6 dicas para criar e gerenciar o orçamento de um projeto da sua equipe

Montar o orçamento de um projeto costuma trazer você de volta à realidade rapidamente. Vamos ser sinceros: sonhar com resultados ideais e fazer brainstorming com a equipe é empolgante. Mas é preciso executar. E criar e gerenciar um orçamento é um passo decisivo para transformar uma ideia em realidade.  "Um projeto sem orçamento é inaceitável em qualquer caso. Nenhum projeto deve começar antes de você saber se os benefícios superam os custos, e isso não dá para saber sem um orçamento realista", diz John Li, cofundador e CTO da Fig Loans, uma empresa de crédito financeiro.

1. Entenda as necessidades e os desejos reais das partes interessadas

Segundo Jason Porte, gerente sênior de investimentos da Scottish Heritage SG, identificar as necessidades do projeto e garantir que todas as partes interessadas estejam alinhadas é o primeiro passo para gerenciar bem o orçamento de um projeto.  "Nem sempre é fácil entender de início o que as partes interessadas dizem precisar ou querer de um projeto. Isso pode gerar objetivos e expectativas indefinidos dos dois lados da mesa. Recomendo dedicar o tempo que for preciso para compreender totalmente o que as partes interessadas esperam. As expectativas, as entregas e as especificações definem tudo, inclusive o orçamento", afirma. 

2. O retorno sobre o investimento (ROI) importa

Ao criar o orçamento de um projeto para sua equipe, o ROI deve orientar o seu trabalho. "Muitos líderes e executivos bem-intencionados encaram o orçamento do ponto de vista do custo máximo que aceitam pagar, mas isso prepara equipes e projetos para o fracasso", segundo Emily Hart, diretora de operações da MotionMobs.  "Há mais de oito anos presto consultoria a startups, pequenas e médias empresas e organizações sem fins lucrativos para definir orçamentos de projetos de tecnologia, e o verdadeiro princípio por trás da definição de um orçamento é claro. O orçamento deve sempre refletir o impacto que você espera do projeto, não o custo que você está disposto a pagar."  Para Hart, orçamentos de projeto são investimentos, não despesas. E o retorno sobre o investimento é o cálculo mais importante que você pode fazer. "Um projeto para resolver um problema que custa US$ 5.000 à empresa não deveria receber um orçamento de US$ 25.000. Da mesma forma, não se pode esperar que um projeto capaz de gerar US$ 300.000 em novas vendas para a empresa tenha sucesso com um orçamento de US$ 25.000", acrescenta. 

3. Defina métricas de sucesso 

Nessa linha, definir métricas de sucesso também é uma dica essencial ao criar e gerenciar o orçamento de um projeto. Isso permite acompanhar o progresso e ajustar o orçamento de acordo.  "Todo projeto deve ter métricas definidas para medir seu sucesso depois de concluído. Ter um orçamento baseado nessas métricas mantém todas as partes interessadas alinhadas sobre quanto a empresa deve esperar gastar, seja em dinheiro ou em tempo", diz Hart. "À medida que o projeto avança, cada decisão e cada desafio podem ser avaliados pelo impacto nas métricas de sucesso." 

4. Seja realista 

Ser realista é uma das coisas mais importantes que você pode fazer pelo seu orçamento. "Montar um orçamento realista é do seu interesse, então não deixe que aparências ou expectativas reduzam os seus custos", diz Li.  "Criar planos de contingência e deixar espaço para imprevistos pode significar incluir uma reserva financeira que aumenta as despesas previstas, mas, nesse caso, é muito mais fácil pedir aprovação do que pedir desculpas depois."  Um conselho de Li: obtenha com antecedência o apoio da liderança para o seu orçamento, o orçamento real, não o dos sonhos. "Eles ficarão bem menos dispostos a pagar uma conta maior depois de terem recebido a promessa do mundo", diz ele. 

5. Revisite, reveja, refaça as projeções

Depois de definido, o orçamento não é imutável. "Um projeto fracassa se for deixado sem controle orçamentário e sem novas projeções. Vi de perto que a gestão regular do orçamento é necessária para evitar que os gastos saiam do controle", segundo Porte. "Um estouro de 10% no orçamento é muito mais fácil de corrigir do que um de 50%, mas, se você não acompanhar os gastos e as projeções, esses 10% podem rapidamente virar 50%."  Porte recomenda revisões frequentes do orçamento para aumentar as chances de manter o projeto no prazo, em vez de fazer projeções uma única vez e esquecê-las.  O segredo aqui é ser proativo diante de mudanças inevitáveis. "Não subestime a importância da gestão de mudanças. É preciso entender como pequenas mudanças podem afetar muito os custos, identificar possíveis mudanças e criar estratégias com antecedência para lidar com elas o mais rápido possível", acrescenta Li. "Por outro lado, quando você reage às mudanças só depois que elas acontecem, pode causar atrasos ainda mais caros nos projetos ou até afundá-los quando não se encontra uma solução." 

6. Aprenda com projetos anteriores 

Por fim, Li diz que você deve sempre consultar as lições aprendidas em projetos anteriores ao montar novos orçamentos: "Embora nem sempre dê para prever o imprevisível, podemos usar os padrões que observamos para fazer previsões futuras ainda mais inteligentes."