20 dicas de produtividade para aprender com os principais líderes empresariais

Algumas pessoas se mantêm responsáveis registrando o trabalho em aplicativos de produtividade, enquanto outras recorrem a blogs e livros de frases inspiradoras sobre produtividade. Independentemente de como você se motiva para realizar as tarefas no ambiente de trabalho, de vez em quando todos nós nos vemos procurando dicas de produtividade para continuar avançando. E se você acha que isso não se aplica a você, considere o seguinte: pesquisas sugerem que, em uma jornada de trabalho de oito horas, o trabalhador médio é produtivo por apenas duas horas e 53 minutos. Isso deixa muito espaço para melhorias.

Há um longo debate sobre se o sucesso se deve à sorte ou ao trabalho árduo, mas, independentemente da sua opinião, as pessoas mais bem-sucedidas conseguiram otimizar seus talentos, tempo e produtividade geral. Aqueles que são capazes de encontrar maneiras de superar seus desafios de produtividade e otimizar sua carga de trabalho são os que, no final das contas, se tornam líderes do setor. Esses profissionais fizeram exatamente isso, superando as dificuldades que muitas pessoas enfrentam no dia a dia de suas carreiras.

Então, para aprender com os melhores, aqui estão algumas ótimas dicas de produtividade para fazer as coisas mais rápido.

1. Defina metas diariamente

“Saiba quais metas significativas você deseja alcançar todos os dias. Eu listo um pequeno número de tarefas ou metas de alto valor para o dia.” – Rachel Haurwitz, CEO da Caribou Biosciences

Haurwitz diz que se senta todas as manhãs com uma folha de papel em branco e se pergunta: “Como vou construir minha empresa hoje?” Fazer o mesmo ajudará você a identificar as tarefas mais importantes que pode concluir ao longo do dia, e guardar sua lista permite que você acompanhe seu progresso à medida que risca as tarefas concluídas.

Quantos dias terminaram com você olhando para trás e pensando: “Nossa, nem tenho certeza do que realizei hoje”. Obviamente, toda pessoa precisa dedicar algum tempo a trabalhos banais ou repetitivos, mas cada dia que você passa trabalhando deve, de alguma forma, contribuir para o seu sucesso futuro.

Às vezes, usar uma lista como essa ajudará a mantê-lo no caminho certo e motivado, já que você poderá encarar o dia uma tarefa de cada vez, em vez de ficar sobrecarregado com um monte de ideias desorganizadas ou correndo de uma coisa para outra tentando descobrir como usar o seu tempo. E se você é alguém que gosta de se manter organizado, também pode usar um aplicativo de acompanhamento de metas para criar listas e registrar conquistas de onde quer que esteja.

2. Faça a coisa mais difícil primeiro

“Uma dica de produtividade que sempre adorei é ‘engula o sapo’ — o que significa lidar com a tarefa mais desafiadora, ou a menos favorita, logo no início do dia.” – John Furneaux, CEO da Hive

Você criou sua lista de tarefas para o dia, mas a pergunta mais difícil é: por onde começar? O CEO da Hive, John Furneaux, diz que, quando você chega pela manhã, deve encarar sua tarefa menos agradável primeiro.

No início do dia, você geralmente tem mais energia e menos distrações, o que torna mais fácil se concentrar em tarefas difíceis. Isso também define um tom positivo para o dia, por ter enfrentado sua tarefa mais difícil logo de início. Uma maneira de manter essa rotina é desligar todas as distrações. Isso significa evitar checar seu e-mail, telefone ou redes sociais até que a tarefa mais difícil do dia esteja concluída.

3. Revise sua semana toda sexta-feira

“Revise sua agenda no final de cada semana. Literalmente, imprima-a e revise-a. Isso transformará a maneira como você gasta seu tempo.” – Scott Farquhar, co-CEO da Atlassian

Algumas pessoas vão para a cama à noite com um turbilhão de pensamentos passando pela cabeça. Elas mal têm tempo para processar o que acabaram de fazer, simplesmente porque estão muito estressadas com o que vem logo pela frente.

