プロジェクト管理における関係者とは？

どのプロジェクトにも、独自の目標、参加者、課題があります。ただし、リソース、メンバー、その他の段取りを含め、すべての要素の間で効果的に情報を共有する必要がある点は共通です。

プロジェクトを予定どおりに進め、目標を達成するには、関係者を特定して理解し、適切に連絡を取る方法を知ることが重要です。この記事では、関係者とは何か、日々の業務にどう関わるのか、チームを効果的に管理することがなぜ大切なのかを説明します。

関係者とは？

関係者とは、プロジェクトに影響を与える、またはその過程や結果から影響を受ける可能性がある人々です。1人だけの場合もあります。組織の内部にも外部にも存在し、影響力の大きさはさまざまです。

英語の「stakeholder」は、こうした人々がプロジェクトに「利害（stake）」を持つことに由来します。会社やチームのあらゆる階層に存在し、組織全体に広がることもよくあります。

例えば、新製品を開発するプロジェクトには、次のような関係者が考えられます。

• 成功または失敗に最終的な責任を負うCEOです。

• 製品の販売を担当するマーケティング部門です。

• 製品の開発を担当する研究開発チームです。

• 必要な資金を提供する財務部門です。

• 製品の製造を担当する生産チームです。

• 組織の構造や法的形態によっては、会社の所有者も含まれます。

この1つのプロジェクトだけで、少なくとも6つの関係者が見つかりました。成功か失敗かは、その結果が全員にどう影響するかによって決まります。各関係者は進捗を共有し、プロジェクトの完了に役立つタスクを遂行する必要があります。

プロジェクトには本当に関係者の参加が必要ですか？

答えは、状況によります。必要性は、プロジェクトの範囲と、各個人や集団が持つ利害によって変わります。例えば、とても小規模でリスクが低ければ、全員を巻き込む必要はないかもしれません。その場合、参加者を増やすとかえって効率が下がることもあります。だからこそ、いつ他の関係者を参加させるかを見極めることが重要です。

例えば、報告書のような簡単な成果物を作り、影響を受ける人が1人だけなら、他の関係者を参加させる必要はありません。

一方、大規模でリスクが多いプロジェクトでは、できるだけ多くの関係者に参加してもらい、リスクを抑えるさまざまな視点やアイデアを得ることが重要です。

例えば、まったく新しいウェブサイトを作る場合です。顧客のニーズに合うかを確認するマーケティング部門、安全性と使いやすさを確保するIT部門、予算を守っているか確認する財務部門などが関係者になります。

関係者を特定する方法

いくつかの方法があります。まず、関係者分析です。各関係者を特定し、その重要性を評価するプロセスで、アンケート、面談、グループでの聞き取りなどを通じて行えます。

もう1つは、プロジェクトの影響を受ける人を考える方法です。直接参加していなくても、影響を受ける人はいます。また、成功に利害を持つ人を探すこともできます。株主から仕入れ先まで、幅広い相手が含まれます。隅々まで確認しましょう。関係者は思わぬところにもいます。

関係者を理解する手順

特定したら、プロジェクトに対する具体的な目標や希望を理解します。直接会うか電話で話し、何を期待しているかを正確に聞くのがよいでしょう。質問の例を紹介します。

• このプロジェクトの目標は何ですか？

• 結果にどのようなことを期待していますか？

• どのような日程を想定していますか？

• 特に求めている成果物はありますか？

• 把握しておくべき利益相反はありますか？

情報が集まったら、連絡計画を作れます。各関係者と連絡する頻度、使う方法、共有する情報の種類を含めてください。

関係者の意見は、プロジェクトやその目的について一致していない場合があります。全員の認識をそろえ、同じ目標に向かって進めるようにするのが、プロジェクトマネージャーの役割です。利害が対立する相手の調整が必要な場合もあります。

関係者と効果的に連携する方法

プロジェクトの成功には、効果的な意思疎通と関係者の管理が欠かせません。時間を取って特定し、理解することで、開始時点から成功の土台を作れます。最初のタスクを作る前から、次の5つの手順で効果的に連携し、情報を伝えられます。

• 初期段階で関係者を特定します。

• 定期的に連絡を取ります。

• 全員が目的と自分の役割を理解しているか確認します。

• プロジェクトを通じて、すべての関係者から意見を求めます。

• 懸念や問題が生じたら、すぐに対応します。

適切な管理と開かれた連絡経路があれば、関係者はプロジェクトの大きな力になります。一方で、対立の原因にもなり得ます。全員の利害や優先順位が一致するとは限りません。例えば、CEOは利益を重視し、マーケティング部門は顧客のニーズを重視するかもしれません。競合する利害の調整は難しいものですが、優れたマネージャーはすべての連絡経路を保ち、変化に対応できるようにします。

関係者を支援するソフトウェア

すべてのプロジェクトと関係者を把握するのは、大変な作業です。Hiveのようなプロジェクト管理ソフトウェアに投資すれば、全員に必要な情報を1か所にまとめられます。Hiveで管理すると、次のことができます。

• 人数の制限なく関係者を追加し、連絡先を管理できます。

• 各関係者の視点からプロジェクトを確認できます。

• 特定のタスクや成果物についてコメントを依頼できます。

• 関係者がタスクにコメントすると、通知を受け取れます。

• 各関係者に割り当てられたタスクを追跡できます。

各関係者はHiveで独自の表示を使い、自分にとって重要な項目の最新情報を確認できます。通知によって更新も定期的に伝わります。コメントやタスク割り当ての機能を使えば、全員がプロジェクトに関わり、自分の役割を理解している状態を保てます。Hiveで関係者との連携を効果的に管理し、プロジェクトを成功へ進めましょう。

Hiveは、利用者の声をもとに民主的に作られた世界初の生産性プラットフォームです。支援できることについては こちらをご覧ください。