほど複雑でも、解決を支援する専用のワークフローをHiveで提供します。プロジェクト管理に、ありふれすぎて相談するほどではない課題はありません。同じ問題でもチームごとに影響は異なります。ぜひお手伝いさせてください。