Detalhando sua frase sobre produtividade, Farquhar diz que reserva um bloco de tempo toda semana para se sentar e analisar a semana anterior, para poder responder a três perguntas cruciais:

1. Consegui alcançar o que queria alcançar?
2. Eu pessoalmente precisava estar presente em tudo a que compareci?
3. Eu poderia ter alcançado o mesmo em um período de tempo mais curto?

Esta é uma tática poderosa para determinar se você está realmente gerenciando e usando seu tempo com sabedoria.

4. Identifique o seu horário mais produtivo do dia

“Entenda como seu cérebro funciona e quando você é mais produtivo. Para mim, eliminei reuniões de almoço para manter meu tempo produtivo o máximo possível.” – Ryan Smith, CEO e cofundador da Qualtrics

Todo mundo tem um momento específico do dia em que costuma ter um pico extra de foco e criatividade. Para algumas pessoas, esse momento ocorre pela manhã. Para outras, pode ser depois do almoço ou até mesmo durante a noite.

Smith diz que seu horário mais produtivo é pela manhã e se estende até o início da tarde. Isso significa que ele adquiriu o hábito de agendar reuniões ou chamadas de vídeo para mais tarde no dia, para que não interrompam seu momento mais produtivo.

Ele costuma trabalhar durante o almoço, sem reuniões nesse horário, o que lhe permite produzir o máximo possível. Ele também prioriza e programa suas tarefas para que aquelas que exigem mais atenção e criatividade fiquem próximas ao início do seu dia, quando ele tem a maior capacidade para trabalhar nelas e concluí-las.

5. Comece com apenas 5 minutos

“Se você não quiser fazer algo, faça um acordo consigo mesmo para fazer pelo menos cinco minutos daquilo. Depois de cinco minutos, você acabará fazendo a coisa toda.” – Kevin Systrom, cofundador do Instagram

A procrastinação é a inimiga da produtividade, mas todos nós já fomos culpados disso em algum momento.

Systrom diz que vence a procrastinação comprometendo-se a fazer cinco minutos do que quer que esteja adiando. Ao final dos cinco minutos, ele acaba ficando, fazendo e terminando a tarefa inteira.

Este é um exemplo perfeito de que começar é a parte mais difícil, e agir é o mais importante. Às vezes, deixar para depois é melhor, mas, na maioria das vezes, você descobrirá que se adiantar e tirar pequenas coisas do caminho realmente aumentará sua produtividade, porque você não está deixando a louça acumular na pia. Você está se livrando delas instantaneamente.

6. Entenda suas prioridades

“Dizer ‘não tenho tempo’ significa, na verdade, ‘não é uma prioridade’. Se alguém lhe oferecesse uma tonelada de dinheiro para fazer qualquer coisa para a qual você afirma não ter tempo... você provavelmente encontraria o tempo! Então, não se trata de tempo. Trata-se de isso não ter subido o suficiente na sua lista de prioridades... e tudo BEM. Muitas coisas podem soar bem na teoria, mas não são adequadas para o momento na prática. Aceite essa realidade e você poderá retomar o controle do seu tempo.” – Laura Vanderkam, autora e profissional de produtividade

Quando conversamos com Laura Vanderkam sobre como ela maximizava a produtividade, ela compartilhou a maior lição de seu livro, 168 Hours: You Have More Time Than You Think. Ela diz que não se trata de quanto tempo você realmente tem. Em vez disso, trata-se de como você escolhe gastar esse tempo. Essa simples mudança de mentalidade é empoderadora porque permite que você assuma o controle do seu dia. Em vez de se sentir sobrecarregado e com pouco tempo para fazer tudo da sua lista, identifique suas principais prioridades e concentre-se nelas. As outras coisas podem esperar.

7. Estabeleça limites

“Para fazer o melhor trabalho possível, gosto de terminar uma tarefa de cada vez para que ela receba toda a minha atenção. Se você não definir sua programação, limites e expectativas desde o início, as pessoas vão se aproveitar de você. Portanto, é importante estar ciente de quais são seus limites e como comunicá-los aos outros.” – Karen Edgar, gerente de programas da HBO na WarnerMedia 

Todo mundo conhece a sensação: você faz sua lista de tarefas, senta-se para enfrentar o dia e, de repente, se vê respondendo a perguntas e mensagens aleatórias no Slack por horas. De repente, é hora do almoço, e você começou e largou tantas tarefas diferentes que não sabe em que focar a seguir. Ainda mais frustrante: você nem sequer tocou na sua própria lista de tarefas ainda.

