現代の職場で役立つ7つのオンラインコミュニケーション能力

同僚や上司との良好な意思疎通は、これまで以上に重要です。ただし、オンライン環境では、対人関係で別の気配りが必要な場合もあります。職場でのオンラインのコミュニケーション能力を高める方法と、Hiveがどう役立つかをご紹介します。

1. 連絡経路を明確にする

オンラインの職場で特に重要なのが、さまざまな連絡経路を定義し、用途を明示する能力です。対面なら同僚の机まで歩いて質問できますが、全員がオンラインだと複雑になります。組織が使う多様なプログラムに対応しながら、チャット、メール、コールセンターソフトウェア、Zoom、メモなどで会話しなければなりません。さらに、バーチャルコールセンターの管理も、効率的な顧客対応と関係づくりに欠かせません。各連絡手段のチーム内の規範と、どこで何を話すかのルールを決めれば、オンラインでもチームは力を発揮できます。状況確認はSlack、短い朝会はZoom、振り返りはメールなど、チームに最適な方法を選びましょう。1日中複数のプログラムを切り替えるのは面倒に思えるかもしれませんが、HiveはSlack、Microsoft Teams、Salesforceなど多くのサービスと連携します。使うソフトウェアを探すより、会話に集中できます。

2. 企業文化を保つ

オンラインのコミュニケーション能力を磨くもう1つの方法は、企業文化を生き生きと保つことです。Clutch.coの調査では、63%が、パンデミック初期にリモート勤務へ移行してから、チームとの交流時間が大幅に減ったと答えました。交流不足は孤立感を招き、意欲や生産性を下げる可能性があります。LifeSizeの調査によると、98%の従業員が、オンラインイベントを開かない場合でも、ビデオ会議がオンラインで関係を築く最良の方法だと考えています。通話中にカメラをオンにするとチームで決めれば、互いの活力がよりよくかみ合う可能性があります。

3. 継続的にスキルを高める

オンラインの職場でのコミュニケーション能力は、利用できる技術に大きく左右されます。リモートワークの進歩とともに、ユーザー体験を高める新機能が日々登場しています。できる限り効果的に協力するには、最新のツールを把握しましょう。既存のスキルを活用し、より効率的に使えるものが理想です。

スキル向上と聞くと、時間のかかる研修や複雑な新しいプログラムを想像するかもしれませんが、そうとは限りません。Hiveはユーザーの意見に基づいて、新機能を継続的に追加しています。オンラインの能力試験に向けて詰め込むようなことをせず、チームとともに少しずつ簡単に学べます。

4. 念入りに伝える

意思疎通の力を高めるには、オンラインと対面の違いを覚えておく必要があります。人はメッセージやメールを読むとき、相手の反応、声、身振りから推測するよりも、自分の気分を通して解釈しがちです。同僚に念入りに伝え、詳細をしっかり確認し、気持ちを説明することで、共感と誠実さを持ってオンラインの職場でのコミュニケーション能力を積極的に高められます。すべてのメールを心理相談にしたり、Slackのメッセージのたびに相手の心の状態を確認したりする必要はありません。感情よりも実務面で有効なこともあります。全員が参加していたとしても、会議後に議事メモをメールで送る、または共有することで、全員の認識をそろえられます。

5. 生産性を測る

オンラインのコミュニケーション能力は、職場のチームごとに異なります。同じチームはなく、必要なものも違います。ただし、適切な方向に成長するには、必ず生産性を定義する必要があります。管理者は出勤状況で実績を判断することに慣れているため、オンラインで対応可能かどうかで生産性を測りたくなるかもしれません。しかし、対応可能な時間や連絡の多さは、成果と切り離して考えられます。

タイムトラッキングやオンラインの対応状況以外で生産性を測る方法に迷う場合、Hiveなら日程を必要なものだけに絞り、どこに不足があるかを見つけられます。プロジェクト完了までの最短の道筋を示すクリティカルパスは、実行項目の基本的な機能が果たされているかを確認する方法の1つです。そこから、直接関わる人、完了までの速さ、ワークフローの改善方法を把握できます。

6. 問題を事前に防ぐ

必要なファイルやフォームを見つけることは、オンライン作業の基本です。欠けたデータを探す作業が、チーム全体の流れを妨げる頭痛の種になることはよくあります。知識を集める場所は、誰にとっても重要なデジタルの道具です。各チームに、重要なデータを見つけて再利用できるフォルダーや資料を、少なくともいくつか用意しましょう。

Google DriveやDropboxは重要な知識の保管場所ですが、Hiveを使えばアクションカードの作成も簡単かつ効率的になります。受け付けフォームや、マーケティング計画からコンテンツカレンダーまで対応するテンプレートを使うと、実行項目をわかりやすく統一でき、意思疎通のつまずきを事前に防げます。

7. 意見を受け止める姿勢を高める

デジタルでつながっているため、チームは以前より連絡しやすいと思うかもしれません。しかし、リモート勤務の孤立しやすい性質によって、意思疎通が滞ることもあります。プロジェクトに没頭したり、家庭の事情に気を取られたりすると、同僚のアイデア、意見、合図、質問を受け止める姿勢が弱く見える場合があります。

通知を有効にするだけでは限界があります。パソコンの近くにいなかったり、別の仕事に集中していたりするためです。即応性と話しかけやすさを同じものと捉えるのではなく、受け止め方を見直しましょう。関連するアクションカード上の校正やコメントで、よく考え、意図を持ってやり取りします。そうすれば、建設的な批判を聞き流さず、具体的な場面での具体的な指摘に集中できます。

8. 自分たちの交流の場をつくる

オンラインの交流の場を持つことも、コミュニケーション能力を十分に発揮するうえで有意義です。Clutch.coの調査によると、35%の企業が、パンデミック中にチーム文化を育むオンラインイベントを一度も開催していません。開催されたオンライン懇親会やチームでの散歩も、対面の交流が増えた今は以前ほど人気がないかもしれません。よいことに、イベントを主催・参加しなくても、企業文化を保つ鍵はチーム活動よりもつながりを育てることです。チャットのチャンネル、メールのやり取り、常設の雑談用Zoomなど、どこにでも交流の場をつくれます。チーム内の冗談に合わせた独自の絵文字のような楽しい要素を加えると、職場がより気楽な雰囲気になるかもしれません。

Hiveは、民主的な方法で開発された世界初の生産性向上プラットフォームです。支援できる内容については、 こちらをご覧ください。