6 dicas para gerenciar vários projetos ao mesmo tempo, com sucesso

Seu chefe entrega um projeto para você. Sua colega adoeceu e precisa de ajuda enquanto estiver fora. Ah, espere: você é a chefe e precisa delegar recursos e tarefas, e tudo está se acumulando na sua mesa! Alguma dessas situações soa familiar?

Se você está se sentindo sobrecarregado ou sem condições de assumir mais trabalho, conte com o gerenciamento de projetos!

Gerenciamento de projetos é o processo de organizar e gerenciar recursos para alcançar um objetivo específico. Neste post, vou falar sobre diferentes formas de ajudar você a gerenciar vários projetos ao mesmo tempo, sem se sentir sobrecarregado. Também vou incluir algumas dicas de como administrar bem o seu tempo e os seus recursos para manter o ritmo e cumprir os prazos. Mais fácil falar do que fazer? Nada disso, a gente dá conta.

Nossas principais dicas para conciliar vários projetos

Você talvez não precise seguir todas estas dicas para gerenciar vários projetos com sucesso, mas esperamos que pelo menos uma delas seja útil na sua situação. Gerenciar projetos pode ser desafiador, e conciliar vários projetos é ainda mais. Por isso, o objetivo é que você saia daqui com mais uma ferramenta na sua caixa de ferramentas de gerenciamento de projetos, que ajude num momento decisivo em que você realmente precisar.

Vamos às principais dicas de gerenciamento de projetos para ajudar você a gerenciar vários projetos ao mesmo tempo:

• Mantenha a atenção plena

• Mantenha os canais de comunicação abertos

• Conheça seus pontos fortes e fracos

• Olhe para a frente

1. Mantenha a atenção plena

Muitas vezes algo passa despercebido; por isso, tente começar seus projetos com atenção plena. Com tantas tarefas e projetos na sua lista, antes de mergulhar e tentar organizar e gerenciar tudo, tire um tempo para relaxar. Entrar em vários projetos com ansiedade ou estresse acaba levando a decisões ruins ou a uma gestão falha. Por mais contraditório que pareça, vá com calma, respire e avalie o que está à sua frente antes de começar. Não estou dizendo para acender uma vela e começar todas as manhãs meditando, só estou dizendo para respirar e relaxar. Seus projetos não vão pegar fogo se você tirar 10 minutos para reiniciar o relógio.

2. Mantenha os canais de comunicação abertos

Se algo está preocupando você ou se você se sente sobrecarregado com um projeto, converse com as pessoas envolvidas. Manter a comunicação aberta ajuda a evitar possíveis problemas e mal-entendidos que podem surgir ao trabalhar em projetos com outras pessoas.

Canais de comunicação abertos também trazem transparência e clareza, o que ajuda a manter tudo andando sem atritos. Se tiver qualquer dúvida ou precisar de esclarecimentos, pergunte sempre. Pense nas vezes em que você precisou de mais informações no passado. Fazer perguntas é melhor do que deixar as coisas em aberto, pois não perguntar muitas vezes gera mais problemas ou falhas de comunicação.

3. Conheça seus pontos fortes e fracos

Mais fácil falar do que fazer, né? Mas, falando sério, se você não conhece seus pontos fortes e fracos, pegue uma folha de papel e uma caneta, trace uma linha no meio da página e escreva todos eles. No que você é bom? Quais tarefas deixam você feliz e que você gosta de fazer? Por outro lado, quais tarefas ou trabalhos você não gosta de fazer ou levam muito tempo?

Ninguém é perfeito em tudo, e saber no que você é bom e no que não é ajuda a saber como agir ao delegar várias tarefas. Delegar tarefas para pessoas com pontos fortes em áreas específicas pode aliviar a carga e, no fim, concluir o projeto mais rápido. Você não precisa assumir tudo sozinho! Confie na sua equipe e delegue!

4. Olhe para a frente

Embora essa dica se conecte a conhecer seus pontos fortes e fracos, também é essencial olhar para o que vem pela frente. Se você tem uma semana cheia ou muito trabalho com prazo para o mesmo dia, tente se planejar. Se há um prazo apertado para um projeto específico, você pode saber com antecedência e planejar seus recursos de acordo. Pense no futuro e tenha sempre um plano. Trabalhar nos projetos “no improviso” não é sustentável e, cedo ou tarde, algo vai passar despercebido.