Para reduzir essas interrupções e distrações desnecessárias, Karen Edgar faz questão de estabelecer limites com seus colegas de trabalho desde o início. Há certas horas que você deseja bloquear para suas próprias tarefas? Há uma janela de tempo em que as pessoas devem procurá-lo para tirar dúvidas? Definir esses limites – e comunicá-los de forma eficaz – ajudará a gerenciar expectativas, recuperar sua agenda e melhorar a produtividade geral.

8. Isole-se das distrações

“Desligue tudo — e-mail, telefone, cotações de ações, notícias, etc. — com a maior frequência possível e concentre-se em uma única tarefa sem interrupção.” – Dianne McKeever, cofundadora e diretora de investimentos da Ides Capital

Você já esteve superconcentrado em um projeto e, de repente, zunido, amigos do Facebook começaram a mandar mensagens para você ou e-mails começaram a sincronizar no seu celular? Essas distrações normalmente não exigem sua atenção imediata, mas quando ocorrem em um momento de foco intenso, podem atrapalhá-lo seriamente.

McKeever disse que coloca tudo no mudo sempre que precisa passar alguns minutos (ou algumas horas) trabalhando em um projeto. Ela não tem chance de se distrair com e-mails ou redes sociais quando não está recebendo notificações sobre eles.

Esta é uma tática que você provavelmente poderia implementar com extremo sucesso, especialmente considerando a quantidade de distrações que enfrentamos diariamente. Seu e-mail provavelmente não requer sua atenção imediata, e nada mais que não estivesse planejado para as próximas 1 a 2 horas também não.

9. Não perca tempo com e-mails

“Prefiro dar uma resposta curta, rápida e incompleta do que esperar e fazer melhor.” – Sheryl Sandberg

O e-mail é uma ferramenta eficaz de comunicação no ambiente de trabalho, mas o método de e-mail de Sandberg sugere que respostas longas e detalhadas costumam ser perda de tempo. Sandberg responde a cada mensagem que recebe, mas economiza tempo mantendo-as concisas e diretas ao ponto. Eliminar enrolações no e-mail não apenas economiza tempo, mas também garante que o destinatário leia o e-mail inteiro e reconheça as principais informações. Uma ferramenta de verificação de e-mail também pode ajudar nesse processo, separando os endereços de e-mail legítimos dos falsos.

Responder aos e-mails rapidamente também pode evitar o estresse de uma caixa de entrada lotada, que é cansativa, desorganizada e difícil de triar. Além das respostas rápidas, você pode melhorar ainda mais a produtividade e economizar tempo com essas integrações de e-mail. Esta é uma das nossas principais dicas de produtividade.

10. Otimize suas ferramentas de comunicação

“O que é imperativo, em vez disso, é tirar mais desse trabalho da sua caixa de entrada e levá-lo para outros sistemas que ofereçam melhor suporte a uma execução eficiente. Em outras palavras, você não pode evitar esse trabalho, mas pode encontrar alternativas melhores do que simplesmente trocar mensagens para lá e para cá de maneira pontual ao longo do dia.” – Cal Newport, escritor, autor e professor 

Então, enquanto estamos falando sobre e-mails, vamos falar sobre o foco principal de Cal Newport: o de que os e-mails não são o método ideal de comunicação no ambiente de trabalho moderno. Sendo um autor que escreve sobre a interseção entre tecnologia e cultura, Cal Newport está expondo seus pensamentos sobre e-mails em seu novo livro, “A World Without Email”.

Neste livro e em seu blog, Cal enfatiza que nossa dependência atual do e-mail não é eficiente e não é sustentável. Ele diz que, em vez de tentar gerenciar uma quantidade avassaladora de e-mails e uma caixa de entrada lotada, a solução é considerar um novo conjunto de ferramentas para comunicação. Nós concordamos com o Cal, e é por isso que o Hive Mail permite que você crie, atribua e delegue tarefas direto do seu e-mail. Chega de ficar alternando entre todas aquelas janelas.

