Como definir expectativas dos funcionários no trabalho híbrido

Dizem que as pessoas deixam os gestores, não as empresas. Se você quer ser um líder com quem as pessoas adoram trabalhar, definir as expectativas dos funcionários é fundamental. Apenas metade dos funcionários concorda totalmente que sabe o que se espera deles no trabalho, segundo a Gallup – e essa falta de clareza está afetando o engajamento. “No trabalho híbrido, definir as expectativas dos funcionários é ainda mais importante do que no trabalho presencial tradicional, porque é mais difícil acompanhar continuamente o desempenho de quem trabalha remotamente, e os funcionários têm maior responsabilidade de se autoacompanhar e cumprir as expectativas estabelecidas sem supervisão direta constante”, diz Ben Earwicker, Ph.D., fundador e mediador da Virtual Mediation e diretor da Idaho Human Rights Commission.

“Quando você deixa claras as expectativas para tarefas específicas, projetos e desempenho geral, seus funcionários remotos têm mais noção de direção e motivação externa para concluir o trabalho.”

Por que definir expectativas dos funcionários é essencial no trabalho híbrido

Earwicker gerencia uma equipe híbrida e remota – e tem experiência com todo tipo de situação trabalhista complicada, graças à sua formação em direito do trabalho. Segundo ele, gestores de ambientes híbridos podem sentir necessidade de microgerenciar a equipe pela falta de presença física no escritório. Definir expectativas de desempenho claras evita o acúmulo de microgerenciamento e melhora tanto o moral quanto a produtividade.

“Ao definir expectativas claras e exequíveis para seus funcionários remotos, você cria um ambiente produtivo que equilibra a realidade do trabalho remoto com suas metas de produção”, diz ele.

Estes são os princípios que você precisa adotar ao definir as expectativas da sua equipe híbrida.

1. Considere a nova experiência do funcionário

As expectativas valem para os dois lados, e você não pode ignorar o impacto da pandemia na experiência dos funcionários. De acordo com um relatório da Steelcase sobre o futuro do trabalho, a pandemia redefiniu as expectativas dos trabalhadores: “Depois de meses em casa durante uma crise, as pessoas nunca estiveram tão conscientes do que querem do trabalho e do local de trabalho. Elas têm expectativas novas e maiores em relação aos empregadores e aos ambientes de trabalho — e desejam uma experiência radicalmente diferente e melhor do que a que deixaram para trás.” Os estudos da Steelcase identificaram cinco necessidades essenciais dos funcionários que você precisa considerar para definir padrões com sucesso na sua equipe: segurança, pertencimento, produtividade, conforto e controle.

2. Foque nos resultados, não no tempo trabalhado

As expectativas para o trabalho remoto e híbrido devem girar em torno dos resultados, e não do tempo trabalhado, diz Earwicker. Seja flexível quanto ao caminho até os resultados, em vez de se preocupar com quanto tempo as pessoas ficam online. Assim, você define expectativas de desempenho, mas respeita a realidade de quem trabalha remotamente.

“Por exemplo, funcionários remotos podem trabalhar em horários diferentes, fazer pausas mais frequentes ou distribuir as horas de trabalho para atender a outros compromissos e rotinas. Se você permitir mais flexibilidade em como e quando o trabalho é feito, pode se concentrar na entrega e na conclusão de tarefas e projetos.”

3. Crie as expectativas em conjunto com a equipe

A motivação extrínseca leva as pessoas só até certo ponto. Segundo Earwicker, é preciso recorrer a fatores de motivação intrínseca para atingir as expectativas. E uma das melhores maneiras de fazer isso é envolver a equipe na definição das expectativas. “Os funcionários remotos costumam ter ideias ou sugestões para melhorar o ambiente de trabalho híbrido e remoto, em geral por viverem na prática o que funciona e o que não funciona”, diz ele.

“Eles podem ter ideias sobre a frequência dos check-ins ou sobre os métodos de comunicação que preferem. E, mais importante ainda, podem pensar em formas criativas de reestruturar ou reorganizar projetos de trabalho híbrido para torná-los mais eficientes e eficazes. Conte com seus funcionários remotos para desenvolver soluções criativas e é mais provável que eles participem ativamente.”

4. Seja o mais claro e transparente possível

Clareza e transparência são a chave para definir as expectativas dos funcionários – especialmente em um ambiente híbrido.

“A transparência é indispensável desde o início e cria um clima honesto e positivo, que estabelece um padrão elevado no ambiente de trabalho. Elimine a incerteza com diretrizes específicas, principalmente sobre o registro de horas, a entrega de projetos e os horários obrigatórios de reunião”, acrescenta Lilian Chen, cofundadora e COO da Bar None Games, uma empresa de entretenimento para integração de equipes remotas.

Earwicker diz que é essencial definir as expectativas tanto de forma verbal quanto por escrito: “Não presuma que o que você disse verbalmente foi recebido e entendido como você pretendia; um acompanhamento por escrito é essencial para confirmar a compreensão e o entendimento mútuo.”

5. Encontre o ponto ideal de comunicação

Depois de definir as expectativas, você precisa se comunicar com os membros da equipe e dar orientação e feedback com regularidade. Mas qual é o limite da comunicação no trabalho remoto? Uma pesquisa da GoodHire revelou que 62% dos trabalhadores americanos disseram que seus gestores se comunicam de forma virtual ou digital demais ou de menos, então encontrar esse equilíbrio pode ser complicado. Lembre-se de que, se você tem membros remotos e outros no escritório, os remotos precisarão de mais check-ins para evitar o isolamento. Mas você não quer sobrecarregar as pessoas com mensagens no Slack sobre um projeto várias vezes ao dia.

“A natureza do seu trabalho e do seu setor provavelmente vai determinar a frequência do contato, mas, onde houver flexibilidade, procure manter uma comunicação frequente e de apoio, evitando o excesso que distrai seus funcionários remotos e os impede de fazer o trabalho”, sugere Earwicker.