5. Seja flexível

Essa é essencial quando você trabalha em projetos com outras pessoas: esteja disposto a mudar as coisas quando necessário. Prazos mudam com frequência, tarefas são reatribuídas e a disponibilidade das pessoas varia. Se você não consegue se adaptar, gerenciar vários projetos será muito difícil. Considere ajustar a forma como você gerencia seus projetos e adotar um software de gerenciamento de projetos como a Hive, que permite mover tarefas, recursos e prazos com facilidade.

6. Prepare-se para ceder

Às vezes é preciso fazer concessões para cumprir prazos e manter todos satisfeitos (inclusive você). Isso pode significar que alguém assume mais trabalho ou que uma tarefa é adiada um ou dois dias. Pode significar estourar o orçamento ou até abrir mão de trabalho fora do escopo. Mas, como eu gosto de dizer, escolha suas batalhas. Algumas não valem a pena, e ceder em tarefas e prazos específicos ajuda a acalmar os ânimos e a tranquilizar as partes interessadas. Lembre-se de que ninguém está feliz o tempo todo, e tudo bem!

Ser um gerente de projetos eficaz dá trabalho

Nem tudo são flores quando você é gerente de projetos. É um trabalho duro, e muitas vezes parece que você está pastoreando gatos de olhos vendados. Mas, para ter sucesso na função de gerenciamento de projetos, seja administrando vários projetos ou apenas um, você deve sempre gerenciar seu tempo e seus recursos de forma eficaz.

Manter projetos e prazos em dia, conversar com todas as partes interessadas e saber se adaptar quando necessário são as habilidades em que você precisa se apoiar para atravessar cada dia. Use as ferramentas disponíveis, seja um ótimo software de gerenciamento de projetos ou até o bom e velho papel e caneta, para se manter organizado e focado nas tarefas. E, acima de tudo, não tenha medo de pedir ajuda quando precisar! Não há vergonha em admitir que você não consegue fazer tudo sozinho, afinal somos apenas humanos.

Como usar a Hive para gerenciar vários projetos

A Hive é uma das principais ferramentas de gerenciamento de projetos e reúne todas as suas ferramentas de trabalho em um único painel, para você gerenciar projetos, conversar com colegas, enviar e-mails e até iniciar chamadas no Zoom sem sair da janela.  A Hive oferece seis visualizações flexíveis, incluindo Gantt, Kanban, Calendário e Tabela, para você ver e entender melhor seus projetos. Visualização de Portfólio da Hive Ao gerenciar vários projetos, a Visualização de Portfólio da Hive é tudo de que você precisa para ver todos os seus projetos em um só lugar. Ela combina o detalhe do Navegador de Projetos com a flexibilidade de uma Visualização de Tabela. 

Pense na visualização de portfólio como uma tabela com os projetos listados na vertical, à esquerda, e os campos e as tarefas individuais no eixo horizontal. Veja como funcionam: 

• Campos são as informações básicas de um projeto, como descrição, data de entrega, status e descrição do status.

• Campos personalizados podem ser adicionados no nível do projeto para acompanhar informações extras, como o orçamento do projeto ou os membros da equipe atribuídos.

A visualização de Portfólio da Hive facilita ver quais tarefas foram concluídas, quais são comuns a vários projetos e quais estão atrasadas. Você também pode entrar em cada projeto para vê-lo em mais detalhes nas visualizações Kanban, Gantt, tabela ou calendário. Com os campos personalizados, o céu é o limite: você pode incluir quanta informação quiser na sua visualização de portfólio. Dica: veja como personalizar a Visualização de Portfólio da Hive. Como simplificar o gerenciamento de tarefas em vários projetos com os rótulos da Hive Quando você faz várias coisas ao mesmo tempo e tem um prazo a cumprir, priorizar é essencial. O sistema de rótulos da Hive pode ajudar você a passar por esse processo com facilidade.

• Identifique tarefas urgentes com um rótulo “Alta prioridade”.

• Atribua um rótulo “Crítica” às tarefas que precisam de atenção imediata.

• Use um rótulo “Baixa prioridade” para tarefas menos urgentes.

• Aplique os rótulos de forma consistente para manter clareza e organização.

• Revise e atualize os rótulos com regularidade para refletir mudanças nas prioridades.

Além dessas dicas para gerenciar vários projetos ao mesmo tempo com sucesso, considere delegar tarefas sempre que possível para aliviar sua carga de trabalho. Use os chats da Hive e o e-mail nativo para colaborar com os colegas. Você pode alterar facilmente as visualizações de projeto para os membros da equipe e ver quem está mais livre e pode assumir parte da sua carga.