11. Durma um pouco

“Quando tiramos um tempo para dormir e recarregar as energias, somos mais eficazes como empreendedores, como líderes”, diz Huffington. “Nosso desempenho cognitivo melhora. Tomamos decisões melhores. Somos menos reativos. Ficamos menos aborrecidos quando coisas ruins acontecem.” –Arianna Huffington, CEO e fundadora da Thrive Global, ex-cofundadora do The Huffington Post

Arianna Huffington acredita que o sono é um componente crucial para o sucesso, e esta é uma das nossas principais dicas de produtividade para a saúde física. Em entrevista à CNBC, Huffington diz que “um bom dia começa na noite anterior”. Essa visão contraria muitos dos estereótipos tradicionais associados a líderes empresariais de alto desempenho, que estão dispostos a trabalhar longas horas e sacrificar o sono para fazer as coisas acontecerem.    No entanto, Arianna sugere que o excesso de trabalho pode, na verdade, prejudicar o desempenho e levar ao esgotamento.

Da próxima vez que você ficar tentado a ir até tarde da noite e trabalhar com a mente esgotada, durma um pouco e retome a tarefa pela manhã. Tirar um tempo para dormir pode realmente ajudar seu cérebro a recarregar as energias, aumentar o desempenho cognitivo e, em última análise, melhorar sua eficácia no trabalho.

12. Planeje o amanhã

“A primeira coisa que faço antes de ir para a cama é olhar para o dia seguinte ou talvez para os próximos dois ou três dias no meu calendário. Verifico minha programação e avalio o cenário rígido... que são os compromissos externos que tenho” – David Allen, criador do Método GTD

Em uma entrevista que fizemos com o especialista em produtividade David Allen, ele nos contou que sempre reserva um tempo à noite para planejar o dia seguinte. Ele divide suas obrigações em duas categorias, que chama de cenário rígido e “cenário flexível”. O cenário rígido refere-se a compromissos externos que ele não pode remanejar. Seriam coisas como reuniões ou entrevistas com pessoas de fora de sua equipe. Ele usa essas obrigações para criar uma estrutura para o seu dia.

A partir daí, ele anota outras coisas que precisa fazer durante o dia, mas essas tarefas do “cenário flexível” podem ser movidas e encaixadas onde for necessário. Planejar na noite anterior pode ajudá-lo a começar o dia com suas prioridades e expectativas alinhadas.

13. Crie uma rotina

“Na segunda-feira, foco em gestão — temos nossa reunião de diretrizes na Square e nossa reunião do opcom [comitê de operações] no Twitter. Faço minhas conversas individuais de gestão nesse dia. Terça-feira é focada em produto. Quarta-feira é marketing, comunicação e crescimento. Quinta-feira é focada em desenvolvedores e parcerias e sexta-feira é empresa, cultura e recrutamento. Sábado eu tiro de folga. Faço trilha. Domingo é reflexão, feedback e estratégia.” – Jack Dorsey, CEO do Twitter e da Square

Quando perguntam a Jack Dorsey sobre quais são suas principais dicas de produtividade para se manter focado nas tarefas como CEO da Square e do Twitter — que agora tem mais de 353,1 milhões de usuários e 206 milhões de usuários ativos diários em todo o mundo —, ele observa que tem uma rotina muito específica que o mantém no caminho certo. Cada dia da semana tem um tema diferente, e ele atribui as tarefas correspondentes a um intervalo de tempo dentro desses dias. Isso realmente permite que ele se aprofunde no tema e nos conceitos em questão sem se distrair com tudo o mais que não esteja diretamente relacionado.

E Jack não é o único empresário que falou sobre isso. O CEO da empresa de consultoria Emirabiz, Andrew O., também compartilhou conosco as vantagens de se concentrar a cada dia em diferentes partes do seu negócio. Dessa forma, ele tem tempo suficiente para todos os seus projetos e não perde tempo com tópicos que não são importantes. Para ele, é extremamente importante manter-se bem organizado, já que trabalha com pessoas de diferentes fusos horários.

