Como organizar o seu home office

O seu "escritório" mudou drasticamente nos últimos seis meses. Provavelmente deixou de ser um prédio comercial cheio de colegas e virou um apartamento ou um cômodo da sua casa. Como fizemos essa transição e estamos há quase seis meses na nova rotina de trabalho remoto, é importante pensar na organização do escritório.

A forma como o nosso escritório e a nossa mesa estão organizados afeta enormemente a produtividade e a capacidade de fazer as coisas. Você sabia que o executivo médio gasta uma hora por dia procurando informações na mesa ou no computador? E uma pessoa comum pode perder até quatro horas por semana procurando anotações e papéis que sumiram na mesa ou no espaço de trabalho. Além disso, está comprovado que um espaço bagunçado tem um impacto negativo nos níveis de estresse, foco e ansiedade.

Infelizmente, muita gente não percebe o impacto que um espaço de trabalho desorganizado, tanto físico quanto digital, pode ter no desempenho. Neste artigo, vamos ver por que é importante organizar o seu escritório. Também vamos falar dos benefícios de ter procedimentos de organização e de maneiras eficazes de melhorar a organização digital e a física (da vida real).

Por que preciso organizar o meu escritório?

A organização do escritório pode significar coisas diferentes, mas, na prática, você precisa cuidar dela de duas formas principais. Por isso, queremos falar da importância de duas estratégias de organização que funcionam juntas: a organização digital e a organização física do seu escritório.

• Organização digital: consiste em reduzir a bagunça no computador e no smartphone usados para o trabalho. Também inclui o uso de um sistema de gestão que facilita o acompanhamento de projetos, tempo, clientes, faturas e membros da equipe.

• Organização física: refere-se à organização dentro do espaço físico do seu escritório. É preciso considerar documentos, material de escritório, móveis e vários outros itens.

Quando o espaço físico do escritório está organizado, você fica mais calmo e relaxado. Não precisa se preocupar em encontrar um documento específico. Com tudo organizado, achar um documento, uma caneta ou qualquer outra coisa de que você precisa fica muito mais fácil.

Mas, mesmo com o espaço físico organizado, deixar a organização digital de lado ainda pode acabar com a sua produtividade. Acessar arquivos e aplicativos do computador sem demora é essencial.

Métodos de organização digital do escritório

Vamos começar pelos métodos que ajudam a organizar o seu escritório de forma digital. Isso não tem a ver com os objetos físicos do escritório. Aqui, falamos de como arquivos, e-mails e outros documentos estão organizados no seu desktop ou notebook.

A ideia da organização digital é tornar o acesso a arquivos, aplicativos e dados importantes mais fácil e rápido.

Tudo começa com a limpeza do notebook ou computador. Olhe com atenção todos os arquivos que você guarda: é provável que haja muitos que você nunca usa. Comece apagando esses. Se houver aplicativos no computador que você não usa, desinstale-os.

Com tudo organizado, passe para os e-mails. Crie pastas adequadas: é uma ótima forma de organizar os e-mails. Você poderá criar categorias que permitem focar em tarefas específicas por vez.

Por fim, considere usar um software de gerenciamento de projetos para melhorar ainda mais a organização digital do escritório. Há algumas opções disponíveis. A Hive é uma ótima plataforma para isso: é uma plataforma de trabalho remoto e gerenciamento de projetos baseada na nuvem, que permite trabalhar de qualquer lugar e funciona como um hub completo para comunicação, armazenamento de arquivos e planejamento de projetos. A Hive também ajudou milhares de pessoas em todo o mundo a fazer a transição para o trabalho remoto neste período estressante, pois tudo fica armazenado na nuvem, e não na sua mesa ou no seu escritório. Ao escolher uma ferramenta de gerenciamento de projetos, há algumas coisas que você deve observar. Veja o que levar em conta:

• Você não quer entrar em vários sistemas separados para cuidar de projetos, equipes, clientes, faturas e outros elementos do seu negócio. Quanto mais sistemas você precisa acessar, mais esforço e tempo isso exige. Por isso, procure um sistema que reúna todas essas funções em uma única plataforma. Esse é um dos motivos pelos quais a Hive é ótima: ela inclui recursos de diferentes sistemas em um único produto. Você pode planejar projetos, ver e-mails, conversar e colaborar com colegas com alguns cliques, em uma única janela.

• Considere as integrações disponíveis em cada sistema. Essa é outra forma de reforçar bastante a solução "tudo em um" que a plataforma oferece. Alguns sistemas, como a Hive, se integram facilmente com o Google, o Dropbox e até com plataformas como o GitHub e o Slack. Essas integrações dão a você um hub central para gerenciar tudo, de e-mails e faturas até a comunicação entre membros da equipe e clientes.

• Além disso, veja as opções de relatórios da plataforma. Você provavelmente vai se deparar com situações em que precisa de algum tipo de função de relatório. Verifique se o sistema consegue gerar um relatório útil: isso ajuda a acompanhar clientes, desempenho de marketing, produtividade da equipe, lucros do negócio e muito mais.

• Cada equipe se comunica de um jeito, mas há grande chance de você usar alguma ferramenta de mensagens. É melhor para a equipe, e economiza tempo de todo mundo, se a plataforma de mensagens estiver dentro da plataforma de gerenciamento de projetos. Isso limita a troca de contexto e o tempo gasto alternando entre ferramentas.

