6 dicas para planejar sua semana e ser mais produtivo

Você talvez saiba planejar uma reunião produtiva ou um dia produtivo, mas pode não saber planejar uma semana inteira de produtividade. Gerald J. Leonard, CEO da Principles of Execution e autor de Workplace Jazz: How to Improvise, tem algumas dicas de como planejar sua semana para obter o máximo de produtividade e aproveitar ao máximo o seu dia de trabalho.

1. Comece pelas tarefas grandes

Pode haver itens na sua lista semanal de tarefas que você teme, mas Leonard recomenda que, para planejar a semana com o máximo de produtividade, você resolva esses itens o quanto antes.

"Percebi que, se você está trabalhando em algo de que não gosta ou que não considera seu ponto forte, você acaba arranjando outras coisas para fazer, de forma inconsciente, só para matar o tempo e não precisar trabalhar nisso", diz Leonard.

Ao fazer primeiro as tarefas mais difíceis, você garante um fim de semana tranquilo, em que pode sentir orgulho do que realizou em vez de ficar ansioso com a procrastinação.

"Se você se concentrar primeiro nas coisas grandes que precisa fazer, as outras tarefas não são tão difíceis e você consegue concluí-las."

2. Trabalhe de acordo com o seu local

Outra recomendação de Leonard é garantir que o trabalho que você faz combine com o local onde está. Trabalhar de casa pode ser o ambiente ideal para projetos intensos que exigem foco total. Já o escritório pode ser melhor para ideias espontâneas e para a sintonia da equipe, mas, se você planejar ir ao escritório em um dia em que precisa de foco, talvez realize muito pouco.

"Eu realmente acredito que trabalhar no escritório desperdiça mais tempo do que trabalhar de casa", diz Leonard. "Trabalhar de casa, para quem é muito disciplinado ou focado, permite planejar o próprio trabalho."

Leonard acrescenta que o tempo de deslocamento ou as distrações do escritório podem impedir você de concluir tarefas urgentes. Em casa, você talvez consiga fechar a porta e trabalhar em silêncio por horas, mas esses limites são bem mais frouxos no escritório. Colegas vão, sem querer, tomar seu tempo com conversas na hora do cafezinho, participação em reuniões ou idas buscar café, o que pode acabar com a produtividade se você estiver em um projeto com prazo apertado.

"[Quem trabalha remotamente] pode, na prática, fazer a rotina da manhã e estar na mesa e no computador muito antes dos outros", diz Leonard. "Essas pessoas conseguem reservar o tempo de que precisam para fazer as coisas e ter momentos de foco muito bons ao planejar tudo."

3. Reserve na agenda o tempo de preparação

Você pode incluir tempo de preparação na agenda para tarefas específicas, mas esse tempo pode virar rapidamente uma pausa sem querer. Talvez você passe esse tempo desligado no trabalho, olhando o celular ou encarando o vazio. Mas, para planejar a semana com o máximo de produtividade, não finja apenas que está pensando adiante: coloque isso na sua agenda.

Se você se pega desligando entre uma atividade e outra, Leonard recomenda reservar de propósito um tempo de preparação para as próximas atividades, como a ligação com o cliente de amanhã ou o projeto da semana que vem.

"Concentre-se no objetivo do seu negócio", diz Leonard. "Se você se prepara para trabalhar em um projeto ou para fazer uma ligação, em vez de ter uma lista de tarefas pronta de antemão, isso é ruim caso você tenha procrastinado e não tenha pensado a respeito na noite anterior ou logo cedo, antes de começar."

4. Revise sua lista de tarefas toda noite

Embora sua semana já possa estar planejada até certo ponto, Leonard recomenda dedicar um tempo a revisar suas listas de tarefas toda noite, pois essa é uma das melhores formas de planejar a semana com o máximo de produtividade.

"Eu realmente acredito em ter uma lista de tarefas para cada dia", diz Leonard. Em vez de organizar a semana inteira no domingo à noite ou na segunda de manhã, faça um balanço todos os dias para acompanhar suas ações, que estão sempre mudando.

"Você sabe exatamente no que vai trabalhar e consegue priorizar seu tempo com facilidade."

Leonard continua dizendo que revisar essas listas na noite anterior dá ao seu cérebro tempo para processar, de forma implícita, as informações sobre a agenda que vem pela frente.

"Se você montar uma lista de tarefas no fim do dia com o que precisa fazer no dia seguinte ou mais para o fim da semana", diz Leonard, "sua mente inconsciente trabalha nisso. Aí, quando você acorda de manhã, se tem a lista de tarefas na sua frente junto com a agenda, você sabe exatamente o que precisa fazer naquele dia. Você sabe de quais reuniões precisa participar."

5. A técnica Pomodoro

A próxima dica de Leonard é usar a técnica Pomodoro ao reservar tempo para as atividades.

"A técnica Pomodoro consiste em definir blocos de tempo de 25 minutos para que você possa acompanhar o tempo e ver em que pé estão suas tarefas", diz Leonard. "Use um relógio ou cronômetro para marcar sessões de trabalho de 25 minutos ou de 90 minutos."

Depois das sessões de trabalho, você costuma fazer uma pausa de cinco minutos. Isso se repete quatro vezes ao longo de duas horas e, no fim das duas horas, você faz mais uma pausa maior, de 15 a 30 minutos.

Leonard também recomenda explorar suas próprias técnicas de foco à medida que você aplica o método, pois elas podem ser diferentes do que você lê na internet.

6. Ouça o seu cérebro

Se você perceber que está perdendo o ritmo durante o dia ou a semana, corte o mal pela raiz antes que vire um burnout completo. Leve em conta o lado humano ao planejar a agenda e dê a si mesmo uma folga quando se sentir esgotado.

"Eu faço o que chamo de 'energizantes' ou 'academia para o cérebro', que basicamente me colocam de volta no ritmo para eu voltar a trabalhar no que preciso", diz Leonard.

Em vez de rolar as redes sociais sem pensar, há muitos exercícios de foco à sua disposição. Você também pode tentar atividades físicas que melhoram a função cognitiva.

No entanto, às vezes alguns exercícios não bastam e você se sente lento ou desanimado apesar da agenda rigorosa. Nessa hora, é preciso ouvir o corpo e o cérebro e talvez tirar um dia de folga para voltar com as energias renovadas, inspirado e pronto para planejar a semana com o máximo de produtividade.

"Se você se pega cochilando e sem conseguir se concentrar de verdade, mesmo tentando alguns desses métodos, talvez só precise de um ou dois dias para fazer uma pausa e ir fazer algo divertido para tirar isso da cabeça", diz Leonard. "Assim, você volta no dia seguinte pronto para trabalhar."

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