14. Automatize tarefas manuais

“Um dos nossos valores fundamentais na Zapier é ‘Não seja um robô, construa o robô’. Não importa a sua função, você se verá fazendo um trabalho repetitivo e de baixo valor. Automatizar suas tarefas manuais é uma das melhores maneiras de aumentar sua produtividade, multiplicar seu impacto e manter o foco em trabalhos de alto valor.” – Wade Foster, CEO da Zapier

Quando conversamos com Wade Foster sobre como ele se mantém produtivo durante um dia comum, não ficamos surpresos ao saber que a automação desempenha um papel importante em seus hábitos de trabalho. Afinal, esse é o principal objetivo da Zapier, uma ferramenta que ajuda a conectar plataformas e automatizar tarefas em todo o seu fluxo de trabalho.

Mas Wade tem toda razão. Se você se vê repetindo a mesma tarefa manual repetidamente, as ferramentas de automação são uma maneira certeira de economizar tempo e tirar obrigações das suas costas, para que você possa se concentrar em outras tarefas mais valiosas. Por exemplo, se você passa horas todos os dias gerenciando seu calendário de redes sociais, pode avaliar o Hootsuite ou uma alternativa ao Hootsuite para ver se é a ferramenta certa para automatizar sua programação de postagens nas redes sociais.

Um passo importante para tornar esse processo eficaz é identificar tarefas que podem ser automatizadas. Se você usa a Hive, existem várias maneiras de automatizar tarefas e ações dentro do próprio aplicativo. Para começar a usar o Hive Automate, basta acessar a seção Apps no painel de navegação à esquerda e selecionar “Hive Automate”.

15. Faça o bloqueio de tempo no seu calendário

“O bloqueio de tempo ajuda você a estruturar o seu dia para condensar o trabalho em um período e janela de tempo específicos, em vez de ficar olhando para uma longa lista de tarefas em uma to-do list. Ao fornecer estrutura, é uma maneira crucial de aumentar sua produtividade, limitar reuniões inúteis e criar mais impacto em sua organização.” – Justin Grossbard, CEO da Compare Forex Brokers.

O bloqueio de tempo (time-blocking) ocorre quando você adiciona blocos de tempo específicos ao seu calendário para ajudá-lo a se concentrar em tarefas específicas, projetos ou na visão do seu negócio. Esse truque de calendário é uma das melhores maneiras de aumentar sua produtividade e, ao mesmo tempo, fornecer estrutura ao seu dia de trabalho.

O CEO da empresa de marketing digital PageTraffic, Navneet Kaushal, também compartilhou um exemplo de como utiliza o bloqueio de tempo para e-mails. Kaushal sugere reservar 30 minutos todos os dias às 10h00 (ou qualquer horário matinal consistente que funcione para você) e manter essa rotina da melhor maneira possível. Isso cria um padrão e ajudará você a começar o dia com o pé direito, sem e-mails pendentes na cabeça. Considere o uso de softwares de gestão de tempo para ajudá-lo a gerenciar seu calendário diário.

16. Faça pausas

“Há uma razão pela qual os atletas de levantamento de peso levam de cinco a seis minutos para descansar entre as séries; o sistema energético leva esse tempo para se recuperar adequadamente.” – Tim Ferriss, empreendedor, investidor, escritor e podcaster americano.

Ferriss, em seu livro 4 Horas Para o Corpo, fala sobre um equívoco a respeito da produtividade: “só porque você não está mexendo o corpo não significa que você não esteja trabalhando”. O autor explica que o trabalho mental é, na verdade, um trabalho físico; afinal, seu cérebro está fisicamente queimando neurotransmissores enquanto você toma milhares de pequenas decisões todos os dias. Se o cérebro se cansa, decisões ruins podem ser tomadas.

Você pode tentar espremer mais uma tarefa aqui e ali antes de se permitir fazer uma pausa, mas a verdade é que isso não tornará você mais produtivo. Estudos descobriram que pausas regulares para se movimentar, como uma caminhada curta, têm um impacto importante nos níveis de energia física e no conforto dos trabalhadores, sem reduzir a produtividade. Você pode agendar suas pausas usando as tarefas recorrentes (ou ações) da Hive. Seja criativo ao pensar em como você aproveitaria sua pausa: ligue para um amigo, cante alto, faça um suco fresco, ouça sua plataforma de podcast favorita. 

17. Evite multitarefas 

“As pessoas acham que foco significa dizer sim para a coisa na qual você tem que focar.  Mas não é isso que significa de jeito nenhum.  Significa dizer não às centenas de outras boas ideias que existem.” – Steve Jobs, inventor, designer e empresário americano que foi cofundador, diretor executivo e presidente da Apple.

