職場で否定的なフィードバックを伝えるべき場面と、避けるべき場面

自分の給与を決める立場の人にフィードバックを伝えるのは、怖いことかもしれません。良い上司なら提案を率直に受け止めてくれますが、経験の浅い上司や問題のある上司は、防御的になったり気分を害したりする可能性があります。良い上司であっても、そうでなくても、率直かつ正直にフィードバックを伝えられるべきです。話し合いをうまく進めるためのヒントを紹介します。

職場で否定的なフィードバックを伝えるべき1つの場面

基本的に、否定的なフィードバックは、相手に聞く準備と意欲があるときだけ伝えるべきです。どう見極めればよいのでしょうか。まず相手との関係を考えます。普段は良い関係ですか。建設的な指摘を受け入れる人でしょうか。伝える内容についても考えてください。相手が実際に行動を改善できる内容ですか。それとも、ただ批判したり、恥ずかしい思いをさせたりするために言おうとしていませんか。

職場で否定的なフィードバックを伝えるべきでない1つの場面

相手に受け入れる意思がないなら、決してフィードバックを伝えるべきではありません。単に時間や場所が適切でないのかもしれません。相手の状態が良くない場合も、あなた自身の状態が良くない場合もあるでしょう。その場合は待ちましょう。より適した時間と場所を選ぶか、その件は手放してください。

職場でフィードバックを伝える方法

1. 正直に伝える

気まずくなるかもしれないこの会話の目的は、上司の改善を助けることです。誠実な気持ちからであれば、恐れず正直に伝えましょう。遠回しにせず、意見を直接述べてください。何が嫌なのか、その理由は何か、どんな気持ちになるのかを伝えます。上司は、あなたが困っていることにまったく気づいていない可能性があります。

会話を始めるには、「少しフィードバックをお伝えしてもよいでしょうか。批判ではなく、私が気づいたことです」といった言い方が効果的です。こう切り出すことで、上司に生まれそうな警戒心を和らげられるでしょう。

2. プロとして振る舞う

上司がそうしなくても、あなたは会話を通してプロとしての姿勢を保つことが不可欠です。感情に任せたくなるかもしれませんが、その衝動を抑えてください。話し合いの目的を思い出しましょう。上司の気持ちを傷つけたり、自分は駄目だと思わせたりするためではありません。フィードバックの目的は、前向きな変化を促すことです。否定的なフィードバックは、伝えるのも受け取るのも簡単ではありません。短く要点を押さえ、プロとしての姿勢を保ちましょう。感情が高ぶっているなら、上司に話しかけるまで1〜2時間待ってください。冷静さを失ったり感情的になったりすると、面談の目的が果たせなくなります。

3. 直接会って伝える

否定的なフィードバックをメールやメッセージで送るのは、決して良い方法ではありません。文章では、非言語のコミュニケーションが完全に失われます。繊細な話題は、直接会って話すことが不可欠です。上司がメールを誤解したり、意図していない意味まで読み取ったりする可能性があります。あなたが建設的かつプロらしく伝えようとしていることを、まったく理解してもらえないかもしれません。

メールを送るほうが簡単でも、それは常に間違った選択です。上司との面談を設定するか、席に立ち寄って少し時間をもらえないか尋ねましょう。

4. できれば前向きな話で締めくくる

自分やチームのために上司がしてくれることすべてに感謝していると、はっきり伝えましょう。上司の役割にも固有の難しさがあると理解していること、さらに良い仕事をしてほしいと心から願っていることを伝えてください。最後に少し雑談をしてもよいでしょう。子どものことや好きな趣味について聞いてみてください。憎んでいるわけでも、嫌っているわけでもないとわかってもらいましょう。

前向きに締めくくれば、双方の気持ちが軽くなり、関係を保ちやすくなります。

建設的なフィードバックを誰かに伝えるのは簡単ではなく、相手が上司なら特に難しいものです。それでも、ためらわないでください。フィードバックを伝えると厄介な状況について気持ちが楽になるだけでなく、従業員としての責任も果たせます。何が間違っているのかを知らなければ、上司は改善できません。

この記事 は、女性のキャリア目標達成を支援する最大のキャリアコミュニティ、 Fairygodbossに最初に掲載されました。