6 maneiras de criar um local de trabalho híbrido do zero

Seja você CEO, profissional de RH ou apenas um líder de equipe encarregado de coordenar a transição para o modelo híbrido, muitas pequenas empresas talvez não saibam como criar o próprio local de trabalho híbrido totalmente do zero. Aqui estão seis pontos essenciais para começar a planejar uma reabertura gradual.

1. Encontre um escritório, mas com inteligência

Para criar um local de trabalho híbrido, seria de esperar que, além dos vários locais remotos de onde sua equipe vai trabalhar, você também precise de um escritório de verdade para as interações presenciais. Mas não se contente com um pequeno espaço do WeWork nem volte ao escritório abandonado que você tinha antes de 2020. O mundo do trabalho do futuro não é aquele em que oito horas de trabalho precisam acontecer cinco dias por semana em uma baia abafada. Para encontrar o escritório perfeito, você precisa definir o escritório perfeito.

Comece se perguntando por que você precisa de um escritório. Se é para fazer apresentações ou reuniões em grupo, talvez alugar uma sala de reunião alguns dias por semana seja o caminho. Se é para a cultura da empresa ou a integração da equipe, talvez um espaço de coworking barato, com comodidades divertidas, seja suficiente. Ou, se todos preferem trabalhar de casa e a produtividade não caiu, talvez você nem precise de um escritório fixo. Tudo depende das necessidades específicas da sua empresa, então descubra quais são antes de assinar qualquer contrato de aluguel.

2. Não relaxe no agendamento

Trabalhadores remotos, trabalhadores de escritório e trabalhadores híbridos – haja gente! É um circo de três picadeiros, e você é o mestre de cerimônias sobrecarregado no centro, garantindo que todos os seus leõezinhos, equilibristas e palhaços estejam no lugar certo na hora certa. Depois de encontrar o melhor espaço para as necessidades da empresa, o próximo passo é garantir que todos saibam quando e por que estarão lá. Não se preocupe: não é tão assustador quanto parece, desde que todo mundo se mantenha organizado.

Mais uma vez, o primeiro passo é estar em sintonia com a sua equipe. Saiba quem quer ir ao escritório, com que frequência e qual será a lotação do espaço em cada momento, para poder aplicar protocolos seguros contra a COVID. É possível que você até precise contratar alguém, como um “coordenador de escritório”, para manter as agendas em ordem, pois lidar com vários Google Agenda e mudanças de última hora pode ser demais para quem já tem outra função. Faça o que fizer, mantenha o processo sempre organizado e enxuto, porque o moral da equipe pode cair se tudo ficar caótico demais.

3. Ouça mais do que fale

Como em praticamente qualquer mudança que afeta a empresa toda, você precisa garantir que sua equipe tenha a primeira e a última palavra. Se tomar decisões amplas sem consultar as pessoas, você acabará com uma equipe descontente, que se sente desvalorizada e ignorada. Você só vai saber o que é uma integração híbrida ideal quando souber o que sua equipe considera ideal, então, se tornar o processo democrático, evitará muita tensão no futuro.

Comece com uma reunião geral ou um encontro aberto e informe a todos um cronograma provisório da transição para o modelo híbrido. Você pode receber reclamações muito específicas de quem as faz, e elas podem ir para o coordenador de escritório guardar para o futuro. Mas, se você anotar e revisar todo o feedback depois, pode descobrir que há um padrão nas opiniões recebidas que ajude a orientar suas decisões sobre a reabertura.

4. Aperfeiçoe seus espaços de colaboração

Escritórios abertos estão na moda – e parecem ideais para uma equipe com distanciamento social. Mas, antes de adotar um layout aberto, lembre-se de que, na maior parte dos casos, eles são um pesadelo para os funcionários. Em uma pesquisa recente da Gensler sobre locais de trabalho, descobriu-se que 47% das pessoas querem algum tipo de espaço de trabalho privado, mas 69% (antes da COVID) estavam em escritórios abertos. As pessoas querem mesas fixas, não querem dividir e, ao mesmo tempo, querem ter a chance de socializar quando necessário. Parece simples, certo?

Esse passo, bastante lógico, é fácil de entender, mas mais difícil de colocar em prática. Se você tem muitas reuniões, precisa de muitas salas de reunião – se sua equipe lida com informações sensíveis, precisa de privacidade e isolamento acústico. Talvez você não tenha escolha e um escritório aberto ou mesas não fixas sejam as únicas opções. Descubra do que sua equipe não gosta nesses formatos e veja se há alternativas possíveis.

5. Digitalize seu espaço

Criar um espaço confortável para quem trabalha remotamente e para quem trabalha presencialmente pode ser um dos pontos mais difíceis da transição para o modelo híbrido. No passado, tudo o que conhecíamos eram rostos em um projetor no fundo de uma sala de reunião. E agora que ficamos tão avançados tecnologicamente em casa, mal sabemos como transferir esse conhecimento para um espaço de trabalho digital, eficiente e funcional. Não deixe seus colegas relegados a um computador ou notebook no canto, pois, quando você encerra a reunião, surgem conversas paralelas e perguntas de acompanhamento que depois os farão se sentir excluídos. Há maneiras criativas e baratas de incluir quem trabalha remotamente em mais do que reuniões de uma hora. Se o orçamento do escritório não cobre a tecnologia mais avançada, como um robô de teleconferência sobre rodas, você sempre pode optar por algo simples, como um iPad com suporte com rodinhas. E se a transmissão de vídeo constante não faz parte da cultura da sua empresa, ao menos garanta que todos fiquem por dentro com atas, anotações e sistemas de mensagens coordenados.

6. Invista nas comodidades necessárias

A última parte de um ótimo escritório não é só o escritório em si. É tudo o que vem com ele, da máquina de café ao chope na torneira. Isso tem menos a ver com o tipo de trabalho que você faz e mais com os elementos divertidos da vida no escritório que você quer restaurar ou repensar. Pela primeira vez desde a criação da empresa, você pode reinventar o que significa trabalhar presencialmente e, consequentemente, o que significa criar laços como colegas. Para isso, você precisa saber exatamente o que faria sua equipe sentir que pode dar o melhor de si.

Pense no tipo de cultura de escritório que você quer criar. Se o seu escritório é formado em sua maioria por millennials jovens, saudáveis e vacinados que adoram chope e aulas de spinning, procure um escritório com academia no prédio ou ao lado. Se muitos baby boomers trabalham na sua empresa, a pesquisa da Gensler mostra que eles valorizam o estacionamento gratuito acima de tudo. Todas essas opções e muitas outras esperam por você no novo mundo híbrido; basta ter a atenção de considerar todas as possibilidades.

Você consegue!

Embora pareça repetitivo, todos os pontos voltam ao mesmo princípio – se você organizar a reabertura em torno da sua equipe, garantirá a saúde, a felicidade e a fidelidade dela. Qualquer que seja o seu próximo passo na transição para o modelo híbrido, garanta que sua equipe tenha voz. Quanto mais empoderadas elas se sentirem e quanto mais participação sentirem no futuro da empresa, menor a chance de esgotamento ou de ressentimentos acumulados.

A Hive é a primeira plataforma de produtividade do mundo construída de forma democrática. Saiba como podemos ajudar você aqui.