• Simplifique a tomada de notas. Uma das coisas que mais causam bagunça digital (e física) na sua mesa ou no seu escritório é, provavelmente, a tomada de notas. Todos temos reuniões regulares e provavelmente precisamos anotar o que se discute nelas. Com uma ferramenta como a Hive, você pode fazer anotações na própria plataforma, o que deixa a experiência mais fluida. Você ainda pode atribuir os próximos passos a colegas a partir de uma anotação na Hive com alguns cliques, o que é ideal para simplificar a organização do escritório em vários níveis.

Não quer baixar uma ferramenta de gerenciamento de projetos para organizar o seu trabalho de forma digital? Veja algumas ferramentas avulsas que funcionam bem para a organização:

1. Sticky Notes - O Sticky Notes é uma ótima extensão do Google Chrome que exibe pequenas notas adesivas enquanto você navega no Chrome. Na prática, ele transforma a sua navegação na internet em uma oportunidade de tomar notas, para que você anote tudo enquanto trabalha em um só lugar.

2. Google Drive - Provavelmente todo mundo já conhece o Google Drive, já que mais de 1 bilhão de pessoas usam o Gmail no mundo, mas, se você não conhece, é hora de começar a usar. O Google Drive serve para guardar arquivos, planilhas, imagens e muito mais na nuvem, com acesso fácil para a sua equipe. O Google Drive também tem muitas integrações úteis, que você pode conhecer melhor aqui.

3. Slack - Este aplicativo é outra ferramenta muito usada no mundo todo e ajudou centenas de milhares de pessoas a se comunicar com mais eficiência. Se você procura um aplicativo de chat simples para a sua empresa, esta é a ferramenta certa. Também há muitas integrações do Slack que você pode conectar a diferentes ferramentas, como a Hive, para deixar a experiência mais robusta.

Organização do home office

[caption id="attachment_5197" align="aligncenter" width="703"] Imagem via HGTV.[/caption]

Organizar o seu espaço digital é apenas uma etapa da organização do escritório. Depois de resolver isso, é hora de olhar com mais atenção para a configuração do seu home office. Quanto o seu espaço está organizado? Se não há um sistema de organização específico, você está perdendo produtividade.

O primeiro passo é tirar a bagunça do seu escritório. Muitas vezes é surpreendente ver quanta bagunça pode se acumular. A bagunça dificulta encontrar documentos quando eles são mais necessários e, como dissemos no início do artigo, reduz drasticamente a produtividade e o foco.

Veja algumas estratégias para ajudar na organização do seu home office:

• Crie um método de arquivamento ou armazenamento para anotações e papéis. Se você faz anotações à mão, pode ser tão simples quanto anotar tudo em um único bloco e incluir uma pasta. A pasta serve como local central para todo o material impresso, e o bloco de notas será o local central de todas as anotações antigas.

• Mantenha canetas, material de escrita e outros itens de anotação organizados em um só lugar. Não há nada pior do que uma mesa coberta de canetas, lápis e marca-textos. Guarde todas as suas ferramentas de anotação em um só lugar, de preferência em um porta-objetos sobre a mesa ou na primeira gaveta, de fácil acesso. Se você tem muita coisa para organizar, também pode colocar um pequeno armário de armazenamento perto da mesa.

• Aplique o método OHIO: lide com cada coisa uma única vez. Se você recebe correspondência ou documentos de colegas (não em tempos de COVID, mas no futuro), tente "lidar com cada coisa uma única vez". Isso significa que, ao receber o papel, você olha, decide se ele é necessário para um projeto ou tarefa e o guarda na sua pasta ou fichário.

• Crie um sistema de arquivo morto. Documentos antigos, mas que ainda têm valor ou importância, devem entrar no sistema de arquivo morto. Isso libera espaço ao redor do seu home office. Para o arquivo morto, é útil ter algumas pastas diferentes ou um fichário com divisórias para separar tudo da forma certa. Experimente usar um arquivo de aço ou uma gaveta específica da mesa para os materiais arquivados.

• Foque na organização da sua mesa e das gavetas. Evite guardar nas gavetas itens de que você não precisa. Reserve espaço apenas para documentos, papéis e anotações essenciais. Você sempre pode incluir algum elemento de decoração na mesa, mas cuide para que isso não gere mais bagunça.

Quer saber de quais itens físicos de organização você pode precisar para o seu espaço? Veja algumas ideias:

1. Pasta de arquivo para a mesa - Combina bem com o nosso primeiro ponto acima: tenha sempre um sistema de arquivamento ou armazenamento. Nesse tipo de pasta, você pode ter algumas pastas diferentes para correspondência, anotações ou outros documentos impressos, além de uma seção para documentos "não lidos" que precisam de atenção.

2. Bandeja de papel e porta-canetas - Uma ótima opção tudo em um para guardar papéis, arquivos e canetas. Coloque folhas em branco na parte central do suporte, arquivos à direita e canetas e lápis à esquerda.

3. Arquivo de aço - Precisa de algo com mais espaço e durabilidade? Experimente este sistema de arquivo para guardar anotações antigas, cadernos e papéis. Ele também pode ser trancado por fora, por isso é ideal para guardar informações sensíveis.

Conclusão

A organização do espaço de trabalho em casa é mais importante do que você imagina. Quando o seu escritório não está organizado, isso pode prejudicar a sua produtividade. Vários métodos ajudam a melhorar a organização do seu escritório. Comece arrumando o espaço digital e, depois, passe também para um sistema de organização física. A combinação facilita o seu trabalho e dá a você mais controle.