Como lidar com colegas que sempre se atrasam para as reuniões

A prática leva à perfeição. Tempo é dinheiro. Deus ajuda quem cedo madruga. Provavelmente você cresceu ouvindo as mesmas frases e aprendendo as mesmas coisas. Viver por uma agenda, ter estrutura e se comportar de forma profissional eram as melhores maneiras de subir de cargo no trabalho, ou na hierarquia da sociedade, aliás. Além de “repetição, repetição, repetição”, talvez a que eu mais ouvia fosse algo como: “Se você chega cedo, está na hora. Se chega na hora, está atrasado.” Isso toca na minha cabeça em repetição sempre que me atraso para uma reunião ou um evento. Imagine a minha surpresa quando entrei no mundo do trabalho e percebi que essas expectativas da sociedade, na verdade, só valem para algumas pessoas, algumas vezes. Eu até fazia questão de revirar os olhos quando um colega de classe de ressaca chegava correndo com 15 minutos para o fim da aula ou quando os meus próprios professores apareciam 20 minutos atrasados na faculdade. (Afinal, pagávamos centenas de dólares por cada aula e aquele tempo parecia precioso.)  Mas, quando você tem colegas que se atrasam para tudo o que fazem, não vale a pena passar o dia inteiro se irritando.

Atrasar-se para reuniões é comum

Uma pesquisa recente descobriu que de 15 a 20 por cento das pessoas nos Estados Unidos são consideradas, ou se consideram, atrasadas de forma constante. Muita gente aprende esse comportamento com as pessoas ao redor. Afinal, conheço muita gente que passou a ser mais flexível com os horários de chegada depois de morar com pessoas que talvez não seguissem uma agenda rígida no passado.  Há ainda quem comece o dia com a intenção de chegar no horário, ou até mais cedo, sempre. Se essas pessoas se distraem ou se sobrecarregam com facilidade, há muitos imprevistos ao longo do dia que podem tirá-las do ritmo. Se elas não se concentram no gerenciamento da carga de trabalho, o tempo escapa. Ou seja, um colega pode começar o dia com as melhores intenções.  Na verdade, os idealistas representam uma boa parte dos reincidentes em atrasos. Eles começam o dia com uma ideia reluzente de como tudo vai acontecer. Acrescentam muita coisa à carga de trabalho e às listas de tarefas logo cedo e, antes mesmo de perceberem que estão sobrecarregados, podem estar perdendo uma reunião essencial. Um artigo de 2017 analisa por que tanta gente tende ao atraso. Entre os pontos citados, ele dedica espaço à ideia de que uma parcela dos cérebros humanos talvez não consiga identificar corretamente a duração do tempo. “Em 2001, Jeff Conte, professor de psicologia da Universidade Estadual de San Diego, conduziu um estudo no qual separou os participantes nas categorias típicas Tipo A (ambiciosos, competitivos, ávidos por status) e Tipo B (criativos, reflexivos, exploradores). Depois, pediu aos participantes de cada categoria que estimassem, sem relógios, quanto tempo levava para passar um minuto”, relata Paulas. “Conte descobriu que os participantes do Tipo A sentiam que um minuto havia passado quando se passavam cerca de 58 segundos. Os do Tipo B sentiam que um minuto havia passado após 77 segundos.”

Não é pessoal

Por um tempo, eu realmente via as pessoas com tendência ao atraso como desrespeitosas. Cada reunião tem um horário marcado. Todos os envolvidos reservaram esse tempo na agenda e recusaram outras reuniões, eventos e oportunidades de trabalho. Em alguns casos, parece que não há consideração pelo tempo e pelas responsabilidades dos outros.  Às vezes, pode ser isso mesmo. Mas na maior parte das vezes? Você está lidando com alguém esquecido. Ou que não sabe gerenciar bem a agenda. Talvez seja alguém sobrecarregado, estressado ou cheio de compromissos. 

Atrasos em reuniões podem atrapalhar o progresso

29% dos funcionários chegam atrasados ao trabalho pelo menos uma vez por mês. Embora a maioria se atrase só de vez em quando, quem tem o problema de atraso crônico pode causar um impacto negativo duradouro no ambiente de trabalho. Quem vê o atraso de um colega apenas como falta de respeito pode ficar menos disposto a cooperar com as ideias dele ou a avançar em um projeto com ele. Isso pode ser especialmente destrutivo se ele se atrasar para reuniões com um cliente.  Se o seu colega se atrasa por causa de um horário de sono problemático, isso pode afetar drasticamente todos os outros aspectos da vida dele. A saúde dele pode estar em jogo se ele não estiver dormindo o suficiente, o que também reduz o estado de alerta. A exaustão pode levar à distração, à confusão mental e à perda de criatividade, entre outros sintomas menos graves. Cada parte da reunião que ele perde é mais tempo que terá de gastar procurando as anotações feitas, fazendo treinamentos adicionais ou tentando entender a tarefa em questão. 

Como trabalhar com quem se atrasa para as reuniões

Adotar um fluxo de trabalho que beneficie todos ajuda a equipe a avançar, independentemente da rotina de cada integrante. Por exemplo, se o gestor da equipe sabe que o Logan sempre chega entre 3 e 18 minutos atrasado às reuniões, talvez ele tente primeiro ajustar os horários das reuniões sem avisar o Logan. Dar a todos os outros a expectativa de que a conversa começará às 10h20 permite que eles concluam mais tarefas, enquanto o Logan prioriza a reunião alguns minutos mais tarde do que seria o ideal. Na maioria das reuniões de trabalho, alguém fica encarregado de fazer as anotações da reunião ou registrar a ata. Se essa pessoa as guardava em um documento no computador e as enviava por e-mail após cada reunião, talvez possa dar à equipe acesso ao documento para acompanhar em tempo real. Assim, quem se atrasar pode ler o documento para se atualizar e contribuir de forma relevante com a reunião. Registrar a ata em um projeto compartilhado ou em anotações na Hive é uma maneira simples de agilizar a reunião. A menos que essa pessoa seja o colega que “sempre se atrasa”, esse deve ser um ajuste de fluxo de trabalho bem fácil. Outra maneira de lidar com a situação é garantir que o seu colega tenha um lugar perto da porta. Assim, ele pode entrar discretamente, causando o mínimo de distração possível. (Se você descobrir que ele se atrasa por causa do vício em cafeína, sempre pode pedir que ele traga a sua bebida matinal favorita se for chegar atrasado.) No fim das contas, é importante lembrar que todo mundo tem seus motivos para se atrasar. Pode ser um hábito aprendido, algo com que cresceu, uma resposta a um trauma, ansiedade ou outra coisa. Se o assunto realmente incomoda você, reserve um tempo para conversar com a pessoa sobre os obstáculos que ela pode estar enfrentando.  Esteja pronto para oferecer apoio e ajudá-la a ajustar o fluxo criativo, se isso for importante para a sua empresa.

Use a Hive para chegar a tempo nas reuniões

Você sabia que a Hive tem um recurso de agenda que mostra todas as suas reuniões do dia? A Hive também avisa você sobre a reunião alguns minutos antes de ela começar, para que você entre no Zoom ou na reunião presencial na hora certa.