ビジネスのKPIを定義して測定する方法

仕事をしていれば、重要業績評価指標という言葉を耳にしたことがあるでしょう。ピンとこなくても、略称のKPIならなじみがあるかもしれません。会議やメールでKPIという言葉を聞いても、それが何なのか、自分にどう関わるのかがよくわからない。そんな方のために、この記事で解説します。KPIとは何かを知ることは、個人にとって役立つだけではありません。ビジネスでKPIをどう導入し、なぜ重要なのかを理解するうえでも欠かせません。この記事では、KPIが重要な理由、測定方法、測定と追跡に役立つツールを紹介します。次に四半期会議でKPIの話題が出ても、知らないふりをする必要はありません。すでに理解しているからです。

KPIが重要な理由

最も基本的に言えば、重要業績評価指標（KPI）とは、ビジネスの成果を測るために追跡する指標のことです。全体の売上から顧客満足度まで、対象はさまざまです。特定のKPIを監視すれば、ビジネスの状況がはっきり見え、改善が必要な部分も見つかります。追跡するKPIは複数あって当然ですし、そうあるべきです。KPIは、マーケティングや運用、ソフトウェア開発など、ほぼすべての事業領域に存在します。重視するKPIは会社ごとに異なりますが、多くの企業で追跡する価値のある一般的なカテゴリーがあります。たとえば次のとおりです。

• 売上や利益率などの財務KPI。

• 満足度や継続率などの顧客KPI。

• 事業の稼働率や社内の効率などの運用KPI。

では、なぜKPIが重要なのでしょうか。KPIを追跡すれば、リソースの配分やビジネスの改善について、より良い判断ができます。問題が深刻化して大きな損害になる前に、気づくこともできます。KPIは、ビジネスの現状を明確に映し出します。改善が必要な部分を絞り込めるため、競合より先を行きたいどんなビジネスにとっても重要です。

KPIの測定と追跡における課題

KPIの測定と追跡は、大企業でも小さな組織でも難しいものです。なかでも、意欲のあるチームでもつまずきやすい課題がいくつかあります。まず、データ収集の問題です。KPIを正確に測定するには、信頼できるデータソースが必要です。しかし、特に手入力に頼っている場合は、これを確保するのが難しくなります。自動化されたシステムがあっても、人為的なミスは起こり得ます。次に、データ分析の問題です。データが集まったら、その意味を読み解かなければなりません。大規模なデータセットを扱う場合や、大量の情報の扱い方に計画やノウハウがない場合は、これが難しくなります。データから傾向やパターンを見つけ、どのKPIが最も重要かを見極める必要があります。最後に、透明性とコミュニケーションの問題です。KPIの測定と追跡は、結果を意思決定者に伝えられてはじめて役立ちます。つまり、データを明確かつ簡潔に示し、意思決定に活用できるようにする必要があります。こうした課題を考えれば、KPIの測定と追跡が難しいのも当然です。それでも、入念な計画と実行によって課題を乗り越え、KPIをうまく測定して追跡することは可能です。

ビジネスKPIをうまく測定する方法

KPIの測定と追跡で陥りがちな落とし穴や失敗がわかったところで、正しい追跡と測定の方法を見ていきましょう。ビジネスKPIを運用するためのヒントを紹介します。

KPIを特定する

自社の戦略に合ったKPIを選ぶことが、成功の土台です。「年間売上をX%増やす」のように、ビジネス全体を貫く大きなKPI目標を1つ掲げる方法があります。「今週X件の電話をかける」「第4四半期に3本のレポートを送る」のように、もっと小さく取り組みやすいKPIを設定する方法もあります。会社全体からチーム内のKPIまで、目標や指標、目印はそれぞれ異なります。戦略的に設定しましょう。

適切な追跡の仕組みをつくる

追跡するKPIが決まったら、追跡の仕組みをつくります。プロジェクト管理システムでカスタムレポートを作成したり、Google AnalyticsとSalesforce、またはほかのCRMをつなぐ連携を設定したりする方法があります。仕事で使うツール間で情報を共有すれば、関連するKPIと指標を1か所で追跡できます。進捗の全体像をつかみやすくなり、データを分析して的確に判断しやすくなります。

進捗を監視する

適切な追跡ツールを設定して使えば、KPIの進捗の監視は簡単です。Hiveのプロジェクト管理プラットフォームなら、進捗を手軽に追跡、監視、共有できます。Hiveに組み込まれた目標アプリと、カスタマイズ可能なレポートやアナリティクスのダッシュボードを使えば、定期的なチェックインを設定できます。傾向や改善点も見つけやすくなります。

見直して調整する

KPIの戦略は、必ず定期的に見直して調整しましょう。先月うまくいったKPIが、今月も有効とは限りません。個々のKPIについてチームと定期的に見直し、話し合うことで、ビジネス戦略を軌道に乗せ続けられます。

意味のあるKPIを選ぶ

KPIが正確で意味のあるものでなければ、誤ったデータに基づいて、ビジネスの判断を誤ることになります。それを避けるために、正確で意味のあるKPIをつくる方法がいくつかあります。

• 正しいものを測定する。追跡したいKPIが、自社の業界での成功や失敗を本当に表しているか、自問してみましょう。

• データの信頼性を確保する。データ入力のミスを防ぐ仕組みをつくり、複数のデータソースで情報を照合することも検討しましょう。

• 関係者とコミュニケーションを取る。追跡するKPIが価値あるものかどうかを知るには、チームメンバーの賛同とフィードバックが欠かせません。

KPIの成否を追跡して監視するのは難しいこともあります。それでも、いったん仕組みが整えば、時間をかけて取り組んでよかったと思えるはずです。KPIとは何か、どう測定するかがわかれば、データに基づいた判断ができ、ビジネス全体の成功につながります。次のチーム会議でも、みんなが何を話しているのか、しっかり理解できるでしょう。あなたのビジネスでは、KPIを追跡していますか。正確で意味のあるものにするために、どのような工夫をしていますか。