チーム研修の評価で生産性を高める方法

この記事は、Stefan Deboisが執筆しました。Deboisは、Survey Anyplaceの創設者兼CEOです。同社は、魅力的なアンケート、クイズ、評価を作るオンラインツールを提供しています。Deboisは、技術を使って多くの人と仕事上の関係を築くことに情熱を注いでいます。雇用主には、チームに関して多くの責任があります。適切な人材を採用し、役割の明確化を継続して支援し、支え、自律的に働けると信頼し、専門能力の開発目標へ導き、協力し、プロジェクトを成功に導く管理を支援するなど、さまざまです。チーム研修の評価も、その一部です。採用と良い職場環境づくりは、終わりのない仕事であり、バランスが必要です。雇用主や管理者として、全員が成長し、大切にされ、支えられ、楽しさも感じる企業文化を作りたいでしょう。一方で、従業員の生産性も重要です。生産性には、それ自体に難しさがあります。職場には、注意をそらすものが非常に多いからです。同僚、SNS、メッセージ、メールなどが、常に従業員の注意を奪い合っています。 実際、Workgroups DaVinciは、生産性について驚くような統計を紹介しています。

• 米国の成人の90%超が、毎月15〜18時間をFacebookに使っています。丸2日分の勤務時間です！

• 従業員は平均で1日約1時間、月に約31時間を会議に費やしています。

• 夏の間は、生産性が20%低下することがあります。

ただし、生産性を最も大きく損なうのは、研修不足かもしれません。仕事の一部をどう進めるかわからず、雇用主の支援も受けられないと感じれば、生産的には働けません。しかし、従業員は期待に応えようとすることが多いため、困っているかをどう見極めるのでしょうか？そこで、チーム研修の評価が役立ちます。

チーム研修の評価とは？

基本的には、研修の効果を測るものです。従業員から貴重な意見を集め、雇用主が研修を改善できるようにします。その意見から、苦労している分野や追加の支援が必要な箇所を特定できます。 また、従業員が生産性に問題を抱える理由を伝える機会にもなります。そのため、最後に自由記述欄を設けることが重要です。詳しくは次の節で説明します。

役立つ研修評価を作るこつ

評価の効果を十分に引き出すには、正しく設計する必要があります。私たちが作成時に役立つと感じた、いくつかのこつを紹介します。 

短くする

Microsoftの研究によると、人が注意を持続できる時間は平均8秒で、金魚より短いそうです。そのため、研修評価を長くしすぎないようにします。 従業員はすでに多くのことを抱えています。仕事をし、人と交流して企業文化に貢献し、注意をあちこちに向けています。終わりのない仕事の一覧に評価まで加わると、うんざりしたり、強い不満を感じたりするかもしれません。 だからこそ、短く、簡潔で、要点を絞ることが大切です。理想的なスライド数は約10枚です。それ以上では、関心を失ったり、苛立ったりするおそれがあります。 また、評価の重要性と、長期的に従業員へどう役立つかを伝えます。支援し、本当に話を聞くために、あと5分だけ時間を求めていると理解すれば、真剣に評価へ取り組んでくれる可能性が高まります。

興味を引く内容にする

前述のとおり、職場には注意をそらすものが多くあります。注意を向けるよう頼むだけでなく、関心を得る必要があります。その方法の1つが、できる限り魅力的な評価を作ることです。楽しく、鮮やかで、ユーモアのある画像、GIF、動画を加えると、集中を保ち、笑いも生まれるかもしれません。従業員のことを知っているはずですし、そうあるべきです。興味を引くものを生かしましょう。よく話題にする番組や、笑っているミームはありませんか？ 社内の評価なら、深く考えず手早く作ってもよいと思うかもしれません。しかし、従業員は会社の最大の資産です。時間と努力を尊重してください。参加したいと思える理由を用意しましょう。

会社らしさを反映する

評価は、何も考えずに作るものではありません。目的は、生産性を妨げている要因を理解し、より良い研修を実施することです。 従業員と事業全体に関わるものとして、ふさわしく扱いましょう。会社の基準に沿って、ブランドを反映します。オンライン評価を作るときは、会社の色やロゴを使い、事業、従業員、使命を表現します。まずは、ロゴ作成ツールを使うと、評価資料にブランドらしさを自然に取り入れられます。

意見を活用する

評価後にレポートを出せるソフトウェアを使いましょう。この機能があれば、従業員の生産性を支える知見や助言を提供できます。 何より重要なのは、雇用主が従業員から大切な意見を受け取れることです。レポートで傾向を見つけ、追加研修が必要な分野を特定できます。防御的にならずに受け止めましょう。自尊心や怒りを挟まず、率直に耳を傾けてください。従業員は事実を伝えようとしているだけです。雇用主は、その情報を使って、会社で成功できる体験を整える必要があります。 1つの方法は、レポートを検討し、追加研修を組み立てるチームを作ることです。複数の人が発想を出し合い、研修の進め方を探れます。 

まとめ

チームの生産性は、事業の利益に直接つながります。意欲的で生産的なチームと、事業の成功には直接の関係があります。そのため、最大限に生産性を発揮できる確かな環境を提供することが重要です。チーム研修の評価を使い、何が機能し、何が機能していないかを従業員から直接学びましょう。追加研修が必要な分野を把握し、能力を最大限に発揮できるよう支援してください。