Lidar com várias tarefas ao mesmo tempo pode ser tentador ou parecer produtivo, mas sejamos honestos: é melhor fazer uma coisa de cada vez para garantir a qualidade do que fazemos. Segundo o neurocientista do MIT Earl Miller, quando pensamos que estamos realizando “multitarefas”, ou seja, fazendo várias coisas ao mesmo tempo, estamos, na verdade, alternando de uma tarefa para outra muito rapidamente, a um custo cognitivo. Em outras palavras: o hábito multitarefa está acabando com o seu cérebro! A Hive possui diversos recursos que podem ajudá-lo a manter o foco, desde listas de tarefas até a definição de níveis de prioridade para suas atividades e até mesmo o ajuste de suas preferências de notificações. Experimente o que funciona melhor para você e lembre-se: “Uma jornada de mil milhas começa com um único passo”.

18. Beba água

“Comece e termine o dia com um grande copo de água (eu também bebo muita água ao longo do dia). A hidratação adequada é fundamental para a produtividade, energia e clareza mental. Também ajuda a conter o desejo por guloseimas desnecessárias. Muitas vezes, quando você se sente indisposto, você está, na verdade, desidratado. Tomar um café ou energético não vai ajudar, mas a água vai. E é de graça!” – Rachna Govani, fundadora da Foodstand.

Água é vida! Todos nós sabemos disso, mas você pode se surpreender ao saber que até mesmo níveis de 2% de desidratação no corpo podem resultar em uma deterioração significativa nas funções mentais. Um estudo revelou que a desidratação pode causar variações no desempenho cognitivo, impactando a memória de curto prazo e a capacidade aritmética das pessoas. Portanto, da próxima vez que sentir sede, lembre-se de dar ao seu corpo todo o combustível de que ele precisa para ser produtivo. 

19. Pratique mindfulness

“A mente de principiante é a prática de olhar para o mundo com olhos frescos e desimpedidos, evitando o pensamento de dentro para fora ou homogêneo que pode levar a pontos cegos e oportunidades perdidas.” — Marc Benioff, co-CEO da Salesforce, empreendedor e filantropo.

Como um verdadeiro defensor do mindfulness, Marc Benioff incentiva seus funcionários a praticarem meditação ao longo da jornada de trabalho. Ele chegou ao ponto de criar 'zonas de mindfulness' no ambiente de trabalho, espaços dedicados para a equipe canalizar seu zen interior. 

Às vezes, tudo o que você precisa é de um pouco de distância do seu smartphone e você ficaria surpreso com a melhora nas suas habilidades cognitivas.

É provável que todos nós já tenhamos nos encontrado à beira do esgotamento. É por isso que precisamos acionar nossos botões de reinicialização regularmente. O objetivo do mindfulness é permitir que você permaneça presente, com a compreensão do que o momento realmente é: apenas uma minúscula fração de tempo.

20. Pratique a compaixão

“Praticar a autocompaixão pode levar a um aumento da resiliência, motivação e bem-estar geral. Trate-se com a mesma gentileza e compreensão que você ofereceria a um amigo e lembre-se de que está fazendo o melhor que pode.” – Emily Barret, gerente de projetos na AssignmentBro.

Embora seja importante nos cobrarmos para alcançar nossos objetivos, também devemos ser gentis e compreensivos conosco quando as coisas não saem de acordo com o planejado. A autocompaixão envolve tratar a nós mesmos com a mesma empatia e bondade que ofereceríamos a um amigo necessitado. Isso significa ser paciente consigo mesmo ao cometer erros, reconhecer nossos pontos fortes e limitações e nos aceitar como seres humanos imperfeitos.

Pesquisas mostram que praticar a autocompaixão pode levar a um aumento da resiliência, da motivação e do bem-estar geral. Quando somos gentis conosco, temos mais chances de nos recuperar de contratempos e continuar buscando nossos objetivos com energia e entusiasmo renovados.

Esperamos que você tenha encontrado valor nessas dicas de produtividade ⁠— temos certeza de que elas são úteis! Com essas dicas de produtividade, sabemos que você será capaz de conquistar muito mais no mesmo período de tempo, sentindo-se menos estressado e realizando mais do que nunca.