Como parar de interromper nas reuniões virtuais

A pandemia nos obrigou a desenvolver novas habilidades. Para alguns funcionários, elas incluíram uma maior capacidade de fazer várias coisas ao mesmo tempo e de lidar com horários mais flexíveis. O mesmo vale para os gestores, que se viram desenvolvendo rapidamente conjuntos de habilidades inesperados, como orquestrar reuniões no Zoom e evitar que essas reuniões remotas virem uma bagunça de conversas e prioridades cruzadas. Há várias técnicas que os gestores podem usar para melhorar as reuniões virtuais, além de uma grande variedade de ferramentas de reunião on-line para ajudar a conduzi-las da forma mais fluida possível. Softwares avançados de reunião remota permitem silenciar participantes seletivamente, fazer anotações da reunião e compartilhar slides para guiar sua equipe pelo caminho certo. Mas, às vezes, o problema nem é o software. Às vezes você precisa acertar o básico e simplesmente encontrar um jeito de evitar que os colegas se interrompam tanto. A boa notícia é que também há técnicas que ajudam nisso. Então continue lendo, porque neste guia apresentamos 4 dicas para ajudar sua equipe a parar de se interromper nas reuniões virtuais. 

1. Prepare-se para as reuniões

Uma das formas mais eficazes de impedir que sua equipe se interrompa é garantir que todos na reunião saibam o que está na pauta. Sem uma pauta clara, os membros da equipe podem achar que os assuntos sobre os quais querem falar estão sendo esquecidos e vão interromper quem está falando para garantir que isso não aconteça. Esse tipo de interrupção é um dos mais prejudiciais, porque pode tirar a reunião inteira do rumo.  Mas existem formas relativamente simples de evitá-lo. Primeiro, procure os membros da equipe antes da reunião e peça que indiquem se querem falar durante o encontro e sobre o quê. Depois, inclua todos esses itens em uma pauta clara e detalhada. Assim, todos saberão que o assunto escolhido será tratado e quando. Com uma ferramenta como o Hive Notes, você pode compartilhar a pauta com todos os participantes antes de a reunião começar e depois fazer anotações em conjunto, em tempo real, ao longo do encontro.  Você também deve, claro, se preparar para as reuniões virtuais como gestor. Se você sabe que um determinado item da pauta vai gerar muitas perguntas (e, portanto, possíveis interrupções), reserve tempo na reunião para isso, em vez de tentar passar depressa para outros assuntos.  Esse tipo de preparação, se bem feita, pode ter um impacto bem maior do que apenas evitar interrupções. Na verdade, uma preparação cuidadosa como essa é uma das principais formas de criar produtividade escalável, porque permite aproveitar ao máximo o tempo que você passa em videochamadas.

2. Use palavras de preenchimento

Agora, vamos ver uma forma mais prática de indicar que você quer falar. Pense em uma interrupção comum e logo perceberá que existem várias maneiras de alguém interromper você (ou vice-versa), e que algumas são mais produtivas e úteis do que outras. Por exemplo, uma interrupção que corta a pessoa antes que ela tenha chance de fazer seu ponto principal e puxa a conversa para uma direção completamente diferente pode desfazer rapidamente muita preparação cuidadosa. Ao mesmo tempo, é importante que o ponto de vista de todos seja ouvido e que as questões sejam levantadas mesmo que não se encaixem no formato atual da reunião. Equilibrar essas prioridades concorrentes é a parte mais difícil de gerenciar reuniões virtuais. Mas há como fazer isso. "Alguns especialistas em comunicação, por exemplo, chegam a recomendar o uso de “palavras de preenchimento”, como “hum” e “ah”, para indicar que você gostaria de interromper", reconhece Veronica Markey, diretora de Comunicação da Ivory Research. Usar uma palavrinha assim mostra que você tem um ponto a levantar, mas sabe que ele pode desviar a atenção do ponto principal que está sendo apresentado agora. Isso também permite que quem está falando termine a ideia antes de você passar ao ponto secundário que foi levantado. Perceber o uso dessas palavras e usá-las para estruturar a reunião exige um condutor habilidoso. Mas, se você avisar sua equipe de que vai prestar atenção a essas “palavras de preenchimento”, pode se surpreender com a rapidez com que todos adotam esse novo “sistema” e com a rapidez com que você passará a conduzir reuniões mais produtivas.

3. Elogie e complemente

Outro problema ligado a muitas interrupções é que, às vezes, quem é interrompido as encara como uma ofensa pessoal. Se alguém está apresentando um ponto e outra pessoa o corta, pode parecer que o ponto original está sendo minado ou criticado. Para evitar o atrito que esse tipo de interrupção pode causar, vale ensinar à equipe uma fórmula mais construtiva para estruturar as interrupções. Ela se chama fórmula de “elogiar e complementar”. Em vez de apresentar a interrupção como uma refutação do ponto original, é melhor reconhecer que o ponto original era válido e útil e que você está complementando-o. Você pode até dizer isso de forma explícita, com uma frase como “esse é um ótimo ponto, e eu gostaria de complementá-lo dizendo… ”. É uma forma muito menos combativa de expor sua ideia, e, ao usá-la, você começará a ver melhorias nas reuniões e também na forma como sua equipe interage em toda a comunicação remota.

4. Não insista no assunto

Claro, existe uma forma mais direta de acabar com as interrupções nas reuniões: parar de interromper. Parece brincadeira, mas há um ponto sério aqui. Algumas interrupções são necessárias e construtivas, e outras não. Nem sempre é fácil distinguir, mas há alguns sinais claros de que o ponto com o qual você está prestes a interromper não é tão relevante quanto você gostaria. Entre eles:

• A reunião já deveria ter terminado. Se a reunião já passou do horário e você ainda tem pontos a levantar, marque outra reunião. 

• Seu ponto não exige uma decisão agora. Se você está pedindo aos colegas ou à equipe que reflitam sobre uma proposta, é muito melhor fazer isso por e-mail do que desperdiçar o tempo de todos ao vivo no Zoom. 

• Você já falou durante a maior parte da reunião. Se a reunião foi conduzida em grande parte por você e você se vê interrompendo os outros, provavelmente não se preparou o suficiente. Dê um passo atrás e use a reunião para conhecer as opiniões da sua equipe, em vez de submetê-la a um monólogo.

Dito isso, há com certeza espaço para itens não essenciais nas pautas das suas reuniões. Na verdade, reservar tempo para algumas dinâmicas de quebra-gelo virtuais pode não só deixar as reuniões mais divertidas, mas também dar aos membros da equipe uma boa oportunidade de levantar pontos de maneira mais informal, em vez de como uma interrupção mais adiante na reunião.

Resumo final

No fim das contas, gerenciar reuniões é mais uma arte do que uma ciência, e cada gestor encontrará suas próprias formas de fazer isso bem. Mas há várias técnicas usadas por todos os gestores de maior sucesso, e são as que incluímos acima: preparação, incentivo a uma comunicação respeitosa e atenção ao tempo dos outros. Por fim, reconheça também que ser um ótimo gestor não termina aí. Se você perceber uma redução drástica nas interrupções, não se apresse em atribuir isso apenas a uma boa gestão. Em vez disso, conheça os sinais de esgotamento por reuniões virtuais e saiba identificá-los antes que prejudiquem a equipe. Você também tem o dever de cuidar dos seus funcionários, e isso é mais importante do que nunca em ambientes de trabalho remoto e híbrido.