Por que um "dia sem reuniões" é essencial para a produtividade

Se você já se perguntou como seria trabalhar um dia inteiro sem reuniões, o conceito de "dia sem reuniões" pode ser a resposta para as suas preces. Mas os dias sem reuniões não servem apenas para eliminar reuniões: eles servem para mudar a forma como você pensa sobre elas. Os especialistas Peter Docker, piloto, consultor e autor de Leading from the Jumpseat, e Tanvir Bhangoo, estrategista de negócios, CEO e autor de The P.R.O. Business Mindset, explicam como aproveitar essa tendência e por que repensar as reuniões é tão importante.

O que é um dia sem reuniões?

Um dia sem reuniões é exatamente o que o nome diz: um dia por semana bloqueado na sua agenda, em que você se concentra apenas no seu próprio trabalho e não é interrompido por reuniões. Mas os dias sem reuniões não servem só para ter tempo livre. Eles são ferramentas valiosas para entender a cultura da empresa e a visão da organização sobre reuniões.

"Queríamos aumentar a produtividade geral e resolver o fato de que todos se sentiam exaustos com tantas reuniões", diz ele. "No início, percebemos que, ao implementar um dia sem reuniões, as pessoas simplesmente empurravam todas as reuniões para o resto da semana, o que as deixava ainda menos produtivas. Então decidimos tratar primeiro a causa raiz: mudar o comportamento das pessoas, para que deixassem de fazer reuniões por fazer e passassem a buscar resultados."

Essa mudança de comportamento envolveu ferramentas de chat, regras para agendar reuniões e definir pautas, e formas melhores de as equipes trocarem informações, tudo por causa de um dia sem reuniões.

Por que você precisa disso?

Pode parecer que você faz o suficiente ao longo do dia, mesmo participando de algumas reuniões aqui e ali. Mas as reuniões são um tema carregado no futuro do trabalho, e talvez você tenha, sem perceber, uma relação complicada com o impacto delas na sua produtividade.

1. Você está sobrecarregado de reuniões

Um dos motivos pelos quais podemos precisar de dias sem reuniões é que elas dominam as nossas agendas neste momento da pandemia. Docker afirma que o trabalho remoto trouxe mais reuniões do que nunca: um estudo de 2020 com 3,1 milhões de pessoas em 16 cidades do mundo mostrou que elas participavam de 13% mais reuniões, embora cada uma fosse, em média, 12 minutos mais curta.

Sobre o porquê disso, Bhangoo acrescenta que, como as conversas rápidas e os check-ins no escritório não acontecem mais só de passar pela mesa de alguém, as conversas que antes eram espontâneas agora viram reuniões bloqueadas na agenda.

Reuniões demais podem se tornar monótonas e desgastantes, e trocas de informação importantes podem se perder quando uma reunião inútil parece igual a uma reunião importante.

2. O seu fluxo é quebrado

Outra forma de as reuniões prejudicarem a produtividade é quebrar o seu fluxo e interromper a maneira como você trabalha.

"Um dos principais motivos dessa tendência é a falta de circulação de informações em ambientes virtuais", diz Bhangoo. "Nos escritórios, a informação flui de forma muito mais natural. Trocar ideias, consultar o chefe ou dar uma atualização rápida, por exemplo, não exige marcar uma reunião oficial quando você está no escritório. Mas, quando todos estão remotos, isso costuma virar uma chamada na agenda."

"Infelizmente, as reuniões costumam ser vistas como uma interrupção, exceto por quem as convoca", afirma Docker.

Alguns pesquisadores dizem que a sensação de tentar retomar o ritmo depois de uma reunião maçante se chama 'síndrome de recuperação de reunião', e reuniões em sequência aumentam o tempo de recuperação. "Criar foco exige esforço e energia, principalmente com tantas distrações ao nosso redor", acrescenta Bhangoo. "Além disso, pesquisas mostram que tomar decisões esgota a nossa força de vontade. Mais reuniões geralmente significam mais decisões, e isso nos deixa cansados quando chega a hora de focar no trabalho.

3. A sua mentalidade precisa mudar

Os dias sem reuniões também ajudam a mudar a relação negativa das pessoas com as reuniões e a transformá-las em experiências positivas e significativas, em vez de obrigações irritantes.

"O tempo é um recurso finito", acrescenta Docker. "Quando dizemos "sim" a uma reunião, estamos dizendo "não" a muitas outras coisas que as nossas pessoas poderiam estar fazendo. Cada situação é diferente… o problema não é a reunião, é a percepção de que não valorizamos o tempo das pessoas."

Docker também diz que as reuniões são menos eficazes quando você participa só por medo de ficar de fora. Se você encara as reuniões como as crianças encaram a presença na escola, não está entrando nelas pelos motivos certos, e, por isso, a sua visão sobre reuniões pode ficar distorcida.

"O que precisamos fazer é mudar a nossa relação com as reuniões e redefini-las, para que as vejamos como algo que nos impulsiona para a frente, e não que nos segura."

Como criar o dia sem reuniões perfeito

"O ponto principal é que, antes de implementar dias sem reuniões, você identifique o problema central que quer resolver e trabalhe com a sua equipe para primeiro criar os comportamentos certos em relação à produtividade geral."

Isso significa criar regras, diz Bhangoo, que combinem melhor com o fluxo de trabalho da empresa. Defina exceções adequadas aos dias sem reuniões, por exemplo, se esse for o único dia em que um cliente ou a liderança pode se reunir, ou se houver um lançamento de produto.

"Essas regras precisam ser seguidas e defendidas pela liderança", diz Bhangoo. "Se a liderança não as respeita, fica difícil conseguir a adesão do resto da equipe. "

Docker também observa que os funcionários devem poder sair de uma reunião se puderem contribuir para a missão maior de forma mais produtiva de outra maneira.

Outro ponto importante é alinhar a sua produtividade pessoal à dos colegas, sem se limitar a dias sem reuniões. Se você é mais produtivo de manhã, tenha algumas manhãs sem reuniões por semana.

"Cada pessoa, equipe, organização e setor é diferente. O que eu recomendo é ouvir as suas pessoas. Peça feedback a elas e aja com base nele."

Sem "dias sem reuniões"? Sem problema

Se você não tem como agendar dias sem reuniões, há outras formas de reduzir o excesso de conferências para sobrar disponibilidade para as reuniões que exigem a sua concentração.

"Se dois e-mails não resolvem o problema, ligue para a outra pessoa", recomenda Bhangoo. "Vimos isso resolver 80% dos problemas que acabam sendo tratados como reuniões. Além disso, economiza tempo de todos, já que escrever e-mails também dá trabalho."

Seja você quem conduz a reunião ou apenas um participante, Docker aconselha aproveitar toda oportunidade para aprender.

"Encare as reuniões com foco na melhoria contínua", diz ele. "No fim de cada reunião, pergunte aos participantes se algum trecho foi perda de tempo ou irrelevante. Aja com base no feedback."

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