4 truques simples de papel e caneta para render mais em menos tempo

Os cartões estão substituindo o dinheiro. Os tablets estão substituindo os cadernos. “Mas, apesar de todas essas invenções incríveis, o papel e a caneta continuam reinando quando o assunto é produtividade e criatividade”, diz Adrian Shepherd, autor best-seller e consultor de produtividade.

Segundo ele, embora escrever à mão seja mais lento e trabalhoso do que digitar, isso nos obriga a processar a informação e resumi-la de um jeito que faça sentido para nós. Não há corretor ortográfico, o que ajuda a melhorar a escrita e a compreensão de leitura. E escrever aumenta a retenção de curto prazo.

Assim, o celular ou um aplicativo pode dar a sensação de que você está economizando tempo na hora, mas, olhando o quadro geral, apostar no low-tech pode, surpreendentemente, ajudar você a render mais em menos tempo.

“Existe algo de mágico em usar o low-tech. Ele obriga o nosso cérebro a se envolver muito mais no processo. No fundo, quando escrevemos, somos obrigados a pensar. Além disso, não há distrações, ao contrário do que acontece com um laptop ou um iPad”, acrescenta Shepherd.

Aqui estão quatro truques simples de papel e caneta para aumentar a sua produtividade sem usar nenhuma tela.

1. O sistema de índice japonês

Shepherd mora no Japão há 25 anos. No início da carreira, foi professor e aprendeu com os alunos vários truques que funcionam tão bem no ambiente de trabalho quanto na sala de aula. Uma de suas dicas de produtividade favoritas, inspirada na sala de aula, é usar a última página de um caderno como índice para organizar as anotações. Veja como funciona:

“Surge um novo projeto. Você pega um caderno, começa a trabalhar e preenche as três primeiras páginas. Depois, vira o caderno para a última página e, na primeira linha, cria um título para o projeto, por exemplo: ‘Novo sistema de contabilidade’”, explica.

“Em seguida, volte às páginas em que você fez as anotações e, exatamente na mesma linha em que escreveu o título no índice, use uma caneta ou um marcador para marcar essas páginas na margem direita.”

Isso permite folhear as anotações mais rápido e mantê-las organizadas, para que você realmente as use e evite conversas de acompanhamento. Porque, convenhamos, você provavelmente já fez anotações que nunca consultou porque não lembrava onde estavam nem do que se tratavam.

“Esse método permite usar um único caderno para vários projetos sem se preocupar em reservar páginas suficientes para cada um, e você consegue passar rapidamente de uma seção para outra.”

2. Truques com Post-its

De quadros de gerenciamento de projetos codificados por cores a marcações em páginas importantes de documentos e recados para os colegas, dá para fazer muita coisa com Post-its. Mas um uso simples e capaz de mudar a sua vida é usá-los no lugar dos lembretes do celular. Se você é distraído, papéis neon são difíceis de ignorar e de esquecer de novo.

“O mais útil nos Post-its é poder colocá-los em qualquer lugar da casa. Post-its nos espelhos são ótimos lembretes. Eles estão lá enquanto lavamos o rosto e escovamos os dentes ao acordar de manhã ou antes de dormir. As geladeiras também são ótimos lugares para deixar lembretes”, diz Shepherd, que também usa Post-its para escrever afirmações positivas e frases inspiradoras.

“No meu espelho, tenho um com a minha frase favorita de Jim Rohn: ‘Não deseje que fosse mais fácil, deseje ser melhor.’ Ele está colado no meu espelho há 12 anos, e não é surpresa que eu tenha passado por mudanças incríveis nesse período.”

3. Listas de tarefas turbinadas

No início dos anos 1900, um consultor chamado Ivy Lee entrou no escritório de Charles M. Schwab, braço direito de Andrew Carnegie, que só lhe concedeu 20 minutos do seu tempo, e pediu que ele listasse as coisas mais importantes que precisava fazer todos os dias para realizar a sua visão. Depois, pediu que ele executasse as tarefas por ordem de importância e as riscasse da lista à medida que as concluísse, todos os dias. Schwab mais tarde agradeceu e pagou a ele US$ 25.000 por esse conselho (o que equivaleria a US$ 800 mil hoje, segundo esta calculadora de inflação!).

Esse método de um milhão de dólares continua tão relevante e eficiente hoje quanto antes. “As listas de tarefas são bem simples, mas ainda me surpreende quantas pessoas escolhem não usá-las”, diz Shepherd, que gosta de acrescentar alguns detalhes às próprias listas.

“Primeiro, a minha tarefa número 1 precisa ocupar o dobro do tamanho de qualquer outro item. O objetivo de uma lista de tarefas não é concluir tudo o que está nela, e sim cumprir o que é mais importante. Deixar a minha meta mais importante maior do que tudo na lista me lembra, psicologicamente, o quanto ela é importante.”

Ele também escreve em vermelho, ao lado das tarefas, os nomes das pessoas que precisa envolver nos itens de ação, para garantir que as partes interessadas certas sejam envolvidas rapidamente.

4. Roteiro de apresentação

Se você tem uma apresentação chegando, tente escrever tudo à mão. Sim, é isso mesmo. “Hoje, a maioria das pessoas usa o computador para isso. A edição fica muito fácil. Dá para recortar e colar, mudar as coisas de lugar e pesquisar expressões ou frases para não repeti-las demais. É conveniente”, diz Shepherd.

“Mas, para dominar uma apresentação, escrever é o seu melhor amigo. Você vai lembrar melhor e se sair melhor se escrever à mão em vez de apenas digitar.” Isso toma tempo no começo, mas garante que você não precise ensaiar várias vezes. E também resulta em uma apresentação mais envolvente e impactante, o que pode ajudar a conquistar adesão e a fazer os resultados desejados avançarem mais rápido.

A Hive é a primeira plataforma de produtividade do mundo construída de forma democrática. Saiba como podemos ajudar você, aqui.