オフィスマナー、10の暗黙のルール

新しい職場の初日です。オフィスに入ると、レイアウトも人も仕事のペースも、前の職場とはまったく違うことに気づきます。

プロとしてふるまいながら、新しい環境になじむにはどうすればよいのでしょうか。よい従業員の条件は職場ごとに違いますが、転職してもそのまま持ち運べる、オフィスマナーの一般的なルールがあります。

オフィスマナーとは何か、なぜ大切なのか

オフィスマナーとは、従業員がプロ意識と礼儀正しいふるまいを実践するための、明文化されていないルールです。オフィスマナーは会社によって異なりますが、一般に、きちんとしたマナーを身につけると、同僚や顧客と良好な関係を築け、キャリアアップにもつながります。マナーにおいては、第一印象が重要です。シカゴ大学の研究者による最近の調査結果では、人は良い行動よりも悪い行動のほうが、ずっと早く相手への評価を改めることがわかりました。つまり、あまりよくない印象は残りやすく、同僚や上司との大切な関係づくりの妨げになるおそれがあります。最初からよい関係を築けば、職場にすぐなじめ、上司にも好印象を与えられます。マナーのよい人は、仕事の成果に真剣に向き合っていることも示せるため、将来の昇進につながる可能性があります。以下に、職場で実践できるオフィスマナーのルールを紹介します。

オフィスマナー10のルール

1. 時間を守る

時間は貴重です。自分の時間のほうが相手の時間より大事だと思われたい人はいません。出社、顧客訪問、締め切りのどれでも、時間を守る姿勢は、仕事に真剣であり、相手の時間を尊重していることを示します。締め切りに間に合わなければ、チーム全体に影響し、ほかの人がカバーすることにもなりかねません。顧客は質の高いサービスを期待しているため、約束に遅れると、支払った対価に疑問を持たれたり、自分の時間を大切にしていないのではと思われたりします。遅れそうなときは、相手に知らせ、予定を共有しておくのが礼儀です。

2. うわさ話を避ける

学生時代は終わったと思っていませんか？ 職場では、そうとは限りません。仕事のストレスを話したくなるのは自然なことですが、どこまで話すかには注意しましょう。人への接し方はあなたの人柄を映し出します。同僚の悪口を言えば、あなたもそのネガティブな印象と結びつけられるかもしれません。また、ほかの同僚の悪口を耳にした同僚は、自分も同じように言われているのではないかと考え、あなたを信頼しにくくなります。

3. 職場環境を理解する

何が適切かを知るために、職場環境をよく観察して理解することが大切です。たとえば、スタートアップは服装規定がゆるやかですが、企業の世界で働くなら、よりビジネスにふさわしい服装がよいでしょう。コロンビア大学キャリア教育センターによると、大きな組織で働く場合は、人事部門や社内研修を利用できます。小さな会社では、周りを観察し、質問することで学びます。会社の価値観や方針は時間とともにわかってきますが、会社の中でうまく立ち回るには、調べて観察する習慣が役立ちます。

4. 清潔に保つ

職場では、自分の後片付けができない人として知られたくないものです。共用スペースにコーヒーカップや紙くず、食べかけのお菓子を置いたままにすると、誰かが片付けることになり、その人の時間と我慢を奪います。また、デスクや作業スペースを清潔に整えておくことは、あなたのプロとしてのブランドを映し出します。きれいな作業スペースを保てているか、定期的に確認するとよいでしょう。

5. ほかの人の働き方に配慮する

働き方は人それぞれなので、オープンオフィスで働くときは配慮が必要です。大音量で音楽を聴きたい人もいれば、静けさを求める人もいます。音楽やポッドキャストなどの音声を聴きたいときは、ヘッドホンを使いましょう。許可されている場合は、個室やブースなどのスペースを使う方法もあります。

6. 親しみを持ちつつ、プロであり続ける

週の大半を同僚と過ごすので、個人的なことまでお互いを知りたくなるのは人間らしいことです。何も話さなければ、お高くとまっていると思われるかもしれません。一方で、配偶者の浮気や、酔った週末の武勇伝のような話まですべて伝える必要はありません。自分も周りも、仕事のプロジェクトに集中できなくなるおそれがあるからです。ほかの人の境界線に配慮することも大切です。個人的な情報を共有するかどうかは本人の選択なので、無理に話させてはいけません。

7. 本当の関心を示す

私たちの頭の中では、いつも何千もの考えが巡っています。ToDoリストを消し込み、仕事をどう終わらせるか悩み、クリーニングを受け取ったか気にかけています。同僚や顧客と話しているときは、早く話し終えて次に進みたいと思ってしまいます。けれども、人は相手が真剣に聞いているかどうかを見抜きます。人と話すときは、全神経を向け、しっかりアイコンタクトをとり、関心を持って質問を重ねましょう。そうすれば、集中していることが伝わり、一緒にいて心地よい人だと思ってもらえます。

8. 人を紹介する

新しい職場でも、しばらく働いた後でも、会うべき人は必ずいます。自分を知らない人たちの中で気まずく立ち尽くすのは、楽しくありませんし、相手にとっても同じです。機会があれば、人同士を紹介しましょう。礼儀にかなっていて、相手も大切にされていると感じます。

9. あらゆるコミュニケーションで礼儀正しく、プロらしく

電話でもメールでも対面の会議でも、プロらしさを保つことが大切です。メールでは、口調や表情が伝わらないことを心に留めて、短くても親しみのある文面にしましょう。メールは記録として残るため、直接言えないことは送らないでください。

10. 会議中はスマートフォンを置く

今は、スマートフォンを手放すのが難しい時代です。それでも、会議中にメッセージを打ったりウェブを見たりするのはおすすめできません。話を聞いていない印象を与え、顧客の前であれば会社の評価も下げかねません。会議中は電源を切るか、サイレントモードにしましょう。

マネージャーはオフィスマナーにどう影響できますか

職場のマナーは、上から下へ伝わります。マネージャーは、チームによい手本を示せる立場です。マネージャーが時間を守り、周りに配慮し、プロらしくふるまえば、チームの基準となり、オフィス文化が広がります。従業員にマナーを意識してもらう簡単な方法は、職場のハンドブックにルールを盛り込むことや、人事部門に依頼して、オンボーディング資料やマニュアルにマナーを入れてもらうことです。

マネージャーは、うわさ話を避け、従業員を平等に扱うことで、同僚同士の敬意を促すこともできます。もめごとがあれば、特定の従業員をひいきせずに双方の言い分を聞くことが大切です。マネージャーは、プロ意識が求められていることを従業員に伝え、助言が必要なときは人事部門に相談できます。オフィスでの望ましい行動を後押しするには、基準以上の働きをした従業員に感謝を示すことが効果的です。

私たちはマナーを常に意識しているわけではありませんが、一流の従業員であることを示せる作法はいくつかあります。よいビジネスマナーはキャリアを加速させ、より心地よい職場環境をつくります。マナーの基本は、ほかの人の時間や職場での習慣を尊重すること、うわさ話を避けること、職場環境をよく調べることです。

この記事は、もともとFairyGodBossに掲載されました。